8 Contoh Surat Resmi Dengan Tembusan yang Benar

Table of Contents

Pernah nggak sih kamu menerima atau melihat surat resmi, lalu di bagian paling bawah ada tulisan “Tembusan:” diikuti nama-nama atau jabatan? Nah, itu yang namanya tembusan surat. Bagian ini mungkin kelihatan kecil, tapi fungsinya penting banget dalam komunikasi formal, lho! Ibaratnya di email, tembusan ini fungsinya mirip carbon copy (Cc). Tujuannya sih simpel, buat kasih tahu pihak-pihak lain yang perlu tahu isi surat tersebut, meskipun mereka bukan penerima utama yang diminta bertindak.

Dalam dunia administrasi dan perkantoran, penggunaan tembusan ini sudah jadi standar. Tembusan bukan cuma soal formalitas, tapi juga menyangkut akuntabilitas, transparansi, dan kelancaran alur informasi di sebuah organisasi atau antar-organisasi. Jadi, nggak bisa sembarangan menuliskannya. Ada aturan mainnya sendiri.

Apa Itu Tembusan Surat Resmi?¶

Secara sederhana, tembusan adalah bagian dalam surat resmi yang menunjukkan kepada siapa saja salinan surat tersebut dikirim, selain kepada penerima utama yang tercantum di alamat surat. Pihak-pihak yang menerima tembusan ini biasanya adalah mereka yang memiliki kepentingan langsung atau tidak langsung terkait isi surat, atasan yang perlu mengetahui, unit kerja terkait, atau bahkan untuk keperluan arsip. Merekalah yang perlu tahu tentang adanya surat tersebut dan isinya, tapi mungkin tidak diharapkan melakukan tindakan langsung berdasarkan surat itu (kecuali memang ada instruksi khusus di isi surat yang mengikat penerima tembusan).

Fungsi utamanya adalah sebagai alat penyebaran informasi dan dokumentasi. Dengan adanya tembusan, semua pihak yang relevan akan aware terhadap suatu keputusan, permintaan, pemberitahuan, atau undangan yang disampaikan melalui surat resmi tersebut. Ini penting banget biar nggak ada “missing link” dalam rantai komunikasi.

Kenapa Tembusan Itu Penting?¶

Menggunakan tembusan dalam surat resmi itu krusial karena beberapa alasan:

• Informasi yang Merata: Memastikan semua pihak yang berhak tahu mendapatkan informasi yang sama. Ini menghindari kesalahpahaman atau ketidaktahuan yang bisa menghambat proses kerja.
• Akuntabilitas: Menunjukkan siapa saja yang sudah diberitahu tentang suatu hal. Jika di kemudian hari ada masalah terkait isi surat, jelas siapa saja yang seharusnya sudah aware. Ini bisa jadi bukti bahwa informasi sudah disampaikan ke pihak terkait.
• Koordinasi Internal: Memudahkan koordinasi antar bagian atau antar individu dalam sebuah organisasi. Misalnya, surat keluar yang berkaitan dengan keuangan perlu ditembuskan ke bagian keuangan agar mereka tahu dan bisa menyiapkan anggaran atau pencatatan.
• Hierarki dan Persetujuan: Seringkali, tembusan dikirim ke atasan sebagai laporan atau bukti bahwa suatu tindakan (pengiriman surat) sudah dilakukan sesuai prosedur atau persetujuan.
• Arsip dan Dokumentasi: Salah satu tembusan yang paling umum adalah untuk arsip. Ini penting banget untuk pendokumentasian kegiatan organisasi dan memudahkan pencarian kembali surat di masa depan.

Tanpa tembusan yang tepat, informasi bisa mandek di satu titik, pihak yang seharusnya tahu jadi ketinggalan, dan proses kerja bisa terganggu. Makanya, bagian ini nggak boleh diabaikan.

Image just for illustration

Letak dan Format Bagian Tembusan¶

Bagian tembusan biasanya terletak di pojok kiri bawah surat, persis di bawah blok tanda tangan pengirim surat (nama, jabatan, NIP/NIK kalau ada).

Format penulisannya cukup standar:

1. Dimulai dengan kata “Tembusan:” diikuti tanda titik dua.
2. Di bawahnya, dicantumkan daftar pihak-pihak yang menerima tembusan. Setiap penerima ditulis dalam baris terpisah.
3. Biasanya diawali dengan singkatan “Yth.” (Yang terhormat) diikuti jabatan atau nama penerima tembusan (jika memang perlu menyebut nama). Kadang juga cukup jabatannya saja.
4. Penomoran sering digunakan jika daftar penerima tembusan lebih dari satu.
5. Urutan penerima tembusan biasanya mengikuti hierarki atau urutan kepentingan. Paling atas adalah pihak dengan kedudukan tertinggi atau yang paling penting untuk diketahui, diakhiri dengan “Arsip” jika memang ada salinan untuk arsip.

Contoh formatnya kurang lebih seperti ini:

Tembusan:
1. Yth. Bapak/Ibu [Jabatan Atasan Langsung]
2. Yth. Kepala Unit [Nama Unit Terkait]
3. Arsip

Atau bisa juga tanpa penomoran jika penerimanya hanya sedikit:

Tembusan:
Yth. Bapak/Ibu [Jabatan Atasan]
Arsip

Pastikan penulisan jabatan atau nama penerima tembusan sudah benar dan sesuai dengan struktur organisasi atau identitas pihak terkait. Ketelitian di bagian ini mencerminkan profesionalisme.

Siapa Saja yang Biasa Menerima Tembusan?¶

Penerima tembusan bisa bervariasi tergantung jenis surat, isi surat, dan struktur organisasi pengirim. Beberapa contoh umum penerima tembusan antara lain:

• Atasan Langsung: Direktur, Manajer, Kepala Bagian, atau Pejabat yang berkedudukan lebih tinggi dari pengirim surat, yang perlu tahu bahwa surat tersebut sudah dikirimkan.
• Unit Kerja Terkait: Departemen atau bagian lain dalam organisasi yang memiliki kaitan langsung atau tidak langsung dengan perihal surat. Contoh: Keuangan (jika surat berdampak finansial), SDM (jika menyangkut pegawai), Logistik (jika terkait pengadaan barang).
• Pihak Internal Lain yang Perlu Tahu: Individu atau tim spesifik di dalam organisasi yang informasinya relevan bagi pekerjaan mereka.
• Pihak Eksternal Terkait (Jarang, Tapi Mungkin): Kadang-kadang, salinan tembusan juga perlu dikirim ke pihak di luar organisasi yang punya kepentingan terhadap informasi tersebut, misalnya instansi pemerintah terkait, rekanan, atau asosiasi (tentunya dengan pertimbangan relevansi dan kerahasiaan).
• Arsip: Ini adalah penerima tembusan yang paling umum dan seringkali wajib ada. Salinan untuk arsip ini penting untuk dokumentasi organisasi.

Menentukan siapa saja yang berhak menerima tembusan memerlukan pemahaman yang baik tentang alur kerja, struktur organisasi, dan relevansi informasi bagi setiap pihak.

Contoh Penggunaan Tembusan dalam Berbagai Jenis Surat¶

Penggunaan tembusan sangat bervariasi tergantung pada tujuan dan jenis suratnya. Berikut beberapa contoh skenario:

1. Surat Undangan Rapat¶

Skenario: Bagian Marketing mengundang perwakilan dari berbagai departemen untuk rapat koordinasi strategi.
Penerima Utama: Perwakilan dari departemen yang diundang (misal: Kepala Bagian Penjualan, Kepala Bagian Produk).
Penerima Tembusan:
* Direktur Pemasaran (Atasan yang menyetujui atau perlu tahu jalannya rapat).
* Kepala Departemen tempat perwakilan berasal (agar mereka tahu stafnya diundang rapat).
* Arsip (untuk dokumentasi).

Tembusan:
1. Yth. Direktur Pemasaran
2. Yth. Para Kepala Departemen [Daftar Nama Departemen]
3. Arsip

Ini memastikan bahwa atasan tahu tentang rapat tersebut, kepala departemen tahu stafnya akan menghadiri rapat, dan ada salinannya untuk dokumentasi resmi.

2. Surat Pemberitahuan Kebijakan Baru¶

Skenario: Departemen SDM mengeluarkan surat pemberitahuan tentang kebijakan cuti baru.
Penerima Utama: Seluruh Karyawan (biasanya didistribusikan atau ditempel di papan pengumuman/intranet, surat ditujukan Yth. Seluruh Karyawan).
Penerima Tembusan:
* Direktur Utama/CEO (Sebagai persetujuan dan informasi tingkat tinggi).
* Direktur SDM (Jika surat ditandatangani Manajer SDM, maka Direktur SDM perlu ditembuskan).
* Kepala Unit Kerja (Agar mereka aware dan bisa menjelaskan ke stafnya jika ada pertanyaan).
* Arsip (untuk dokumentasi kebijakan).

Tembusan:
1. Yth. Direktur Utama
2. Yth. Direktur SDM
3. Yth. Para Kepala Unit Kerja di Lingkungan [Nama Perusahaan]
4. Arsip

Dalam kasus ini, penerima utama adalah semua karyawan (meskipun tidak ditulis satu per satu di bagian alamat), dan tembusan ditujukan kepada para pejabat yang perlu tahu dan unit kerja yang akan berinteraksi langsung dengan implementasi kebijakan.

3. Surat Permohonan Pengadaan Barang¶

Skenario: Sebuah departemen mengajukan permohonan pembelian peralatan baru.
Penerima Utama: Kepala Bagian Logistik/Pengadaan (pihak yang bertugas memproses permohonan).
Penerima Tembusan:
* Kepala Departemen Pemohon (Atasan yang menyetujui permohonan).
* Kepala Bagian Keuangan (Agar tahu akan ada potensi pengeluaran).
* Arsip (untuk dokumentasi).

Tembusan:
1. Yth. Kepala Departemen [Nama Departemen Pemohon]
2. Yth. Kepala Bagian Keuangan
3. Arsip

Ini memastikan atasan pemohon tahu permohonannya sudah diproses, Keuangan siap-siap, dan Logistik sebagai penerima utama bisa memproses pengadaan.

4. Surat Keputusan¶

Skenario: Surat keputusan mengenai mutasi seorang karyawan.
Penerima Utama: Karyawan yang bersangkutan.
Penerima Tembusan:
* Direktur Utama (Jika keputusan berskala besar atau ditandatangani direktur di bawahnya).
* Direktur SDM (Departemen yang mengeluarkan SK dan mengurus administrasinya).
* Kepala Departemen Asal (Agar tahu stafnya pindah).
* Kepala Departemen Tujuan (Agar tahu akan ada staf baru).
* Bagian Penggajian (Untuk penyesuaian gaji/tunjangan jika ada).
* Arsip (untuk dokumentasi kepegawaian).

Tembusan:
1. Yth. Direktur Utama
2. Yth. Direktur SDM
3. Yth. Kepala Departemen [Nama Departemen Asal]
4. Yth. Kepala Departemen [Nama Departemen Tujuan]
5. Bagian Penggajian
6. Arsip

Surat keputusan seringkali memiliki daftar tembusan yang cukup panjang karena menyangkut banyak pihak yang terkait dengan status kepegawaian seseorang.

Contoh Surat Resmi Lengkap dengan Bagian Tembusan¶

Mari kita buat satu contoh surat resmi yang sederhana tapi lengkap, termasuk bagian tembusannya. Anggap saja ini surat undangan rapat internal.

[Kop Surat Perusahaan/Organisasi]
_______________________________________________________________________

Nomor      : [Nomor Surat]/UND/XI/2023
Lampiran   : -
Perihal    : Undangan Rapat Koordinasi Proyek "Quantum"

Yth.
Kepala Bagian Operasional
PT Maju Jaya

di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan persiapan finalisasi Proyek "Quantum" yang akan segera memasuki tahap implementasi, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan membahas langkah-langkah strategis dan pembagian tugas tim.

Rapat tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Kamis, 23 November 2023
Waktu         : Pukul 10.00 - 12.00 WIB
Tempat        : Ruang Rapat Andromeda, Lantai 3 Gedung Utama
Acara         : Diskusi dan Finalisasi Rencana Implementasi Proyek "Quantum"

Mengingat pentingnya agenda ini, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan. Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu kepada Sdri. [Nama Sekretaris] di ext. [Nomor Extension] paling lambat tanggal 21 November 2023.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,


[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pengirim]
[Jabatan Pengirim]

Tembusan:
1. Yth. Direktur Operasional
2. Yth. Kepala Divisi Perencanaan Strategis
3. Arsip

Dalam contoh ini:
* Penerima Utama: Kepala Bagian Operasional (beliau yang diminta hadir atau mewakilkan).
* Penerima Tembusan: Direktur Operasional (atasan langsung dari Kepala Bagian Operasional, perlu tahu undangan ini dikeluarkan) dan Kepala Divisi Perencanaan Strategis (pihak yang mungkin terkait erat dengan proyek ini dari sisi perencanaan jangka panjang). Arsip penting untuk dokumentasi acara rapat.

Tips Menulis Tembusan Surat Resmi¶

Agar bagian tembusan suratmu berfungsi optimal dan nggak malah menimbulkan kebingungan, perhatikan tips berikut:

1. Identifikasi dengan Tepat: Pikirkan baik-baik, siapa saja sih yang benar-benar perlu tahu isi surat ini? Jangan sampai terlalu banyak atau terlalu sedikit.
2. Gunakan Jabatan atau Nama + Jabatan: Lebih aman menggunakan jabatan, kecuali jika memang surat tersebut sangat personal atau hierarkinya mengharuskan penyebutan nama. Misalnya, “Yth. Bapak/Ibu Direktur” lebih umum daripada “Yth. Bapak Budi Santoso, Direktur”. Tapi kalau tembusannya ke personal tertentu di luar struktur standar, nama bisa jadi perlu.
3. Urutkan Berdasarkan Hierarki atau Kepentingan: Biasanya diurutkan dari pejabat tertinggi atau yang paling penting, hingga ke arsip di urutan terakhir.
4. Cek Kembali Relevansinya: Pastikan pihak yang ditembuskan memang punya kaitan dengan isi surat. Menembuskan surat ke pihak yang nggak relevan hanya akan menambah tumpukan kertas/email mereka dan mengabaikan informasi penting lainnya.
5. Perhatikan Kerahasiaan: Jika isi surat sangat rahasia, pastikan pihak yang ditembuskan memang berhak dan berkepentingan untuk mengetahui informasi tersebut.
6. Jangan Lupa Arsip: Tembusan untuk arsip adalah praktik standar yang sangat direkomendasikan. Ini membantu organisasi memiliki rekam jejak komunikasi.

Mengabaikan bagian tembusan atau menuliskannya secara asal-asalan bisa berakibat fatal pada alur kerja dan dokumentasi organisasi.

Image just for illustration

Evolusi Tembusan: Dari Kertas Karbon ke Dunia Digital¶

Istilah “tembusan” sendiri secara historis erat kaitannya dengan penggunaan kertas karbon (carbon paper). Dulu, saat mengetik surat dengan mesin tik, untuk membuat salinan, orang menyelipkan kertas karbon di antara dua lembar kertas biasa. Saat tombol mesin tik ditekan, tinta dari pita akan mengenai kertas pertama, dan tekanan yang sama akan membuat tinta dari kertas karbon menempel di kertas kedua, menghasilkan salinan. Salinan inilah yang kemudian dikirim sebagai “tembusan”.

Di era digital seperti sekarang, konsep tembusan tetap ada dan malah jadi lebih mudah. Di email, kita mengenal fitur “Cc” (Carbon Copy) dan “Bcc” (Blind Carbon Copy). Cc fungsinya persis sama dengan tembusan di surat fisik: penerima Cc melihat siapa saja penerima Cc lainnya, dan penerima utama juga tahu siapa saja yang menerima salinan. Bcc fungsinya untuk mengirim salinan tanpa penerima lain tahu siapa saja yang ada di daftar Bcc.

Meskipun surat fisik mungkin tidak seumum dulu di beberapa konteks, praktik tembusan dalam komunikasi formal (termasuk memo, notulen, dan surat digital lainnya) tetap relevan. Pengelolaan dokumen digital seringkali juga menyertakan metadata tentang kepada siapa dokumen itu didistribusikan atau di-share, yang esensinya sama dengan tembusan.

Fakta Menarik Seputar Tembusan¶

• Asal Istilah: Kata “tembusan” di sini memang berasal dari proses menembus (menggunakan tekanan) untuk membuat salinan dengan kertas karbon.
• Bukti Hukum: Dalam konteks hukum atau audit, salinan surat dengan tembusan yang ditujukan ke pihak tertentu bisa menjadi bukti bahwa pihak tersebut sudah mengetahui suatu informasi atau keputusan.
• Pentingnya Urutan: Di beberapa instansi atau perusahaan yang sangat hierarkis, urutan nama/jabatan di bagian tembusan sangat penting dan mencerminkan alur pelaporan atau koordinasi internal. Salah urut bisa dianggap kurang etis atau tidak memahami prosedur.
• “Blind Carbon Copy” (Bcc) di Digital: Fitur Bcc di email sering digunakan untuk “tembusan rahasia”, di mana penerima utama dan penerima Cc tidak tahu bahwa ada pihak lain yang menerima salinan (melalui Bcc). Konsep Bcc ini sulit diimplementasikan di surat fisik tradisional.

Memahami sejarah dan evolusi tembusan membantu kita menghargai betapa pentingnya memastikan informasi sampai ke tangan yang tepat dalam komunikasi formal.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari¶

Saat menulis bagian tembusan, beberapa kesalahan sering terjadi:

• Lupa Menulis Tembusan: Surat penting dikeluarkan, tapi lupa ditembuskan ke atasan atau unit terkait. Akibatnya, mereka jadi ketinggalan informasi.
• Daftar Tembusan Terlalu Panjang: Menembuskan surat ke terlalu banyak pihak yang sebetulnya tidak begitu relevan. Ini hanya akan memenuhi inbox atau meja mereka dengan informasi yang tidak perlu.
• Salah Menulis Jabatan/Nama: Terlihat tidak profesional dan bisa menimbulkan kebingungan.
• Urutan yang Keliru: Menulis nama/jabatan dengan urutan yang tidak sesuai hierarki atau kepentingan.
• Tembusan Tidak Dibaca: Terkadang, pihak yang menerima tembusan menganggapnya hanya sebagai “informasi tambahan” dan tidak membacanya dengan saksama, padahal mungkin ada implikasi penting bagi mereka. Ini bukan salah penulis surat, tapi penting untuk disadari bahwa efektivitas tembusan juga bergantung pada penerimanya.

Sebagai penulis surat, tugas kita adalah memastikan bagian tembusan ditulis dengan benar dan ditujukan kepada pihak yang tepat.

Manfaat Menggunakan Tembusan dengan Benar¶

Menggunakan tembusan secara profesional dan tepat membawa banyak manfaat:

• Alur Informasi Lancar: Memastikan semua pihak yang berkepentingan mendapatkan informasi yang relevan secara efisien.
• Meningkatkan Akuntabilitas: Semua pihak yang menerima tembusan dianggap sudah mengetahui isi surat, sehingga lebih mudah meminta pertanggungjawaban jika diperlukan.
• Mendukung Pengambilan Keputusan: Pihak yang menerima tembusan (terutama atasan atau unit terkait) bisa menggunakan informasi tersebut sebagai dasar pengambilan keputusan atau tindakan lanjutan.
• Dokumentasi Kuat: Salinan tembusan yang tersimpan rapi (baik fisik maupun digital) menjadi bukti komunikasi yang kuat untuk referensi di masa depan, audit, atau kebutuhan hukum.
• Mencerminkan Profesionalisme: Surat yang ditulis dengan struktur lengkap dan bagian tembusan yang rapi menunjukkan bahwa pengirim dan organisasinya menjalankan administrasi dengan profesional.

Dalam lingkungan kerja yang dinamis, komunikasi yang efektif adalah kunci. Dan bagian tembusan, sekecil apapun kelihatannya, punya peran besar dalam mewujudkan komunikasi formal yang efektif dan efisien.

mermaid graph TD A[Pengirim Surat] --> B{Surat Resmi}; B --> C[Penerima Utama]; B --> D[Penerima Tembusan 1<br/>(Contoh: Atasan)]; B --> E[Penerima Tembusan 2<br/>(Contoh: Unit Terkait)]; B --> F[Penerima Tembusan 3<br/>(Contoh: Arsip)];
Diagram di atas menunjukkan bagaimana satu surat resmi bisa sampai ke penerima utama untuk ditindaklanjuti, dan juga ke beberapa pihak lain sebagai tembusan untuk informasi atau dokumentasi.

Kesimpulan (Implicit)¶

Memahami dan mempraktikkan penulisan tembusan surat resmi dengan benar adalah skill dasar yang wajib dimiliki siapa saja yang berurusan dengan administrasi formal. Ini bukan sekadar tempelan, tapi bagian integral dari sebuah surat yang punya fungsi vital dalam penyebaran informasi, akuntabilitas, dan dokumentasi. Dari contoh-contoh di atas, kita bisa lihat betapa bervariasinya penggunaan tembusan tergantung konteks suratnya. Dengan memperhatikan tips dan menghindari kesalahan umum, kamu bisa memastikan surat resmi yang kamu buat atau kelola berfungsi secara maksimal.

Bagaimana pengalamanmu dengan tembusan surat? Pernahkah kamu menemukan kasus di mana tembusan memainkan peran krusial atau malah menimbulkan masalah? Atau mungkin kamu punya tips tambahan dalam mengelola tembusan?

Yuk, share pengalaman atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah! Diskusi ini pasti bermanfaat buat kita semua.