Begini Cara Bikin Surat Dinas Pakai UP yang Benar

Table of Contents

Surat dinas itu alat komunikasi resmi yang penting banget di dunia kerja, pemerintahan, atau organisasi. Nah, kadang kita ketemu istilah “UP” di bagian alamat surat. Udah tahu artinya apa? “UP” itu singkatan dari Untuk Perhatian. Fungsinya krusial biar surat kamu nyampe ke orang yang tepat di dalam sebuah instansi besar, bukan cuma di meja pimpinan tertinggi aja.

Bayangin gini, kamu mau ngirim surat ke universitas. Tapi suratnya bukan buat rektor, melainkan buat Kepala Bagian Akademik karena urusannya soal nilai mahasiswa. Nah, biar surat itu langsung nyampe ke Kepala Bagian Akademik dan enggak “nyasar” atau butuh waktu lama diproses di meja rektor dulu, kamu tambahin deh “u.p.” diikuti nama atau jabatan orang/bagian yang dituju. Praktis, kan?

Image just for illustration

Menggunakan “UP” atau “u.p.” ini menunjukkan kamu tahu persis siapa yang punya wewenang atau yang bertanggung jawab menangani perihal suratmu itu. Ini bikin prosesnya lebih cepat dan efisien. Jadi, surat dinas dengan “UP” itu bukan cuma soal formalitas, tapi juga strategi komunikasi yang efektif.

Komponen Wajib Surat Dinas (dengan “UP” di dalamnya)

Sebelum kita bedah contohnya, ada baiknya kamu tahu dulu bagian-bagian standar surat dinas. Ini penting biar suratmu sah dan diterima dengan baik. Format ini umum dipakai, meskipun kadang ada penyesuaian tergantung instansi.

1. Kepala Surat (Kop Surat): Ini bagian paling atas. Biasanya ada logo instansi, nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, faksimile (kalau masih pakai), dan alamat email/website. Kop surat ini wajib ada di surat dinas.
2. Nomor Surat: Kode unik yang menunjukkan urutan surat keluar instansi tersebut. Fungsinya buat arsip dan pelacakan. Formatnya biasanya gabungan nomor urut, kode departemen/bagian, bulan (angka Romawi), dan tahun. Contoh: 123/UN-A/SK/VII/2024.
3. Lampiran: Menunjukkan ada dokumen lain yang disertakan bersama surat ini. Kalau ada, tulis jumlahnya. Kalau tidak ada, cukup tulis “-“.
4. Hal (Perihal): Pokok atau inti dari surat tersebut. Dibuat singkat, padat, dan jelas. Contoh: Permohonan Izin Penggunaan Ruangan.
5. Tanggal Surat: Tanggal surat itu dibuat. Ditulis lengkap, misalnya: 15 Juli 2024.
6. Alamat Tujuan: Nah, di sinilah peran “UP” muncul. Bagian ini berisi nama jabatan atau instansi yang dituju, diikuti dengan “u.p.” dan nama/jabatan spesifik yang menangani.
7. Salam Pembuka: Sapaan hormat, umum pakai “Dengan hormat,”.
8. Isi Surat: Bagian utama yang menjelaskan maksud dan tujuan suratmu. Harus jelas, lugas, dan tidak bertele-tele. Gunakan bahasa baku dan formal.
9. Salam Penutup: Sapaan penutup, umum pakai “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”.
10. Nama dan Jabatan Pengirim: Nama jelas dan jabatan resmi dari orang yang menandatangani surat.
11. Tembusan (Cc - Carbon Copy): Kalau surat ini perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama, sebutkan di sini.

Kapan Sih Paling Pas Pakai “UP”?

Penggunaan “UP” itu ada etikanya dan tujuannya. Kamu pakai “UP” kalau:

• Surat ditujukan kepada pimpinan instansi secara umum, tapi yang berwenang menangani perihal spesifik surat tersebut adalah staf/kepala bagian tertentu di bawah pimpinan itu. Contoh: Surat ke Direktur Utama PT Maju Jaya, u.p. Kepala Bagian Keuangan.
• Ingin memastikan surat langsung diproses oleh unit kerja atau individu yang punya kompetensi di bidang perihal surat, tanpa harus menunggu disposisi dari pimpinan tertinggi yang mungkin sibuk.
• Komunikasi internal antarbagian di dalam satu instansi, di mana surat ditujukan ke kepala bagian, tapi pelaksana teknisnya adalah staf tertentu.

Intinya, “UP” itu jalur cepat. Dia memotong birokrasi kecil di dalam proses penyampaian surat. Makanya, penting banget tahu siapa orang atau bagian yang tepat untuk dituju dengan “UP” ini. Salah alamat “UP”, bisa-bisa suratmu tetap lambat diproses atau bahkan salah ditangani.

Image just for illustration

Contoh Surat Dinas dengan “UP”: Surat Permohonan Barang Habis Pakai

Oke, sekarang kita masuk ke contoh konkretnya. Bayangkan kamu dari Bagian Marketing sebuah perusahaan, dan kamu butuh supply ATK baru. Kamu mau mengajukan permohonan ke Direktur, tapi yang ngurusin pengadaan itu Bagian Umum/Logistik. Nah, kamu bisa pakai “UP” di sini.

# Contoh Surat Dinas Permohonan Barang (dengan UP)

**PT. JAYA MAKMUR SENTOSA**
Jl. Industri Raya No. 123
Jakarta Pusat
Telp: (021) 12345678 Fax: (021) 87654321
Email: info@jayamakmur.co.id

Nomor   : 045/MKT-JMS/VII/2024
Lampiran: 1 (Satu) Berkas
Hal     : Permohonan Pengadaan Alat Tulis Kantor

15 Juli 2024

Yth. Direktur Utama
    PT. Jaya Makmur Sentosa
u.p.   Kepala Bagian Umum
di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kebutuhan operasional harian di Bagian Marketing, kami mengajukan permohonan untuk pengadaan barang habis pakai berupa Alat Tulis Kantor (ATK). Stok ATK yang ada saat ini sudah hampir habis dan dikhawatirkan dapat mengganggu kelancaran pekerjaan tim kami.

Adapun daftar barang yang kami perlukan beserta perkiraan jumlahnya terlampir dalam surat ini. Kami mohon kiranya Bapak/Ibu Direktur Utama berkenan menyetujui permohonan ini dan memerintahkan Bagian Umum untuk segera memproses pengadaannya.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,


**(Nama Lengkap Manager Marketing)**
Manager Marketing

Bedah Contoh Surat Permohonan di Atas:

• Kop Surat: Jelas menunjukkan identitas pengirim (PT. Jaya Makmur Sentosa).
• Nomor Surat: Ada kodenya (045), bagian (MKT-JMS - Marketing PT. Jaya Makmur Sentosa), bulan (VII - Juli), dan tahun (2024). Ini penting buat arsip.
• Lampiran: Dicantumkan “1 (Satu) Berkas” karena ada daftar barang yang disertakan.
• Hal: Singkat dan langsung ke inti: Permohonan Pengadaan Alat Tulis Kantor.
• Tanggal Surat: Lengkap dan jelas.
• Alamat Tujuan: Ditujukan ke “Yth. Direktur Utama PT. Jaya Makmur Sentosa” secara formal, tapi kemudian diperjelas dengan “u.p. Kepala Bagian Umum”. Ini artinya, surat ini secara protokoler ditujukan ke Direktur Utama sebagai pimpinan tertinggi, namun untuk diproses/ditindaklanjuti oleh Kepala Bagian Umum yang memang menangani urusan pengadaan barang. Sangat efisien!
• Salam Pembuka: Standar formal, “Dengan hormat,”.
• Isi Surat: Paragraf pertama menjelaskan latar belakang dan tujuan permohonan (kebutuhan operasional, stok ATK habis). Paragraf kedua menjelaskan adanya lampiran dan memohon persetujuan serta instruksi untuk Bagian Umum. Padat dan jelas.
• Salam Penutup: Standar formal, “Hormat kami,” diikuti ucapan terima kasih.
• Nama dan Jabatan: Identitas jelas si pengirim/penanggung jawab surat dari Bagian Marketing.

Contoh Lain: Surat Pemberitahuan Internal (dengan UP)

Kadang “UP” juga dipakai untuk komunikasi internal, misalnya dari Divisi SDM ke seluruh karyawan, tapi suratnya secara formal ditujukan ke pimpinan cabang atau kepala unit kerja, dengan “UP” ke staf SDM di lokasi tersebut untuk didistribusikan. Atau, dari pusat ke cabang, ditujukan ke Kepala Cabang, u.p. Staf yang bertanggung jawab atas perihal tersebut.

# Contoh Surat Dinas Pemberitahuan Internal (dengan UP)

**PT. MAJU BERSAMA**
Head Office
Jl. Raya Pusat No. 45
Jakarta
Telp: (021) 98765432
Email: ho@majubersama.com

Nomor   : 011/SDM-MB/VII/2024
Lampiran: -
Hal     : Pemberitahuan Pelaksanaan Pelatihan Karyawan Baru

16 Juli 2024

Yth. Kepala Cabang Surabaya
    PT. Maju Bersama
u.p.   Staf Administrasi Umum
di Surabaya

Dengan hormat,

Dengan ini kami memberitahukan bahwa Divisi Sumber Daya Manusia PT. Maju Bersama akan menyelenggarakan program pelatihan (onboarding) bagi karyawan baru batch Juli 2024 di Cabang Surabaya. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman mendalam mengenai visi, misi, budaya perusahaan, serta prosedur kerja standar.

Pelatihan dijadwalkan akan dilaksanakan pada tanggal 22 s/d 24 Juli 2024 bertempat di Ruang Meeting Cabang Surabaya. Daftar nama peserta pelatihan terlampir dalam sistem informasi karyawan yang dapat diakses oleh Staf Administrasi Umum Cabang.

Kami mohon bantuan Staf Administrasi Umum Cabang Surabaya untuk mempersiapkan akomodasi ruang meeting, konsumsi, serta menginformasikan kepada seluruh peserta terkait jadwal dan teknis pelaksanaan pelatihan ini.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu Staf Administrasi Umum, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,


**(Nama Lengkap Kepala Divisi SDM)**
Kepala Divisi Sumber Daya Manusia

Bedah Contoh Surat Pemberitahuan:

• Kali ini pengirimnya Head Office, ditujukan ke Kepala Cabang Surabaya.
• Alamat Tujuan: Jelas sekali menggunakan “u.p. Staf Administrasi Umum”. Ini karena yang punya tugas eksekusi di lapangan (persiapan ruang, info ke peserta) adalah Staf Administrasi Umum di cabang, bukan langsung Kepala Cabangnya. Meskipun Kepala Cabang perlu tahu (makanya ditujukan ke beliau secara formal), urusan operasionalnya didelegasikan via “UP”.
• Hal: Langsung ke pokok: Pemberitahuan Pelaksanaan Pelatihan.
• Isi: Paragraf pertama mengenalkan topik (pelatihan karyawan baru). Paragraf kedua memberikan detail waktu dan tempat, serta info lampiran (via sistem). Paragraf ketiga adalah instruksi atau permohonan bantuan spesifik kepada Staf Administrasi Umum yang dituju via “UP”.

Penggunaan “UP” di sini sangat logis. Surat itu perlu diketahui Kepala Cabang sebagai pimpinan wilayah, tapi pekerjaan detail terkait pelatihan itu ada di tangan stafnya.

Tips Jitu Menulis Surat Dinas dengan “UP”

Menulis surat dinas itu gampang-gampang susah. Apalagi kalau pakai “UP”. Biar suratmu efektif dan enggak bikin bingung, perhatikan tips ini:

1. Pastikan Tujuan “UP” Jelas: Siapa orang atau bagian spesifik yang kamu harapkan menindaklanjuti suratmu? Jangan asal pasang “UP” kalau kamu enggak yakin siapa orangnya. Risikonya, suratmu malah terombang-ambing atau salah sampai ke orang.
2. Gunakan Nama/Jabatan Resmi: Kalau kamu tahu nama orangnya, gunakan nama lengkap dan gelarnya (kalau perlu) serta jabatannya. Contoh: u.p. Sdr. Budi Santoso, Staf Keuangan. Kalau tidak tahu namanya, cukup jabatannya: u.p. Kepala Seksi Pengadaan. Pastikan gelar/jabatan itu memang benar adanya.
3. Fokus pada Perihal: Perihal surat harus nyambung dengan kompetensi orang atau bagian yang kamu tuju via “UP”. Kalau perihalnya soal keuangan, tapi kamu “UP” ke Bagian SDM, ya jelas salah.
4. Bahasa Baku dan Formal (di Badan Surat): Meskipun artikel ini santai, isi surat dinas wajib menggunakan bahasa baku sesuai Ejaan yang Disempurnakan (EYD) atau Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) terbaru. Hindari singkatan non-standar, slang, atau kata serapan yang belum baku.
5. Struktur Rapi: Ikuti urutan standar komponen surat dinas yang sudah dibahas di atas. Nomor surat, lampiran, hal, tanggal, alamat, salam pembuka, isi, salam penutup, nama/jabatan. Konsisten itu kunci.
6. Isi Padat dan Jelas: Langsung ke inti masalah. Jelaskan perihalmu di paragraf pertama atau kedua. Gunakan poin-poin kalau perlu untuk mempermudah pembacaan, terutama di bagian isi atau lampiran.
7. Proofread, Proofread, Proofread! Jangan malas cek ulang suratmu sebelum dikirim. Cek ejaan, tata bahasa, format, dan yang paling penting: nomor surat, tanggal, perihal, dan alamat tujuan (termasuk “UP”-nya). Salah satu saja bisa fatal.

Fakta Menarik Seputar Surat Dinas

• Surat Dinas itu Bukti Legal: Dalam banyak kasus, surat dinas bisa menjadi bukti tertulis yang sah di mata hukum atau sebagai dasar audit internal/eksternal. Kekuatan ini yang membedakannya dari memo internal biasa atau email informal.
• Evolusi dari Manual ke Digital: Dulu, surat dinas benar-benar ditulis, diketik, dicetak, dan dikirim fisik. Proses “UP” pun sering melibatkan sortir manual. Sekarang, banyak instansi sudah pakai Sistem Informasi Manajemen Surat (SIMS) elektronik. Fitur “UP” di sistem ini membuat surat langsung terdisposisi ke inbox orang yang dituju. Lebih cepat dan efisien!
• Nomor Surat itu Jejak Digital/Arsip: Nomor surat bukan cuma formalitas, tapi sistem penomoran itu penting banget buat arsip. Memudahkan pencarian kembali bertahun-tahun kemudian. Instansi punya aturan penomoran sendiri yang harus dipatuhi.

Image just for illustration

Flow Disposisi Surat dengan “UP” (ilustrasi sederhana)

Biar lebih kebayang prosesnya, ini dia ilustrasi sederhana pakai diagram Mermaid:

mermaid graph LR A[Pengirim] --> B[Bagian Umum/Ekspedisi]; B --> C[Pimpinan Tertinggi<br>(Yth.)]; C -- Disposisi/Teruskan --> D[Pihak Dituju via UP<br>(u.p.)]; D --> E[Proses/Tindak Lanjut]; E --> F[Balasan/Laporan<br> (jika perlu)]; F --> A;

Dalam diagram ini:
* Surat dari Pengirim (A) masuk ke Bagian Umum/Ekspedisi (B).
* Secara protokoler, surat mungkin dicatat dan diajukan ke Pimpinan Tertinggi (C) (misalnya Direktur/Rektor) untuk diketahui atau didisposisi awal.
* Pimpinan Tertinggi (C) melihat perihal dan alamat “u.p.”, lalu mendisposisikan/meneruskan surat itu langsung ke Pihak yang Dituju via UP (D). Inilah fungsi utama “UP” - memastikan surat nyampe ke meja yang tepat!
* Pihak yang Dituju via UP (D) kemudian memproses atau menindaklanjuti (E) perihal surat tersebut.
* Jika perihal memerlukan balasan atau laporan, prosesnya bisa kembali ke Pengirim (F → A).

Diagram ini menunjukkan bagaimana “UP” mempercepat proses, memotong potensi birokrasi jika surat harus diproses dari nol di meja pimpinan tertinggi.

Kesalahan Umum Saat Menggunakan “UP”

• Salah Alamat “UP”: Menujukan “UP” ke orang atau bagian yang tidak punya wewenang atau tidak relevan dengan perihal surat. Surat jadi muter-muter atau bahkan hilang.
• Menulis “UP” di Tempat Salah: Kadang ada yang nulis “UP” di bagian awal surat sebelum “Yth.”, atau malah di isi surat. Yang benar adalah di bawah nama atau jabatan utama penerima di bagian alamat tujuan.
• Menggunakan “UP” untuk Surat yang Seharusnya Langsung ke Pimpinan: Kalau perihal surat itu benar-benar strategis, sangat penting, dan hanya bisa diputuskan oleh pimpinan tertinggi, jangan pakai “UP”. Kirim langsung ke beliau tanpa embel-embel “UP”.
• Tidak Ada Nama/Jabatan Jelas Setelah “UP”: Cuma menulis “u.p.”, tanpa menyebut siapa atau bagian mana. Ini sama saja bohong, karena tujuan “UP” adalah spesifikasi penerima.

Menguasai penggunaan “UP” dalam surat dinas ini memang kelihatan sepele, tapi dampaknya bisa besar buat kelancaran komunikasi dan administrasi. Suratmu jadi lebih profesional, efektif, dan efisien dalam mencapai tujuannya. Memastikan setiap bagian surat ditulis dengan benar, termasuk penggunaan “UP” yang tepat, adalah cerminan ketelitian dan profesionalisme pengirimnya.

Menulis surat dinas itu bukan cuma soal ngetik kata-kata di dokumen. Ini soal menyampaikan pesan penting secara formal, akurat, dan sampai ke orang yang tepat. Fitur “UP” ini adalah salah satu tool canggih dalam seni korespondensi resmi yang bikin proses itu jadi makin mulus. Jadi, jangan anggap remeh ya!

Nah, itu dia panduan lengkap dan contoh surat dinas yang pakai “UP”. Semoga bikin kamu makin pede dan anti gagal pas bikin surat dinas sendiri!

Pernah punya pengalaman lucu atau challenging waktu bikin atau nerima surat dinas yang pakai “UP”? Atau ada tips lain yang mau dibagi? Yuk, cerita di kolom komentar!