Contoh Surat Penyerahan Geran Tanah: Lihat Disini Formatnya

Daftar Isi

Surat penyerahan geran tanah, atau yang biasa kita sebut surat serah terima sertifikat tanah di Indonesia, adalah dokumen penting yang seringkali dibutuhkan dalam berbagai transaksi terkait properti. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti formal bahwa sertifikat tanah, yang merupakan bukti kepemilikan legal, telah berpindah tangan dari satu pihak ke pihak lain. Meskipun terlihat sederhana, surat ini punya peranan krusial lho dalam memastikan proses peralihan kepemilikan berjalan lancar dan tercatat.

Mengapa Sertifikat Tanah Itu Penting?

Sebelum jauh membahas surat penyerahan, mari kita pahami dulu apa itu “geran tanah” atau yang kita kenal sebagai sertifikat tanah. Sertifikat tanah adalah dokumen legal yang dikeluarkan oleh Badan Pertanahan Nasional (BPN). Dokumen inilah yang menjadi bukti terkuat atas kepemilikan seseorang terhadap sebidang tanah atau bangunan di atasnya.

Ada beberapa jenis sertifikat tanah di Indonesia, yang paling umum adalah Sertifikat Hak Milik (SHM) dan Sertifikat Hak Guna Bangunan (SHGB). SHM punya kedudukan paling tinggi karena memberikan hak kepemilikan penuh dan tanpa batas waktu. Sementara itu, SHGB memberikan hak untuk mendirikan dan memiliki bangunan di atas tanah negara atau tanah milik pihak lain, dengan batas waktu tertentu. Memegang sertifikat tanah ibarat memegang kunci sah atas aset properti Anda.

Fungsi Surat Penyerahan Geran Tanah¶

Lalu, kenapa kita butuh surat penyerahan geran tanah atau surat serah terima sertifikat tanah? Bukannya kepemilikan langsung berpindah saat transaksi selesai? Nah, surat ini dibutuhkan untuk mendokumentasikan momen fisik penyerahan sertifikat asli. Ada beberapa skenario umum yang memerlukan surat ini:

Penyerahan Sertifikat dalam Transaksi Jual Beli¶

Ketika Anda menjual atau membeli tanah, prosesnya melibatkan Akta Jual Beli (AJB) yang dibuat oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT). AJB inilah yang secara hukum mengalihkan hak milik. Namun, setelah AJB ditandatangani dan pembayaran lunas, penjual menyerahkan sertifikat asli kepada pembeli atau PPAT. Surat penyerahan ini menjadi bukti bahwa sertifikat asli benar-benar telah diterima oleh pihak pembeli atau kuasanya.

Penyerahan Sertifikat dalam Proses Hibah¶

Hibah adalah pemberian sesuatu (termasuk tanah) dari seseorang kepada orang lain tanpa mengharapkan imbalan. Proses hibah tanah juga memerlukan akta hibah yang dibuat di hadapan PPAT. Serupa dengan jual beli, setelah akta hibah selesai, sertifikat asli tanah yang dihibahkan diserahkan kepada penerima hibah. Surat penyerahan ini mendokumentasikan serah terima fisik sertifikat tersebut.

Penyerahan Sertifikat Warisan¶

Ketika pewaris meninggal, aset berupa tanah akan diwariskan kepada ahli waris. Setelah penetapan ahli waris dan proses pembagian warisan, sertifikat tanah yang semula atas nama pewaris akan diserahkan kepada ahli waris yang berhak. Surat penyerahan bisa dibuat antar sesama ahli waris atau dari kuasa hukum/pelaksana wasiat kepada ahli waris.

Penyerahan untuk Tujuan Lain¶

Selain yang di atas, surat penyerahan sertifikat juga bisa dibutuhkan untuk keperluan lain, misalnya penyerahan sertifikat kepada bank sebagai jaminan utang (meskipun biasanya ada akta fidusia atau Hak Tanggungan yang lebih kuat), penyerahan kepada notaris/PPAT untuk pengurusan balik nama, atau penyerahan dalam konteks tukar guling (ruilslag) tanah.

Fungsi utama surat ini adalah menciptakan jejak audit dan bukti tertulis bahwa dokumen penting (sertifikat tanah) telah diserahkan dari tangan satu ke tangan lain pada tanggal tertentu. Ini bisa sangat berguna jika di kemudian hari ada sengketa atau pertanyaan tentang keberadaan sertifikat tersebut.

Komponen Penting dalam Surat Penyerahan Geran Tanah¶

Membuat surat penyerahan geran tanah tidak boleh asal-asalan. Ada beberapa elemen kunci yang wajib ada agar surat tersebut sah dan informatif. Kelengkapan informasi ini memastikan tidak ada keraguan mengenai apa yang diserahkan, siapa yang menyerahkan, dan siapa yang menerima.

Identitas Pihak yang Menyerahkan¶

Bagian ini harus mencantumkan identitas lengkap pihak yang menyerahkan sertifikat. Data yang diperlukan meliputi:
* Nama Lengkap
* Nomor Induk Kependudukan (NIK)
* Alamat Lengkap
* Nomor Telepon (opsional, tapi baik untuk komunikasi)

Identitas ini harus sesuai dengan data yang tertera di Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau identitas resmi lainnya. Jika yang menyerahkan adalah badan hukum, maka identitas badan hukum (nama perusahaan, alamat, nama direktur yang berwenang) yang dicantumkan.

Identitas Pihak yang Menerima¶

Sama seperti pihak yang menyerahkan, identitas pihak yang menerima juga harus dicantumkan secara lengkap:
* Nama Lengkap
* Nomor Induk Kependudukan (NIK)
* Alamat Lengkap
* Nomor Telepon (opsional)

Pihak yang menerima bisa jadi adalah individu, sekelompok individu (misalnya ahli waris bersama), badan hukum, atau bahkan notaris/PPAT yang bertindak atas nama klien.

Detail Sertifikat Tanah yang Diserahkan¶

Ini adalah inti dari surat penyerahan. Deskripsi sertifikat tanah yang diserahkan harus sangat jelas dan akurat untuk menghindari kekeliruan. Informasi yang perlu dicantumkan antara lain:
* Jenis Sertifikat (SHM, SHGB, dll.)
* Nomor Sertifikat
* Nomor Surat Ukur (SU) dan Tanggal (biasanya ada di sertifikat)
* Luas Tanah (tercantum di sertifikat)
* Lokasi Tanah (Alamat Lengkap: Jalan, Nomor, Desa/Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten/Kota, Provinsi)
* Atas Nama Siapa Sertifikat Tersebut Terdaftar (nama pemilik terakhir sesuai sertifikat)

Pastikan semua detail ini sesuai persis dengan apa yang tertera di fisik sertifikat tanah yang diserahkan.

Pernyataan Penyerahan dan Penerimaan¶

Bagian ini merupakan inti pernyataan dalam surat. Secara eksplisit harus dinyatakan bahwa pada tanggal tertentu, pihak pertama (yang menyerahkan) dengan ini menyerahkan sertifikat tanah dengan detail tersebut di atas kepada pihak kedua (yang menerima), dan pihak kedua dengan ini menyatakan telah menerima sertifikat tanah tersebut dalam kondisi baik dan lengkap.

Pernyataan ini menegaskan persetujuan kedua belah pihak terhadap proses serah terima yang terjadi.

Tanggal dan Lokasi Pembuatan Surat¶

Setiap dokumen resmi harus memiliki tanggal pembuatan dan lokasi di mana surat itu ditandatangani. Tanggal ini penting untuk menunjukkan kapan serah terima fisik sertifikat itu terjadi.

Tanda Tangan Para Pihak¶

Pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima WAJIB membubuhkan tanda tangan mereka di surat ini. Tanda tangan ini menjadi bukti otentik persetujuan dan pelaksanaan serah terima.

Saksi (Opsional tapi Sangat Disarankan)¶

Kehadiran saksi sangat dianjurkan, terutama untuk transaksi bernilai tinggi seperti jual beli atau hibah. Saksi bisa dari keluarga, teman, atau bahkan staf notaris/PPAT jika serah terima dilakukan di kantor mereka. Identitas lengkap saksi (nama, NIK, alamat) dan tanda tangan mereka akan memperkuat keabsahan surat penyerahan ini. Biasanya minimal ada 2 orang saksi.

Image just for illustration

Tips Praktis Membuat Surat Penyerahan¶

• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas: Hindari kalimat yang ambigu. Gunakan bahasa Indonesia yang baku dan mudah dipahami.
• Periksa Ulang Semua Data: Pastikan nama, NIK, alamat, dan detail tanah (nomor sertifikat, luas, lokasi) sudah benar 100% sesuai dengan KTP dan sertifikat asli. Salah ketik bisa menimbulkan masalah di kemudian hari.
• Buat Rangkap: Buat minimal dua rangkap asli surat ini. Satu untuk pihak yang menyerahkan, satu untuk pihak yang menerima. Jika ada saksi, setiap saksi juga bisa memegang salinannya, atau cukup dicatat bahwa mereka memegang salinan.
• Lakukan Serah Terima Fisik Saat Penandatanganan: Penandatanganan surat sebaiknya dilakukan bersamaan dengan penyerahan fisik sertifikat asli. Ini memastikan bahwa saat surat ditandatangani, sertifikatnya memang benar-benar berpindah tangan.
• Sertakan Fotokopi KTP dan Sertifikat: Lampirkan fotokopi KTP para pihak dan fotokopi sertifikat tanah yang diserahkan pada surat asli yang dipegang masing-masing pihak. Ini sebagai bukti pendukung.
• Pertimbangkan Notaris/PPAT: Untuk transaksi besar seperti jual beli atau hibah, serah terima sertifikat biasanya difasilitasi oleh notaris/PPAT. Akta yang mereka buat lebih kuat secara hukum daripada surat serah terima biasa. Namun, surat serah terima ini bisa menjadi pelengkap atau dibuat jika serah terima fisik sertifikat dilakukan terpisah dari penandatanganan akta utama.

Contoh Surat Penyerahan Geran Tanah (Serah Terima Sertifikat Tanah)¶

Berikut adalah contoh format surat penyerahan geran tanah atau serah terima sertifikat tanah yang bisa Anda adaptasi sesuai kebutuhan:

---

SURAT PERNYATAAN SERAH TERIMA SERTIFIKAT TANAH

Pada hari ini, [Hari, Tanggal, Bulan, Tahun] ([dd/mm/yyyy]), bertempat di [Alamat Lengkap Lokasi Serah Terima], kami yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pihak yang Menyerahkan, contoh: Budi Santoso]
   NIK : [Nomor NIK Pihak yang Menyerahkan]
   Alamat : [Alamat Lengkap Pihak yang Menyerahkan]
   Telepon : [Nomor Telepon Pihak yang Menyerahkan, opsional]
   Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama diri sendiri, selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA (Yang Menyerahkan).

2. Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pihak yang Menerima, contoh: Siti Aminah]
   NIK : [Nomor NIK Pihak yang Menerima]
   Alamat : [Alamat Lengkap Pihak yang Menerima]
   Telepon : [Nomor Telepon Pihak yang Menerima, opsional]
   Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama diri sendiri, selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA (Yang Menerima).

PIHAK PERTAMA dengan ini menyatakan telah menyerahkan kepada PIHAK KEDUA, dan PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima dari PIHAK PERTAMA, satu (1) buah Sertifikat Tanah dengan rincian sebagai berikut:

• Jenis Sertifikat : [Contoh: Sertifikat Hak Milik / Sertifikat Hak Guna Bangunan]
• Nomor Sertifikat : [Nomor Lengkap Sertifikat Tanah, contoh: No. 12345]
• Surat Ukur / Gambar Situasi : [Nomor Surat Ukur/Gambar Situasi dan Tanggal, contoh: No. 00123/2023 tanggal 10 Januari 2023]
• Luas Tanah : [Luas Tanah dalam Meter Persegi, contoh: 200 m²]
• Lokasi Tanah : [Alamat Lengkap Lokasi Tanah, contoh: Jl. Mawar No. 5, RT 001 RW 002, Kelurahan Melati, Kecamatan Indah, Kota Harmoni, Provinsi Damai]
• Terdaftar Atas Nama : [Nama Pemilik Terakhir sesuai Sertifikat, contoh: Budi Santoso]

Penyerahan Sertifikat Tanah ini dilakukan sehubungan dengan [Jelaskan dasar penyerahan, contoh: pelaksanaan Akta Jual Beli Nomor … tanggal … yang dibuat oleh PPAT …, atau sebagai bagian dari proses pembagian warisan, atau sebagai hadiah/hibah, dll.].

Dengan ditandatanganinya Surat Pernyataan Serah Terima ini, maka penguasaan fisik atas Sertifikat Tanah tersebut telah beralih sepenuhnya dari PIHAK PERTAMA kepada PIHAK KEDUA.

Demikian Surat Pernyataan Serah Terima Sertifikat Tanah ini dibuat dengan sebenar-benarnya dalam rangkap [Jumlah Rangkap, contoh: 2 (dua)] asli untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Lokasi Pembuatan Surat], [Tanggal Pembuatan Surat]

PIHAK PERTAMA (Yang Menyerahkan)

[Matera Rp 10.000]

( [Nama Lengkap Pihak yang Menyerahkan] )

PIHAK KEDUA (Yang Menerima)

( [Nama Lengkap Pihak yang Menerima] )

SAKSI-SAKSI

1. Nama Lengkap : [Nama Saksi 1]
   NIK : [NIK Saksi 1]
   Alamat : [Alamat Saksi 1]

   ( [Tanda Tangan Saksi 1] )

2. Nama Lengkap : [Nama Saksi 2]
   NIK : [NIK Saksi 2]
   Alamat : [Alamat Saksi 2]

   ( [Tanda Tangan Saksi 2] )

---

Catatan Penting:
* Penggunaan meterai Rp 10.000,- pada surat ini sangat disarankan untuk memberikan kekuatan pembuktian di pengadilan jika terjadi sengketa. Meterai ditempelkan di atas tanda tangan Pihak Pertama atau bisa juga di tengah antara tanda tangan Pihak Pertama dan Kedua.
* Pastikan semua bagian yang ada dalam kurung siku [] diisi dengan data yang benar dan lengkap.
* Sesuaikan kalimat pada bagian “Penyerahan Sertifikat Tanah ini dilakukan sehubungan dengan…” dengan kondisi yang sebenarnya terjadi.

Image just for illustration

Proses Setelah Penyerahan Sertifikat¶

Perlu diingat baik-baik, surat penyerahan ini hanyalah bukti serah terima fisik dokumen sertifikat. Surat ini bukan merupakan bukti peralihan hak milik yang sah secara hukum. Peralihan hak milik atas tanah hanya bisa dilakukan melalui Akta yang dibuat oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) dan selanjutnya didaftarkan di Badan Pertanahan Nasional (BPN).

Setelah sertifikat tanah diserahkan kepada pihak yang berhak menerimanya, langkah selanjutnya yang paling krusial adalah mengurus proses balik nama sertifikat di Kantor Pertanahan (BPN) setempat. Proses ini mengubah nama pemilik yang tertera di sertifikat dari nama pemilik lama menjadi nama pemilik baru.

Langkah-Langkah Umum Proses Balik Nama di BPN:¶

1. Lengkapi Dokumen: Kumpulkan semua dokumen yang diperlukan, antara lain:

   • Sertifikat Tanah Asli
   • Akta Peralihan Hak (AJB, Akta Hibah, Penetapan Waris, dll.) yang dibuat oleh PPAT atau Pengadilan.
   • Surat Pernyataan Serah Terima Sertifikat (opsional, tapi bisa dilampirkan)
   • KTP Pihak yang Menyerahkan (Penjual/Pemberi Hibah/Pewaris - bisa diwakili ahli waris)
   • KTP Pihak yang Menerima (Pembeli/Penerima Hibah/Ahli Waris)
   • Kartu Keluarga (KK) Pihak yang Menerima
   • Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Pihak yang Menerima
   • Surat Pemberitahuan Pajak Terutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT PBB) tahun terakhir
   • Bukti pembayaran PBB
   • Bukti pembayaran Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan (BPHTB) oleh pihak yang menerima
   • Bukti pembayaran Pajak Penghasilan (PPh) oleh pihak yang menyerahkan (untuk jual beli)
   • Surat Pengantar dari PPAT (jika proses melalui PPAT)
   • Dokumen lain yang mungkin diminta BPN sesuai kasusnya (misal: surat keterangan waris, penetapan pengadilan).

2. Datangi Kantor Pertanahan: Ajukan permohonan balik nama ke Loket Pelayanan Kantor Pertanahan setempat sesuai lokasi tanah.

3. Pembayaran Biaya PNBP: Bayar biaya Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) untuk proses balik nama sesuai tarif yang berlaku.

4. Proses Verifikasi dan Pendaftaran: Petugas BPN akan memverifikasi keaslian dokumen, melakukan pengecekan data fisik dan yuridis tanah, dan mencatat peralihan hak dalam buku tanah dan sertifikat.

5. Pengambilan Sertifikat Baru: Setelah proses selesai (biasanya memakan waktu beberapa hari hingga minggu tergantung antrean dan kelengkapan data), sertifikat tanah yang sudah berganti nama bisa diambil.

Tanpa proses balik nama di BPN, nama pemilik di sertifikat masih atas nama yang lama, meskipun secara perdata hak milik sudah beralih (melalui AJB, Akta Hibah, dsb.). Ini bisa menimbulkan kesulitan di kemudian hari, misalnya saat ingin menjual kembali atau menjadikan tanah sebagai jaminan.

Pentingnya Legalitas dan Keterlibatan Profesional¶

Untuk transaksi tanah yang signifikan (jual beli, hibah, waris), sangat disarankan untuk melibatkan Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT). PPAT adalah pejabat umum yang berwenang membuat Akta Peralihan Hak atas tanah. Akta yang dibuat oleh PPAT memiliki kekuatan hukum yang jauh lebih kuat dibandingkan surat pernyataan biasa.

PPAT akan membantu mengurus keseluruhan proses dari awal transaksi, pengecekan sertifikat keaslian di BPN, perhitungan dan pembayaran pajak, pembuatan Akta, hingga pengajuan proses balik nama di BPN. Keterlibatan PPAT memberikan kepastian hukum dan meminimalisir risiko sengketa di kemudian hari.

Surat penyerahan geran tanah atau serah terima sertifikat ini bisa menjadi pelengkap dari proses yang dilakukan PPAT, sebagai bukti fisik penyerahan dokumen sertifikat asli. Namun, jangan pernah menganggap surat ini sebagai pengganti Akta Peralihan Hak atau proses pendaftaran di BPN ya.

Image just for illustration

Fakta Menarik Seputar Sertifikat Tanah di Indonesia¶

• Indonesia telah memulai program Pendaftaran Tanah Sistematis Lengkap (PTSL) untuk mempercepat pendaftaran seluruh bidang tanah di Indonesia. Tujuannya adalah memberikan kepastian hukum atas kepemilikan tanah bagi masyarakat.
• Sertifikat tanah di Indonesia memiliki beberapa ciri keamanan untuk mencegah pemalsuan, termasuk kertas khusus berhologram, tanda air, dan kode unik.
• Data fisik tanah (luas dan batas) dan data yuridis (kepemilikan dan riwayatnya) tercatat lengkap di Kantor Pertanahan. Saat balik nama, BPN akan memastikan data di sertifikat sesuai dengan data di buku tanah dan peta pendaftaran.
• Sertifikat tanah yang dipegang merupakan bukti kepemilikan, tetapi kondisi fisik tanah di lapangan juga penting untuk diperhatikan. Pastikan batas-batas tanah jelas dan tidak ada sengketa dengan tetangga.

Memiliki sertifikat tanah yang sah dan terdaftar atas nama kita adalah bentuk investasi keamanan yang penting. Merawat sertifikat asli dengan baik, menyimpannya di tempat aman, dan segera mengurus balik nama setelah terjadi peralihan hak adalah hal-hal yang krusial. Surat penyerahan geran tanah ini menjadi salah satu bagian dari rangkaian proses besar tersebut, memastikan bahwa dokumen kunci berpindah tangan dengan tercatat.

Semoga panduan dan contoh surat ini bermanfaat ya buat Anda yang sedang berurusan dengan penyerahan sertifikat tanah. Proses legal terkait tanah memang seringkali terlihat rumit, tapi dengan pemahaman yang benar dan dokumen yang lengkap, semuanya pasti bisa berjalan lancar.

Punya pengalaman mengurus penyerahan sertifikat tanah? Atau ada pertanyaan seputar surat ini? Yuk, bagi pengalaman atau tanyakan di kolom komentar di bawah!