Mau Bikin Surat Undangan BUMDes? Ini Contoh Format Word-nya!

Table of Contents

Badan Usaha Milik Desa atau yang sering disingkat BUMDes merupakan lembaga ekonomi yang tumbuh dan berkembang di tingkat desa. Sebagai sebuah badan usaha yang resmi, BUMDes perlu menjalankan berbagai aktivitas dan komunikasi secara formal. Salah satu bentuk komunikasi formal yang paling sering digunakan adalah surat undangan. Surat undangan ini bisa untuk berbagai keperluan, mulai dari rapat anggota, sosialisasi program baru, hingga acara kemitraan dengan pihak luar.

Membuat surat undangan yang baik dan benar itu penting lho, apalagi untuk institusi sekelas BUMDes. Tujuannya agar pesan tersampaikan dengan jelas, penerima merasa dihargai, dan acara yang direncanakan berjalan lancar. Dokumen ini sering dibuat menggunakan software pengolah kata seperti Microsoft Word, yang memungkinkan fleksibilitas dan kemudahan dalam penulisan serta formatting.

Image just for illustration

Mengapa Surat Undangan BUMDes Itu Penting?¶

Surat undangan bukan hanya secarik kertas yang mengabarkan adanya acara. Lebih dari itu, surat undangan resmi BUMDes memiliki beberapa fungsi krusial:

• Legitimasi dan Formalitas: Surat undangan memberikan kesan resmi dan profesional pada acara atau pertemuan yang diadakan oleh BUMDes. Ini menunjukkan bahwa BUMDes beroperasi secara terstruktur dan taat pada prosedur administrasi.
• Informasi Jelas: Semua detail penting mengenai acara, seperti tanggal, waktu, tempat, agenda, dan tujuan undangan, tercantum dengan rapi dalam surat. Ini meminimalkan kesalahpahaman informasi di antara para penerima undangan.
• Bukti Tertulis: Surat undangan berfungsi sebagai bukti dokumentasi bahwa BUMDes telah secara resmi mengundang pihak-pihak terkait. Ini bisa sangat penting untuk keperluan arsip atau jika di kemudian hari diperlukan verifikasi kehadiran.
• Menghargai Penerima: Mengirim surat undangan resmi menunjukkan bahwa BUMDes menghargai waktu dan kehadiran pihak yang diundang. Hal ini bisa meningkatkan partisipasi dan menciptakan hubungan yang baik.

Dalam konteks BUMDes yang sering berinteraksi dengan berbagai pihak mulai dari perangkat desa, anggota masyarakat, mitra usaha, hingga lembaga pemerintahan lainnya, kemampuan membuat surat undangan yang efektif adalah keterampilan yang sangat dibutuhkan. Menggunakan Word memudahkan proses ini karena tersedia berbagai fitur formatting dan template dasar yang bisa disesuaikan.

Struktur Umum Surat Undangan BUMDes¶

Meskipun keperluan undangan bisa bervariasi, ada struktur umum yang biasanya diikuti dalam surat undangan resmi BUMDes. Memahami struktur ini akan memudahkan Anda saat menyusun surat di Word.

1. Kepala Surat (Kop Surat)¶

Bagian paling atas dari surat resmi adalah kepala surat. Kop surat ini adalah identitas BUMDes yang mengirim surat.

• Logo BUMDes: Jika BUMDes memiliki logo resmi, sebaiknya letakkan di bagian ini.
• Nama BUMDes: Tulis nama lengkap Badan Usaha Milik Desa.
• Alamat Lengkap: Cantumkan alamat lengkap kantor BUMDes, termasuk nama desa, kecamatan, dan kabupaten/kota.
• Kontak: Sertakan nomor telepon, alamat email, atau website BUMDes (jika ada) agar pihak yang diundang mudah menghubungi.

Dalam Word, Anda bisa mendesain kop surat ini menggunakan fitur Header & Footer atau cukup membuatnya di bagian atas halaman. Pastikan penataannya rapi dan mudah dibaca.

2. Nomor Surat, Lampiran, dan Hal¶

Bagian ini biasanya diletakkan di bawah kop surat, di sisi kiri atau kanan.

• Nomor Surat: Setiap surat resmi BUMDes sebaiknya memiliki nomor urut. Penomoran ini penting untuk administrasi dan pengarsipan. Format penomoran bisa disesuaikan dengan sistem administrasi BUMDes, misalnya Nomor Urut/Kode BUMDes/Bulan/Tahun. Contoh: 015/UND-BUMDes Maju Bersama/XI/2023.
• Lampiran: Bagian ini diisi jika ada dokumen lain yang disertakan bersama surat undangan, misalnya TOR (Term of Reference) acara, daftar nama peserta, atau proposal kegiatan. Jika tidak ada lampiran, cukup tulis “—” atau “Nihil”.
• Hal: Tuliskan inti atau perihal dari surat undangan tersebut. Buat singkat, padat, dan jelas. Contoh: “Undangan Rapat Koordinasi”, “Undangan Sosialisasi Program”, “Undangan Kemitraan Usaha”.

Bagian ini penting agar penerima surat langsung tahu maksud dari surat tersebut sebelum membaca isinya secara detail.

3. Tanggal Surat¶

Tanggal dibuatnya surat undangan. Biasanya diletakkan sejajar dengan nomor surat, namun di sisi kanan, atau di bawah bagian Nomor, Lampiran, Hal. Tulis tanggal lengkap (tanggal, bulan, dan tahun). Contoh: “Malang, 28 November 2023”.

4. Pihak yang Dituju¶

Tuliskan kepada siapa surat undangan ini ditujukan.

• Yth.: Singkatan dari “Yang terhormat”.
• Nama atau Jabatan Penerima: Tulis nama lengkap penerima atau jabatannya (jika ditujukan kepada institusi atau posisi tertentu). Contoh: “Yth. Bapak/Ibu Perangkat Desa [Nama Desa]”, “Yth. Ketua RT [Nomor RT] di [Nama Desa]”. Jika ditujukan kepada banyak orang dengan posisi yang sama, bisa menggunakan frasa “Yth. Seluruh Anggota Pengelola BUMDes [Nama BUMDes]”.
• Alamat Tujuan (Opsional tapi Direkomendasikan): Sebutkan di mana penerima berada. Contoh: “di Tempat” atau “di [Nama Desa]”.

Penulisan bagian ini menunjukkan siapa target audiens dari surat undangan tersebut.

5. Isi Surat¶

Bagian ini adalah inti dari surat undangan, menjelaskan secara detail mengenai acara atau pertemuan yang akan diadakan.

• Paragraf Pembuka: Biasanya berisi sapaan dan penyampaian maksud secara umum. Contoh: “Dengan hormat, melalui surat ini kami sampaikan bahwa BUMDes [Nama BUMDes] akan mengadakan…” atau “Sehubungan dengan [agenda/program], kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu/Sdr/i pada acara…”.
• Detail Acara: Cantumkan informasi lengkap mengenai acara:
  • Hari/Tanggal: Tuliskan hari dan tanggal pelaksanaan.
  • Waktu: Jam berapa acara dimulai dan perkiraan selesai (jika ada).
  • Tempat: Lokasi persis acara. Sebutkan nama gedung/ruangan/balai desa, dan alamatnya jika perlu.
  • Acara/Agenda: Jelaskan secara spesifik agenda atau topik yang akan dibahas/dilaksanakan dalam acara tersebut.
• Paragraf Penutup: Berisi harapan atas kehadiran penerima undangan dan ucapan terima kasih. Contoh: “Mengingat pentingnya acara ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Sdr/i tepat pada waktunya.” atau “Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Sdr/i, kami ucapkan terima kasih.”

Pastikan informasi di bagian isi surat ini ditulis dengan jelas, tidak ambigu, dan lengkap agar tidak ada kesalahpahaman.

6. Salam Penutup¶

Gunakan salam penutup yang umum dalam surat resmi, seperti “Hormat kami,” atau “Salam sejahtera,”.

7. Identitas Pengirim¶

Bagian ini menunjukkan siapa yang mengundang.

• Jabatan: Tulis jabatan penanggung jawab BUMDes yang mengundang (misalnya, Direktur BUMDes, Ketua Panitia, dll.).
• Nama Lengkap: Tulis nama lengkap pejabat yang bersangkutan.
• Tanda Tangan: Beri ruang untuk tanda tangan basah.
• Nama BUMDes (Opsional): Bisa ditambahkan lagi nama BUMDes di bawah nama pejabat.

Bagian ini memberikan validitas dan akuntabilitas terhadap surat yang dikirim.

8. Tembusan (Opsional)¶

Jika surat undangan ini perlu diketahui oleh pihak lain selain yang dituju secara langsung, cantumkan “Tembusan:” di bagian bawah. Contoh: “Tembusan: 1. Kepala Desa [Nama Desa]; 2. Arsip.”

Ini menunjukkan transparansi dalam komunikasi BUMDes kepada pihak-pihak terkait lainnya.

Panduan Membuat Surat Undangan BUMDes di Word¶

Sekarang, mari kita praktikkan cara membuat surat undangan ini menggunakan Microsoft Word. Word menyediakan berbagai fitur yang akan sangat membantu.

1. Buka Microsoft Word: Buka aplikasi Word di komputer Anda.
2. Buat Dokumen Baru: Pilih Blank document atau Dokumen Kosong.
3. Atur Margin dan Ukuran Kertas: Sebelum mulai mengetik, atur layout halaman. Klik tab Layout, lalu pilih Margins. Umumnya, gunakan Normal atau Custom Margins (misalnya: Top 3 cm, Bottom 2.5 cm, Left 3 cm, Right 2.5 cm). Untuk ukuran kertas, pilih Size dan biasanya gunakan A4 atau Legal.
4. Buat Kop Surat:
   • Cara paling rapi adalah menggunakan Header & Footer. Klik dua kali di area paling atas halaman (area header).
   • Ketik nama BUMDes, alamat, dan kontak. Gunakan font yang mudah dibaca (misalnya: Times New Roman atau Arial) dengan ukuran yang proporsional (misalnya 12pt atau 14pt).
   • Anda bisa menambahkan logo BUMDes dengan klik tab Insert > Pictures, lalu pilih file logo Anda. Atur ukuran dan posisi logo agar pas di samping teks kop surat.
   • Tambahkan garis horizontal di bawah kop surat sebagai pemisah. Klik tab Insert > Shapes, pilih Line, lalu gambar garis di bawah teks kop. Atur ketebalan dan warna garis di tab Shape Format.
   • Setelah selesai, klik dua kali di area isi dokumen untuk keluar dari header.
5. Ketik Nomor, Lampiran, dan Hal: Letakkan kursor di bawah kop surat. Ketik “Nomor:”, “Lampiran:”, dan “Hal:”. Gunakan tabulasi untuk merapikan jarak antara label dan isinya. Contoh:
   

   Nomor : .........................
   Lampiran : .........................
   Hal : .........................
   

6. Masukkan Tanggal Surat: Ketikkan nama kota dan tanggal di sisi kanan atau bawah bagian nomor surat. Gunakan spasi atau tabulasi untuk menempatkannya.
7. Tulis Pihak yang Dituju: Ketik “Yth.”, nama/jabatan penerima, dan alamat tujuan di bawah bagian nomor surat. Beri jarak yang cukup dari tanggal surat.
8. Ketik Isi Surat: Mulai dengan salam pembuka, lalu ketik detail acara (hari/tanggal, waktu, tempat, acara/agenda). Gunakan paragraf terpisah untuk setiap poin penting atau untuk detail acara agar mudah dibaca. Gunakan fitur Bullets atau Numbering di tab Home jika perlu mendaftar beberapa poin agenda.
9. Tulis Salam Penutup dan Identitas Pengirim: Beri jarak setelah isi surat, lalu ketik salam penutup. Di bawahnya, ketik jabatan penanggung jawab BUMDes dan nama lengkapnya. Beri ruang kosong di atas nama untuk tanda tangan. Anda bisa menggunakan tabulasi atau membuat tabel 1x2 (satu baris, dua kolom) tanpa garis untuk menempatkan tanda tangan dan nama/jabatan secara rapi, terutama jika ada dua penanggung jawab (misalnya Direktur dan Sekretaris).
10. Tambahkan Tembusan (Jika Ada): Ketik “Tembusan:” di bagian paling bawah kiri dokumen, lalu daftarkan pihak-pihak yang diberi tembusan.

Selama proses mengetik, gunakan fitur Bold (Ctrl+B), Italic (Ctrl+I), dan Underline (Ctrl+U) untuk menyorot bagian penting seperti judul agenda atau nama tempat, namun gunakan secara proporsional. Gunakan Paragraph Spacing (Line and Paragraph Spacing di tab Home) untuk mengatur jarak antarbaris agar dokumen tidak terlalu padat atau terlalu renggang.

Contoh Struktur Teks Surat Undangan BUMDes (dalam Word)¶

Berikut adalah contoh kerangka teks yang bisa Anda adaptasi dan ketik di Word:

[KOP SURAT BUMDes - LOGO, NAMA, ALAMAT, KONTAK]
--------------------------------------------------- (Garis Pemisah)

Nomor : [Nomor Surat]/[Kode BUMDes]/[Bulan]/[Tahun]                     [Nama Kota], [Tanggal Lengkap]
Lampiran : [Jumlah Lampiran] ([Jenis Lampiran], jika ada)
Hal : Undangan [Keperluan Undangan, cth: Rapat Koordinasi]

Yth. [Nama/Jabatan Penerima]
     di [Tempat]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami sampaikan bahwa BUMDes [Nama BUMDes] akan menyelenggarakan [Jenis Acara/Pertemuan] dalam rangka [Tujuan Acara]. Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Sdr/i pada:

Hari/Tanggal : [Hari, Tanggal Lengkap]
Waktu        : Pukul [Jam Mulai] WIB s.d. selesai
Tempat       : [Nama Tempat dan Alamat Lengkap]
Acara        : [Sebutkan agenda utama atau daftar agenda, bisa pakai bullet points]

Mengingat pentingnya acara ini terkait dengan pengembangan dan keberlangsungan usaha BUMDes [Nama BUMDes], kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Sdr/i tepat pada waktunya.

Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu/Sdr/i untuk hadir, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Ruang untuk Tanda Tangan]

(__________________________)
[Nama Lengkap Pejabat]
[Jabatan di BUMDes]

[Nama BUMDes]

Tembusan:
1. [Pihak yang diberi tembusan 1]
2. [Pihak yang diberi tembusan 2] (Jika ada)
3. Arsip

Ini adalah contoh template dasar yang bisa Anda simpan sebagai file Word dan tinggal mengganti bagian yang ada dalam kurung siku [] setiap kali Anda akan membuat surat undangan baru. Memiliki template seperti ini akan sangat menghemat waktu dan memastikan konsistensi formatting surat-surat BUMDes.

Image just for illustration

Tips Menulis Surat Undangan BUMDes yang Efektif¶

Selain struktur dan formatting, ada beberapa tips tambahan agar surat undangan Anda lebih efektif dan profesional:

• Gunakan Bahasa Formal namun Jelas: Karena ini surat resmi BUMDes, gunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal. Hindari singkatan atau bahasa gaul. Namun, pastikan kalimat yang digunakan mudah dipahami dan tidak berbelit-belit.
• Periksa Ejaan dan Tata Bahasa: Kesalahan ketik atau tata bahasa bisa mengurangi kesan profesional. Selalu lakukan proofreading sebelum mencetak atau mengirim surat. Word memiliki fitur Spell Check yang bisa membantu.
• Sebutkan Tujuan Undangan dengan Spesifik: Jangan hanya bilang “rapat”. Jelaskan rapat tentang apa. Misalnya, “Rapat Pembahasan Laporan Keuangan Bulan November 2023” atau “Rapat Finalisasi Rencana Usaha Tahunan BUMDes”.
• Pastikan Detail Waktu dan Tempat Akurat: Informasi ini sangat krusial. Cek kembali tanggal, jam, dan alamat lokasi acara. Jika lokasinya sulit ditemukan, beri petunjuk tambahan atau sertakan denah (bisa dilampirkan).
• Sertakan Informasi Kontak yang Bisa Dihubungi: Jika penerima undangan memiliki pertanyaan atau perlu konfirmasi kehadiran, mereka harus tahu ke mana harus menghubungi. Cantumkan nomor telepon atau email narahubung yang siap sedia.
• Pertimbangkan Audiens: Siapa yang Anda undang? Anggota pengelola? Perangkat desa? Mitra bisnis? Masyarakat umum? Sesuaikan gaya bahasa dan tingkat detail informasi dengan siapa Anda berkomunikasi. Undangan untuk mitra bisnis mungkin perlu lebih detail terkait potensi keuntungan, sementara undangan untuk warga bisa lebih fokus pada manfaat program bagi masyarakat.
• Gunakan Kertas Berkualitas (Jika Dicetak): Jika surat undangan dicetak, gunakan kertas yang tidak terlalu tipis agar terlihat lebih profesional.
• Simpan File Asli dalam Format Word: Simpan template surat undangan dalam format .docx agar mudah diedit kembali untuk keperluan undangan di masa mendatang.

Variasi Keperluan Undangan BUMDes¶

BUMDes mungkin memerlukan surat undangan untuk berbagai tujuan, misalnya:

• Undangan Rapat Anggota: Biasanya mengundang seluruh anggota BUMDes untuk membahas laporan tahunan, rencana kerja, atau pemilihan pengurus.
• Undangan Rapat Pengurus: Khusus untuk jajaran direksi dan pengawas BUMDes untuk membahas operasional harian, evaluasi program, atau penyusunan strategi.
• Undangan Sosialisasi Program: Mengundang masyarakat desa atau kelompok target untuk memperkenalkan program baru BUMDes (misalnya, program simpan pinjam, pengembangan unit usaha baru).
• Undangan Kerjasama/Kemitraan: Ditujukan kepada pihak luar (perusahaan, lembaga lain) untuk menawarkan atau membahas potensi kerjasama bisnis.
• Undangan Pelatihan/Workshop: Mengundang peserta untuk mengikuti kegiatan peningkatan kapasitas yang diselenggarakan BUMDes.
• Undangan Acara Resmi: Seperti peresmian unit usaha baru, ulang tahun BUMDes, atau acara seremonial lainnya.

Setiap jenis undangan ini mungkin memerlukan sedikit penyesuaian pada bagian Hal dan Isi Surat, namun struktur dasarnya akan tetap sama seperti panduan di atas.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari¶

Saat membuat surat undangan BUMDes di Word, ada beberapa kesalahan umum yang sebaiknya dihindari:

• Kop Surat Tidak Lengkap atau Tidak Rapi: Kop surat adalah identitas pertama BUMDes. Pastikan semua elemen (nama, alamat, kontak, logo jika ada) ada dan tertata rapi.
• Nomor Surat dan Tanggal Kosong: Ini menunjukkan administrasi yang tidak tertib. Selalu isi nomor surat dan tanggal pembuatan surat.
• Perihal (Hal) Tidak Jelas: Penerima harus langsung mengerti maksud surat dari perihalnya. Jangan gunakan perihal yang terlalu umum seperti “Undangan” saja.
• Detail Acara Tidak Lengkap: Lupa mencantumkan jam, tempat, atau agenda lengkap bisa membuat bingung penerima dan berpotensi mengurangi jumlah yang hadir.
• Nama Penerima atau Jabatan Salah Ketik: Ini terkesan ceroboh dan tidak menghargai penerima. Periksa kembali nama dan gelar/jabatan pihak yang diundang.
• Informasi Kontak Tidak Akurat: Jika ada nomor telepon atau email kontak yang salah, penerima tidak akan bisa menghubungi jika ada pertanyaan.
• Tidak Ada Tanda Tangan Penanggung Jawab: Surat resmi membutuhkan validasi dengan tanda tangan pejabat yang berwenang.

Menggunakan Word memudahkan Anda untuk mengedit dan memperbaiki kesalahan sebelum dicetak atau dikirim secara digital. Manfaatkan fitur cek ejaan dan tata bahasa, serta selalu preview dokumen sebelum finalisasi.

Manfaat Menggunakan Template Surat Undangan di Word¶

Membuat template surat undangan BUMDes di Word seperti contoh di atas memiliki banyak manfaat:

• Konsistensi: Semua surat undangan BUMDes akan memiliki format yang seragam, menciptakan citra profesional bagi lembaga.
• Efisiensi: Tidak perlu membuat surat dari nol setiap kali dibutuhkan. Cukup buka template, ganti detail yang relevan, dan simpan dengan nama baru. Proses ini jauh lebih cepat.
• Akurasi: Dengan template, risiko lupa mencantumkan bagian penting seperti nomor surat, tanggal, atau detail kontak pengirim menjadi lebih kecil.
• Kemudahan Pengarsipan: File digital dalam format Word memudahkan pengarsipan dan pencarian surat-surat yang pernah dibuat.

Fakta Menarik: BUMDes, berdasarkan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, adalah pilar penting penguatan ekonomi desa. Keberhasilan BUMDes seringkali bergantung pada seberapa baik lembaga ini menjalin komunikasi dan membangun networking dengan berbagai pihak, dan surat undangan yang profesional adalah salah satu alat komunikasi yang mendasar. Penggunaan software perkantoran seperti Word untuk administrasi BUMDes menunjukkan adaptasi dengan teknologi dan praktik manajemen modern.

Menyiapkan Surat Undangan untuk Distribusi¶

Setelah surat undangan selesai dibuat dan diperiksa di Word, langkah selanjutnya adalah mendistribusikannya.

• Cetak: Jika akan disampaikan secara fisik, cetak surat menggunakan printer. Pastikan hasil cetak jelas dan rapi. Lipat surat dengan benar dan masukkan ke dalam amplop resmi BUMDes (jika ada).
• Format Digital (PDF): Untuk pengiriman via email atau aplikasi pesan, simpan dokumen Word dalam format PDF. Klik File > Save As, lalu pilih PDF dari daftar Save as type. Format PDF memastikan formatting surat tidak berubah saat dibuka di perangkat atau sistem operasi yang berbeda. Ini juga memberikan kesan lebih resmi dibandingkan mengirim file Word mentah.

Pastikan Anda mengirimkan surat ini kepada penerima yang tepat dan sesuai dengan jadwal acara. Jika diperlukan konfirmasi kehadiran (RSVP), cantumkan instruksi dan kontak yang jelas di bagian isi surat.

Membuat surat undangan BUMDes di Word bukanlah tugas yang sulit jika Anda memahami struktur dan menggunakan fitur-fitur dasar Word dengan baik. Dengan template yang sudah disiapkan, proses ini bahkan akan menjadi sangat mudah dan efisien. Surat undangan yang baik mencerminkan profesionalisme BUMDes Anda.

Image just for illustration

Semoga panduan ini membantu Anda dalam menyusun surat undangan untuk berbagai keperluan BUMDes Anda.

Bagaimana pengalaman Anda dalam membuat surat undangan untuk kegiatan BUMDes? Apakah ada tips atau kendala yang pernah Anda alami? Bagikan pengalaman Anda di kolom komentar di bawah!