Begini Cara Gampang Bikin Surat Dinas Resmi Sesuai Tata Naskah

Table of Contents

Surat dinas itu bukan sekadar lembaran kertas atau file digital, lho. Ia adalah representasi resmi dari sebuah instansi, baik pemerintah maupun swasta, yang punya kekuatan hukum dan jadi bukti tertulis sebuah komunikasi penting. Bayangin deh, kalau surat dinasnya amburadul, gak jelas, atau malah salah format, bisa-bisa tujuan komunikasinya gak sampai atau malah menimbulkan salah paham. Di sinilah peran tata naskah dinas jadi krusial banget.

Tata naskah dinas itu ibarat kitab suci atau panduan lengkap tentang bagaimana sebuah surat dinas harus disusun, mulai dari A sampai Z. Mulai dari format, pemilihan kata, penggunaan bahasa, sampai penomoran dan pengarsipan, semuanya diatur biar seragam, rapi, mudah dipahami, dan tentunya sah secara hukum. Dengan mengikuti tata naskah dinas, kita memastikan bahwa komunikasi resmi yang kita lakukan itu profesional dan efektif. Jadi, bikin surat dinas itu ada seninya, tapi seninya terikat sama aturan main yang jelas, yaitu tata naskah dinas.

Apa Itu Surat Dinas dan Kenapa Harus Sesuai Tata Naskah?¶

Surat dinas pada dasarnya adalah surat yang dikeluarkan oleh lembaga resmi atau instansi tertentu, baik pemerintah maupun swasta, dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya. Fungsinya macem-macem, bisa untuk memberitahukan sesuatu, mengundang, menugaskan, mengambil keputusan, atau menyampaikan laporan. Intinya, ini adalah komunikasi resmi antar lembaga atau dari lembaga ke pihak lain.

Image just for illustration

Nah, kenapa harus sesuai tata naskah? Ada beberapa alasan kuat. Pertama, biar ada keseragaman format dan isi di seluruh instansi, ini memudahkan penerima surat untuk memahami maksudnya dengan cepat. Kedua, meningkatkan kepercayaan dan kewibawaan instansi yang bersangkutan di mata pihak lain. Ketiga, memastikan bahwa surat tersebut memiliki kekuatan hukum dan bisa dijadikan bukti autentik jika diperlukan di kemudian hari.

Bayangin kalau setiap orang di sebuah kantor bikin surat dinas dengan gaya dan format seenaknya sendiri. Pasti bakal bingung kan? Tata naskah dinas hadir untuk mencegah kekacauan itu, menciptakan standar baku yang harus diikuti oleh semua orang yang berwenang membuat surat dinas. Ini juga mencerminkan profesionalisme dan tertib administrasi dari sebuah organisasi.

Bagian-Bagian Utama Surat Dinas Sesuai Tata Naskah¶

Setiap surat dinas yang baik pasti punya komponen-komponen penting yang harus ada, dan urutannya pun sudah diatur dalam tata naskah dinas. Ini dia bagian-bagiannya:

Kepala Surat (Kop Surat)¶

Ini adalah bagian paling atas dari surat, semacam identitas resmi dari instansi pengirim. Biasanya berisi nama lengkap instansi, logo, alamat lengkap, nomor telepon, faksimile, email, dan terkadang website. Letaknya di bagian tengah atas, dan seringkali dicetak dengan huruf kapital atau kombinasi kapital dan kecil yang jelas.

Image just for illustration

Kepala surat ini penting banget buat menunjukkan siapa pengirim surat yang sebenarnya. Konsistensi dalam penggunaan kop surat juga mencerminkan profesionalisme. Tata naskah dinas biasanya mengatur detail seperti ukuran logo, jenis dan ukuran huruf, serta informasi apa saja yang wajib dicantumkan di kop surat ini. Kop surat yang sudah baku sangat memudahkan dalam identifikasi pengirim.

Nomor Surat¶

Setiap surat dinas yang keluar dari sebuah instansi wajib punya nomor unik. Penomoran surat ini punya sistem tertentu yang biasanya mencakup kode klasifikasi, nomor urut keluar, kode instansi/unit kerja, bulan, dan tahun. Contohnya bisa seperti B/123/IX/TU.00.02/2023, di mana setiap bagian punya arti tersendiri sesuai sistem penomoran di instansi tersebut.

Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan dalam pengarsipan, pelacakan, dan rujukan di kemudian hari. Tata naskah dinas mengatur detail sistem penomoran ini secara spesifik agar tidak ada nomor ganda dan arsip tertata rapi. Penting untuk memastikan bahwa setiap surat keluar tercatat dalam buku agenda atau sistem elektronik arsip. Sistem penomoran yang baik adalah tulang punggung manajemen surat dinas.

Tanggal Surat¶

Tanggal surat adalah informasi kapan surat itu secara resmi dikeluarkan atau ditandatangani. Penulisannya biasanya mencakup tanggal, bulan (ditulis lengkap, bukan angka), dan tahun. Contoh: Jakarta, 2 Oktober 2023. Letaknya di bawah nomor surat, biasanya di sebelah kanan.

Tanggal ini krusial sebagai penanda waktu terbitnya surat, yang bisa berpengaruh pada masa berlaku surat atau tenggat waktu respons. Tata naskah dinas menekankan penulisan bulan yang lengkap untuk menghindari kerancuan. Pastikan tanggal yang tertulis adalah tanggal saat surat benar-benar siap dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Lampiran¶

Jika surat tersebut menyertakan dokumen lain sebagai pelengkap, maka bagian lampiran ini harus diisi. Tuliskan jumlah dokumen yang dilampirkan, misalnya “Satu berkas”, “Dua lembar”, atau “Satu buku”. Kalau tidak ada lampiran, biasanya ditulis strip (-) atau dikosongkan, tergantung kebiasaan instansi.

Bagian lampiran ini memberitahukan penerima surat apa saja yang harusnya mereka terima selain surat utamanya. Ini membantu penerima memeriksa kelengkapan dokumen yang dikirim. Tata naskah dinas biasanya mengatur format penulisan jumlah lampiran.

Perihal¶

Perihal atau hal surat adalah ringkasan singkat mengenai isi pokok surat tersebut. Tujuannya agar penerima surat langsung tahu apa maksud surat tersebut hanya dengan membaca bagian ini. Contoh: “Undangan Rapat Koordinasi”, “Permohonan Izin”, atau “Pemberitahuan”.

Penulisan perihal harus singkat, jelas, dan padat. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau ambigu. Tata naskah dinas menekankan penggunaan kata kunci yang relevan dengan isi surat. Perihal ini sangat membantu dalam proses penyortiran dan disposisi surat di instansi penerima.

Alamat Tujuan¶

Bagian ini berisi informasi lengkap mengenai kepada siapa surat tersebut ditujukan. Tulis nama jabatan atau nama orang (jika spesifik), nama instansi/lembaga, dan alamat lengkapnya. Gunakan kata pengantar “Yth.” (Yang terhormat) di depannya.

Pastikan alamat tujuan ditulis dengan lengkap dan benar untuk menghindari surat salah alamat. Jika ditujukan kepada pejabat tertentu, sebutkan jabatan secara jelas. Tata naskah dinas biasanya mengatur format penulisan alamat tujuan ini.

Salam Pembuka¶

Salam pembuka digunakan untuk mengawali isi surat dengan cara yang santun dan resmi. Contoh yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,”. Ada juga yang menggunakan frasa lain sesuai dengan kebiasaan instansi.

Salam pembuka menunjukkan etiket dalam berkomunikasi secara resmi. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti dengan koma. Tata naskah dinas memastikan penggunaan salam pembuka yang baku dan konsisten di seluruh instansi.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian inti dari surat dinas, di mana seluruh maksud, tujuan, dan informasi penting disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang formal, lugas, jelas, dan tidak bertele-tele. Gunakan kalimat yang efektif dan mudah dipahami.

Satu paragraf isi surat sebaiknya hanya membahas satu pokok pikiran saja. Jika ada beberapa hal yang perlu disampaikan, pisahkan dalam paragraf yang berbeda atau gunakan penomoran/bullet points jika memungkinkan. Tata naskah dinas sangat menekankan kejelasan dan kelugasan dalam penulisan isi surat. Hindari singkatan yang tidak standar atau istilah yang hanya dipahami internal.

Salam Penutup¶

Sama seperti salam pembuka, salam penutup juga digunakan untuk mengakhiri isi surat dengan santun. Contoh yang paling umum adalah “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”

Penggunaan salam penutup yang baku menunjukkan kesantunan dan etika dalam korespondensi resmi. Setelah salam penutup, biasanya diikuti dengan koma. Tata naskah dinas mengatur format dan pilihan salam penutup yang diperbolehkan.

Nama dan Jabatan Pengirim¶

Setelah salam penutup, cantumkan nama lengkap pejabat yang berwenang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan jabatan resminya. Nama biasanya ditulis dengan huruf kapital atau huruf awal kapital, sementara jabatan ditulis lengkap. Jika perlu, sertakan NIP (Nomor Induk Pegawai) atau identitas resmi lainnya.

Bagian ini sangat penting untuk menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut dan dari unit kerja mana. Penempatan dan format penulisan nama dan jabatan ini juga diatur dalam tata naskah dinas. Ruang di atas nama biasanya dikosongkan untuk tanda tangan basah.

Tembusan (jika ada)¶

Jika salinan surat ini perlu disampaikan kepada pihak lain sebagai laporan atau pemberitahuan, maka bagian tembusan ini dicantumkan. Tuliskan “Tembusan:” diikuti dengan daftar nama jabatan atau pihak yang menerima tembusan, biasanya diawali dengan nomor urut.

Tembusan berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak terkait mengenai surat yang telah dikirimkan. Tata naskah dinas mengatur format penulisan tembusan ini. Penting untuk memastikan bahwa pihak yang menerima tembusan memang perlu mengetahui isi surat tersebut.

Inisial (jika ada)¶

Di bagian kiri bawah, terkadang dicantumkan inisial dari konseptor dan pengetik surat. Misalnya, JS/AN, yang berarti surat dikonsep oleh JS dan diketik oleh AN. Ini berguna untuk pelacakan internal jika ada pertanyaan atau koreksi terkait naskah surat.

Penggunaan inisial ini tidak selalu wajib, tergantung pada kebijakan dan tata naskah dinas masing-masing instansi. Namun, ini bisa menjadi jejak digital atau manual yang berguna dalam alur kerja pembuatan surat.

Pentingnya Konsistensi dan Kerapian¶

Salah satu prinsip utama dalam tata naskah dinas adalah konsistensi. Setiap bagian surat, mulai dari jenis huruf, ukuran, spasi, sampai penempatan komponen, harus konsisten dalam setiap surat yang dikeluarkan oleh instansi tersebut. Ini menciptakan identitas visual yang kuat dan profesional.

Image just for illustration

Selain itu, kerapian adalah kunci. Surat dinas harus terlihat rapi, bersih, dan mudah dibaca. Hindari coretan, ketikan yang tumpang tindih, atau format yang berantakan. Penggunaan kertas berkualitas baik juga berkontribusi pada kesan profesional. Tata naskah dinas mengatur detail-detail teknis seperti margin kertas, spasi antar baris, dan penempatan setiap komponen agar terjamin kerapiannya. Ini bukan sekadar soal estetika, tapi juga mencerminkan ketertiban administrasi.

Fakta Menarik: Sejarah Tata Naskah Dinas di Indonesia¶

Tahukah kamu, praktik tata naskah dinas di Indonesia punya akar yang dalam? Jauh sebelum era modern, kerajaan-kerajaan di Nusantara sudah punya sistem persuratan resmi mereka sendiri, lho. Kemudian, di masa kolonial Belanda, sistem administrasi dan persuratan yang lebih terstruktur mulai diperkenalkan. Banyak elemen dalam tata naskah dinas modern kita yang masih punya kemiripan dengan gaya persuratan Eropa zaman dulu.

Setelah kemerdekaan, Indonesia terus mengembangkan sistem tata naskah dinasnya sendiri. Ada banyak peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah dari waktu ke waktu untuk menyempurnakan panduan ini, menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan administrasi negara. Jadi, tata naskah dinas itu bukan sesuatu yang statis, melainkan terus berkembang mengikuti zaman. Ini menunjukkan betapa pentingnya komunikasi resmi yang terstandar bagi sebuah negara atau organisasi besar.

Contoh Surat Dinas Sesuai Tata Naskah¶

Mari kita lihat contoh sederhana surat dinas yang mencoba menerapkan prinsip-prinsip tata naskah dinas. Ingat, format spesifik bisa sedikit berbeda antar instansi tergantung pada peraturan internal mereka, tapi komponen utamanya akan sama.

[KOP SURAT INSTANSI]

[LOGO INSTANSI]
___________________________________________________________________________________________________
[NAMA LENGKAP INSTANSI]
[Alamat Lengkap Instansi]
[Telp: ..., Fax: ..., Email: ..., Website: ...]
___________________________________________________________________________________________________

Nomor : [Nomor Surat Sesuai Sistem Penomoran]                      [Tempat], [Tanggal Lengkap]
Lampiran : [Jumlah Lampiran, contoh: Satu berkas]
Perihal : [Perihal Surat, contoh: Undangan Rapat Koordinasi]

Yth. [Nama Jabatan atau Nama Lengkap Tujuan]
     [Nama Instansi Tujuan (jika berbeda)]
     [Alamat Lengkap Tujuan]
     di -
       [Tempat Tujuan]

Dengan hormat,

[Paragraf Pembuka]
Sehubungan dengan [jelaskan konteks singkat], kami bermaksud untuk menyelenggarakan rapat koordinasi guna membahas [pokok bahasan rapat]. Rapat tersebut rencananya akan dilaksanakan pada:

[Paragraf Rincian Acara (jika ada tabel/daftar)]
Hari, tanggal : [Hari], [Tanggal Lengkap]
Waktu          : [Jam Mulai] - [Jam Selesai]
Tempat         : [Nama Ruangan/Lokasi]
Agenda         : [Daftar Agenda Rapat jika perlu, bisa dalam bullet point atau penomoran]

[Paragraf Penutup Isi Surat]
Mengingat pentingnya agenda rapat ini, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara tepat waktu. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pejabat]

[Nama Lengkap Pejabat]
[Jabatan Pejabat]
[NIP/Identitas Lain (jika perlu)]

Tembusan:
1. [Jabatan/Pihak 1]
2. [Jabatan/Pihak 2]
...stb.

[Inisial Konseptor/Pengetik]

Ini adalah template dasar. Setiap instansi pasti punya detail format yang sedikit berbeda, misalnya letak nomor surat, penulisan alamat, atau jenis huruf yang digunakan. Namun, semua komponen yang sudah kita bahas di atas pasti akan ada di dalam surat dinas yang sesuai tata naskah. Perhatikan penggunaan bahasa yang baku dan formal, serta susunan paragraf yang logis.

Tips Menulis Surat Dinas yang Baik dan Sesuai Tata Naskah¶

Menulis surat dinas itu butuh ketelitian. Berikut beberapa tips agar surat dinasmu rapi dan sesuai aturan:

1. Pahami Tujuan Surat: Sebelum menulis, pastikan kamu tahu betul apa yang ingin disampaikan, kepada siapa, dan hasil apa yang diharapkan dari surat ini.
2. Siapkan Data yang Dibutuhkan: Kumpulkan semua informasi, data, atau dokumen pendukung yang relevan dengan isi surat.
3. Gunakan Template yang Tersedia: Jika instansimu punya template baku surat dinas, selalu gunakan itu. Ini menjamin konsistensi format.
4. Perhatikan Pemilihan Kata dan Bahasa: Gunakan bahasa Indonesia yang baku, efektif, dan formal. Hindari penggunaan bahasa gaul, singkatan yang tidak standar, atau istilah yang hanya dipahami kalangan terbatas.
5. Struktur yang Jelas: Ikuti urutan komponen surat dinas sesuai tata naskah. Pastikan setiap bagian terisi dengan benar dan lengkap.
6. Periksa Kembali (Proofread): Setelah selesai menulis, baca kembali surat dengan teliti. Periksa ejaan, tata bahasa, tanda baca, keakuratan data, dan kelengkapan komponen. Salah ketik atau kesalahan kecil bisa mengurangi kredibilitas surat.
7. Pastikan Penomoran dan Tanggal Akurat: Cek kembali nomor surat sesuai sistem yang berlaku dan pastikan tanggal surat sudah benar.
8. Gunakan Alat Bantu: Manfaatkan fitur pemeriksa ejaan di pengolah kata atau gunakan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) online untuk memastikan penggunaan kata yang tepat.

Menguasai penulisan surat dinas yang sesuai tata naskah adalah keterampilan penting bagi siapa saja yang bekerja di lingkungan profesional, baik di pemerintahan maupun swasta. Ini menunjukkan ketelitian, profesionalisme, dan penghormatan terhadap prosedur administrasi.

Kesalahan Umum dalam Menulis Surat Dinas¶

Meskipun ada panduannya, masih sering lho terjadi kesalahan saat menulis surat dinas. Apa saja yang perlu dihindari?

• Format Tidak Konsisten: Menggunakan jenis huruf, ukuran, atau spasi yang berbeda-beda dalam satu surat.
• Nomor Surat Salah atau Ganda: Ini bisa bikin pusing saat pengarsipan dan pelacakan.
• Perihal Tidak Jelas: Bikin penerima bingung apa maksud suratnya.
• Alamat Tujuan Salah: Surat bisa nyasar atau sampai ke orang yang salah.
• Bahasa Tidak Baku atau Informal: Mengurangi kesan resmi dan profesional.
• Isi Bertele-tele atau Ambigu: Maksud surat jadi tidak jelas.
• Salah Eja atau Tata Bahasa: Menunjukkan kurangnya ketelitian.
• Komponen Surat Hilang: Misalnya, tidak ada nomor surat, tanggal, atau perihal.
• Tanda Tangan Tidak Sesuai Kewenangan: Surat bisa dianggap tidak sah.

Menghindari kesalahan-kesalahan ini sangat penting untuk memastikan bahwa surat dinasmu efektif dan sesuai dengan standar yang berlaku. Selalu luangkan waktu untuk memeriksa ulang sebelum surat ditandatangani dan dikirim.

Tata Naskah Dinas di Era Digital¶

Di zaman serba digital seperti sekarang, surat dinas juga banyak yang berbentuk elektronik. Tata naskah dinas pun ikut beradaptasi. Konsepnya tetap sama: ada kop surat (dalam bentuk digital), nomor surat elektronik, tanggal, lampiran (dalam bentuk file terlampir), perihal, alamat tujuan, isi, dan penanda tangan digital.

Image just for illustration

Sistem informasi kearsipan dinamis (SIKD) atau sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) kini banyak digunakan untuk mengelola surat dinas elektronik. Tanda tangan basah digantikan dengan tanda tangan digital yang sah. Prinsip tata naskah dinas tetap relevan, hanya mediumnya yang berubah. Kerapian, konsistensi format, dan kelengkapan informasi tetap menjadi prioritas. Transisi ke format digital ini justru menuntut kepatuhan yang lebih ketat terhadap struktur data yang sudah ditetapkan.

Kesimpulan: Kenapa Tata Naskah Dinas Itu Penting¶

Memahami dan menerapkan tata naskah dinas dalam pembuatan surat dinas itu bukan sekadar ikut-ikutan aturan lama. Ini adalah fondasi penting dalam komunikasi resmi sebuah organisasi. Dengan mengikuti tata naskah, kita memastikan:

1. Legalitas: Surat memiliki kekuatan hukum dan bisa dijadikan bukti.
2. Efisiensi: Penerima mudah memahami maksud surat dan memprosesnya.
3. Kredibilitas: Instansi terlihat profesional dan tertib administrasi.
4. Pengarsipan: Surat mudah diatur, dicari, dan dilacak.
5. Keseragaman: Komunikasi antar unit kerja atau antar instansi jadi seragam dan mudah dipahami.

Jadi, bikin surat dinas itu lebih dari sekadar menulis biasa. Ini tentang representasi sebuah lembaga, tentang akuntabilitas, dan tentang profesionalisme. Dengan memahami komponen dan prinsip tata naskah dinas, kita bisa menghasilkan surat dinas yang tidak hanya informatif, tapi juga sah dan berwibawa.

Semoga penjelasan dan contoh ini membantu kamu memahami lebih dalam tentang surat dinas sesuai tata naskah. Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat dinas, jangan ragu berbagi di kolom komentar ya!