Begini Contoh Surat Dinas Block Style yang Benar

Table of Contents

Surat dinas adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang krusial dalam dunia kerja, pemerintahan, atau organisasi formal lainnya. Bentuknya yang baku menunjukkan profesionalisme dan keabsahan. Salah satu gaya penulisan surat dinas yang populer dan banyak digunakan adalah block style, atau sering juga disebut gaya lurus. Gaya ini dikenal karena tampilannya yang rapi, modern, dan mudah dibaca karena semua bagiannya rata kiri.

Kalau kamu sering berurusan dengan surat-menyurat formal atau lagi belajar bikin surat dinas, memahami block style itu penting banget. Gaya ini meminimalkan indentasi dan membuat semua elemen surat dimulai dari margin kiri. Ini beda banget sama gaya lain yang mungkin pakai banyak tab atau menjorok ke dalam.

Apa Sih Block Style Itu?¶

Secara singkat, block style adalah format penulisan surat di mana semua elemen surat, mulai dari tanggal, alamat tujuan, salam pembuka, isi paragraf, salam penutup, sampai tanda tangan, semuanya diratakan ke margin kiri. Tidak ada satu pun bagian yang menjorok ke dalam (indentasi), kecuali mungkin untuk lampiran atau tembusan jika ada, yang juga tetap dimulai dari kiri.

Setiap bagian surat dalam gaya ini dipisahkan dengan spasi antar baris ganda atau spasi antar paragraf tambahan agar mudah dibedakan. Tampilannya jadi terkesan blok atau lurus seperti namanya. Ini memberikan kesan bersih dan terorganisir pada suratmu.

Menggunakan block style memberikan kesan efisiensi dan keteraturan. Format ini sangat cocok untuk komunikasi bisnis atau dinas yang membutuhkan kejelasan dan kecepatan dalam penyampaian informasi. Gaya ini juga dianggap paling standar dalam banyak korespondensi formal di berbagai negara, lho.

Image just for illustration

Mengapa Memilih Gaya Block Style untuk Surat Dinas?¶

Ada beberapa alasan kuat kenapa block style sering jadi pilihan favorit untuk surat dinas:

Pertama, simplicity. Tampilannya yang lurus dan tanpa indentasi membuat surat terlihat clean dan profesional. Ini memudahkan pembaca untuk memindai dan menemukan informasi penting dengan cepat. Tidak perlu pusing mencari-cari awal paragraf yang menjorok.

Kedua, efficiency. Karena tidak ada indentasi, proses pengetikan jadi lebih cepat. Kamu tidak perlu repot menekan tombol “Tab” berulang kali atau mengatur indentasi secara manual. Ini menghemat waktu, terutama kalau kamu harus menulis banyak surat.

Ketiga, universality. Block style adalah salah satu format surat formal yang paling umum dan diterima luas di berbagai institusi dan negara. Jadi, kemungkinan besar penerima suratmu akan familiar dan nyaman dengan format ini. Ini menunjukkan bahwa kamu mengikuti standar komunikasi formal yang berlaku.

Keempat, clarity. Pemisahan antar paragraf dan bagian surat dengan spasi tambahan dijamin membuat suratmu lebih mudah dibaca dan dipahami. Setiap bagian informasi tersajikan dalam blok-blok yang jelas, meminimalkan kebingungan.

Jadi, kalau kamu mau membuat surat dinas yang terlihat modern, rapi, dan profesional tanpa ribet, block style adalah pilihan yang sangat tepat untuk dipertimbangkan.

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Dinas Block Style¶

Sebuah surat dinas, apa pun gayanya, memiliki komponen standar. Dalam block style, semua komponen ini akan diratakan kiri. Yuk, kita bedah satu per satu komponen tersebut:

Kop Surat (Header)¶

Ini adalah bagian paling atas surat, identitas resmi dari instansi atau organisasi yang mengirim surat. Isinya biasanya nama lengkap instansi, alamat, nomor telepon, email, dan terkadang logo. Dalam block style, kop surat juga biasanya rata tengah atau menggunakan layout khusus di bagian atas, namun informasi yang mengikuti di bawahnya akan rata kiri. Kop surat harus lengkap dan akurat agar penerima tahu siapa pengirimnya. Kualitas cetak kop surat juga penting untuk menunjukkan citra instansi.

Nomor Surat¶

Setiap surat dinas yang keluar harus memiliki nomor registrasi atau nomor surat yang unik. Format nomor surat ini biasanya sudah ditentukan oleh instansi. Nomor surat ini penting untuk arsip, pelacakan, dan referensi di masa depan. Dalam block style, nomor surat ditulis rata kiri, biasanya setelah kop surat. Penulisan nomor surat yang konsisten sangat krusial untuk sistem administrasi yang baik.

Lampiran¶

Bagian ini diisi jika ada dokumen lain yang disertakan bersama surat utama. Tulis jumlah dokumen yang dilampirkan. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa ditulis “Kosong”, “Tidak ada”, atau bahkan tidak perlu dicantumkan sama sekali tergantung kebijakan instansi. Dalam block style, bagian “Lampiran” ini juga rata kiri. Penulisan yang jelas di bagian ini membantu penerima memastikan semua dokumen telah diterima.

Hal/Perihal¶

Bagian ini menjelaskan inti atau pokok permasalahan surat secara singkat dan jelas. Tujuannya agar penerima langsung tahu isi surat tanpa harus membacanya secara detail. Gunakan kata-kata yang padat dan informatif. Contoh: “Undangan Rapat Koordinasi”, “Permohonan Izin Penggunaan Tempat”, “Pemberitahuan Perubahan Jadwal”. Sama seperti bagian lainnya, “Hal” atau “Perihal” ini juga rata kiri. Bagian ini sangat penting untuk memudahkan pengarsipan dan klasifikasi surat.

Tanggal Surat¶

Tanggal surat adalah kapan surat tersebut dibuat atau dikeluarkan. Penulisannya harus jelas, mencakup tanggal, bulan, dan tahun. Lokasi penulisan tanggal dalam block style bervariasi, bisa di kanan atas (meskipun format penuh rata kiri lebih umum), atau lebih sering di bagian kiri setelah nomor, lampiran, dan perihal. Pastikan format tanggal sesuai standar yang berlaku. Contoh: “Jakarta, 25 Oktober 2023”.

Alamat Tujuan¶

Ini adalah informasi lengkap mengenai pihak yang dituju, bisa perorangan atau instansi. Tulis nama jabatan (jika ditujukan kepada pejabat), nama instansi, dan alamat lengkap. Gunakan sapaan formal seperti “Yth.” atau “Kepada Yth.”. Bagian alamat tujuan ini ditulis rata kiri, biasanya beberapa spasi di bawah tanggal. Penulisan alamat yang akurat memastikan surat sampai ke tangan yang tepat.

Salam Pembuka¶

Salam pembuka menandai awal isi surat. Gunakan salam formal yang umum, seperti “Dengan hormat,” atau “Assalamu’alaikum Wr. Wb.” (jika sesuai konteks). Setelah salam pembuka, tambahkan koma, dan ikuti dengan isi surat. Dalam block style, salam pembuka ini juga rata kiri. Pilihan salam pembuka harus disesuaikan dengan norma dan kebiasaan yang berlaku di lingkungan instansi terkait.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian utama surat yang memuat pesan atau informasi yang ingin disampaikan. Isi surat terdiri dari beberapa paragraf. Dalam block style, setiap paragraf dimulai dari margin kiri tanpa indentasi. Antar paragraf biasanya diberi spasi ganda atau spasi ekstra untuk pemisahan yang jelas. Pastikan isi surat lugas, jelas, padat, dan tidak menimbulkan multitafsir. Bahasa yang digunakan harus baku dan formal.

Salam Penutup¶

Salam penutup mengakhiri isi surat sebagai bentuk kesantunan. Gunakan salam formal yang umum, seperti “Hormat kami,” “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”, atau “Wassalamu’alaikum Wr. Wb.”. Setelah salam penutup, tambahkan koma. Dalam block style, salam penutup ini juga rata kiri. Konsistensi antara salam pembuka dan penutup juga perlu diperhatikan.

Nama dan Jabatan Penulis/Penanggung Jawab¶

Bagian ini menunjukkan identitas orang yang berwenang mengeluarkan surat, lengkap dengan nama terang dan jabatannya. Biasanya disertai tanda tangan di atas nama terang. Dalam block style, bagian ini diletakkan di kiri bawah surat, rata dengan margin kiri. Pastikan nama dan jabatan ditulis dengan benar sesuai dengan struktur organisasi. Tanda tangan memberikan kekuatan hukum atau otorisasi pada surat tersebut.

Tembusan (Jika Ada)¶

Bagian tembusan (Cc - Carbon Copy) dicantumkan jika surat tersebut perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima utama. Tuliskan daftar pihak-pihak yang menerima tembusan. Dalam block style, bagian “Tembusan” ini juga ditulis rata kiri, biasanya di bagian paling bawah setelah nama dan jabatan penanggung jawab. Penggunaan tembusan memastikan pihak terkait mendapatkan informasi yang sama.

Inisial (Jika Ada)¶

Terkadang, di bagian paling bawah surat, dicantumkan inisial penulis konsep dan pengetik surat sebagai referensi internal. Ini tidak selalu wajib, tergantung kebijakan instansi. Jika ada, inisial ini juga ditulis rata kiri. Contoh: AK/RS (Annas Kurniawan/Rina Susanti).

Setiap elemen ini penting untuk membentuk surat dinas yang lengkap dan sesuai standar block style. Kelengkapan dan keakuratan setiap bagian mencerminkan profesionalisme pengirim.

Tips Menulis Surat Dinas Gaya Block Style yang Efektif¶

Menulis surat dinas bukan sekadar mengisi kolom, tapi bagaimana pesanmu tersampaikan dengan baik dan profesional. Berikut beberapa tips saat menulis surat dinas dalam gaya block style:

1. Gunakan Bahasa Baku: Surat dinas menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai EYD (Ejaan yang Disempurnakan) atau PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia). Hindari bahasa gaul, singkatan tidak resmi, atau kalimat yang terlalu santai. Bahasa yang baku menunjukkan keseriusan dan profesionalisme.
2. Perhatikan Spasi: Dalam block style, pemisahan antar paragraf dan antar bagian surat sangat mengandalkan spasi. Gunakan spasi antar baris ganda untuk memisahkan paragraf atau bagian surat (seperti antara perihal dan tanggal, atau antara salam pembuka dan isi). Ini membuat surat terlihat lebih lega dan mudah dibaca.
3. Jelas dan Ringkas: Langsung ke pokok permasalahan. Hindari kalimat yang bertele-tele. Sampaikan informasi yang diperlukan secara jelas dan ringkas. Ingat, surat dinas itu efisien. Pembaca di instansi lain mungkin menerima banyak surat setiap hari, jadi suratmu yang ringkas akan sangat dihargai.
4. Proofreading: WAJIB! Setelah selesai menulis, baca kembali suratmu dengan teliti. Cek ejaan, tata bahasa, tanda baca, dan informasi penting seperti nomor surat, tanggal, alamat, dan nama. Salah ketik satu huruf saja bisa mengubah makna atau mengurangi kredibilitas. Minta orang lain untuk membacanya juga jika memungkinkan.
5. Konsisten: Pastikan semua elemen surat benar-benar rata kiri. Jangan ada satu pun bagian yang menjorok. Konsistensi adalah kunci dari tampilan block style yang rapi. Gunakan fitur alignment di word processor kamu.
6. Gunakan Kertas Berkualitas: Meskipun ini tips fisik, tapi penting jika surat dicetak. Kertas yang bagus menambah kesan profesional. Pastikan format cetak tidak berantakan.

Dengan mengikuti tips ini, surat dinas block style yang kamu buat akan terlihat profesional dan pesannya tersampaikan dengan efektif.

Contoh Surat Dinas Bentuk Block Style¶

Nah, ini dia bagian yang paling ditunggu-tunggu! Agar lebih jelas, mari kita lihat contoh surat dinas lengkap dalam format block style. Anggap saja ini surat dari sebuah instansi pemerintah kepada instansi lain mengenai koordinasi acara.

Layout Contoh¶

Perhatikan bagaimana semua elemen dimulai dari margin kiri:

[KOP SURAT INSTANSI PENGIRIM]
(Rata Tengah/Layout Khusus, tapi konten bawah rata KIRI)

Nomor      : [Nomor Surat]
Lampiran   : [Jumlah Lampiran]
Hal        : [Pokok Surat]

[Tanggal Surat]

Yth. [Nama Jabatan/Penerima]
     [Nama Instansi Penerima]
     [Alamat Lengkap Penerima]

Dengan hormat,

[Paragraf 1 - Pendahuluan/Latar Belakang]

[Paragraf 2 - Inti Informasi/Tujuan Surat]

[Paragraf 3 - Detail/Tindak Lanjut]

[Paragraf 4 - Penutup/Harapan]

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]
[Jabatan Resmi]

Tembusan:
1. [Pihak Tembusan 1]
2. [Pihak Tembusan 2]

Contoh Surat Dinas Lengkap¶

                 KOP SURAT
    DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA
         KOTA MAJU MAKMUR
    Jl. Raya Perkantoran No. 12, Maju, Kota Maju Makmur
        Telp. (021) 123456, Email: diskominfo@majumakmur.go.id

Nomor      : 451/SKD/X/2023
Lampiran   : 1 (Satu) Berkas
Hal        : Undangan Rapat Koordinasi Teknis

25 Oktober 2023

Yth. Kepala
     Dinas Pendidikan Kota Maju Makmur
     Jl. Sekolah Juara No. 5, Makmur, Kota Maju Makmur

Dengan hormat,

Menindaklanjuti rencana pengembangan Sistem Informasi Pendidikan Terpadu (SIPT) di lingkungan Pemerintah Kota Maju Makmur, kami mengundang Bapak/Ibu perwakilan dari Dinas Pendidikan untuk hadir dalam rapat koordinasi teknis. Rapat ini bertujuan untuk menyelaraskan kebutuhan data dan fitur yang diperlukan dalam sistem tersebut demi efektivitas dan efisiensi pengelolaan data pendidikan di seluruh sekolah. Kerjasama antar dinas sangat krusial untuk kesuksesan proyek ini.

Rapat koordinasi ini akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 6 November 2023
Waktu        : Pukul 09.00 WIB s.d. Selesai
Tempat       : Ruang Rapat Utama Dinas Komunikasi dan Informatika
Acara        : Koordinasi Kebutuhan Teknis Pengembangan SIPT

Kami sangat mengharapkan kehadiran perwakilan yang memiliki pemahaman teknis dan manajerial terkait data dan sistem informasi di lingkungan Dinas Pendidikan. Materi dan agenda rapat yang lebih rinci terlampir bersama surat ini. Mohon konfirmasi kehadiran paling lambat 3 hari sebelum pelaksanaan rapat.

Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih. Semoga koordinasi ini berjalan lancar dan memberikan hasil yang optimal.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pejabat]

[Nama Lengkap Pejabat]
Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika

Tembusan:
1. Wali Kota Maju Makmur
2. Sekretaris Daerah Kota Maju Makmur
3. Kepala Bagian Tata Usaha (untuk arsip)

Perhatikan bagaimana semua baris teks (kecuali kop surat yang bisa rata tengah untuk desain) dimulai dari margin kiri. Pemisahan antar bagian (nomor, lampiran, hal, tanggal, alamat, salam pembuka, isi paragraf, salam penutup, penanggung jawab, tembusan) ditandai dengan spasi antar baris yang memadai. Ini adalah wujud nyata dari block style dalam surat dinas.

Perbandingan Singkat dengan Gaya Surat Lain¶

Meskipun fokus kita adalah block style, ada baiknya tahu sedikit perbedaannya dengan gaya lain yang juga sering dipakai:

• Full Block Style: Ini mirip block style, semua rata kiri, tapi bedanya biasanya antara paragraf tidak diberi spasi tambahan, hanya spasi baris tunggal atau 1.5. Spasi ganda hanya di antara bagian-bagian utama surat. Tapi dalam praktiknya, block style modern seringkali sama persis dengan full block style. Beberapa sumber bahkan menganggap keduanya sama.
• Semi-Block Style: Sebagian besar elemen rata kiri, kecuali paragraf isi surat. Paragraf pertama dan paragraf-paragraf berikutnya akan menjorok sedikit ke dalam (indentasi) di baris pertama. Tanggal dan penutup/tanda tangan biasanya diletakkan di sebelah kanan. Gaya ini mencampurkan block style dengan gaya tradisional.
• Indented Style: Ini gaya yang paling tradisional, paling banyak menggunakan indentasi. Alamat tujuan bisa saja menjorok, isi paragraf semua menjorok di baris pertama, tanggal dan penutup di kanan, tembusan juga bisa menjorok. Gaya ini sudah jarang digunakan dalam korespondensi modern.

Dibandingkan gaya semi-block atau indented, block style (atau full block style) memang terlihat paling bersih dan minimalis. Itulah kenapa gaya ini sangat populer saat ini.

Fakta Menarik Seputar Surat Dinas¶

• Tahukah kamu? Praktik korespondensi formal dengan format baku sudah ada sejak zaman kerajaan, bahkan di Nusantara! Bentuknya tentu berbeda dengan sekarang, biasanya ditulis tangan di atas kertas atau bahan lain yang tersedia.
• Penggunaan kop surat resmi baru marak setelah adanya mesin cetak dan kemudian mesin ketik. Kop surat ini berfungsi sebagai ‘cap’ resmi dari pengirim.
• Di era digital ini, surat dinas tidak hanya berbentuk fisik yang dicetak, tapi juga bisa berupa surat elektronik resmi dengan format PDF yang memiliki tanda tangan digital. Prinsip block style tetap bisa diterapkan pada format digital ini.
• Nomor surat dalam sistem modern biasanya sudah otomatis dibuat dan dicatat dalam sistem kearsipan elektronik (e-Arsip) sebuah instansi, memudahkan pelacakan dan pengelolaan dokumen.

Memahami sejarah dan evolusi surat dinas bisa memberikan apresiasi lebih terhadap pentingnya komunikasi formal ini.

Penutup¶

Membuat surat dinas dalam bentuk block style sebenarnya tidak sulit kok, asalkan kamu tahu bagian-bagiannya dan konsisten dalam meratakan semua elemen ke kiri. Gaya ini menawarkan kemudahan, kerapian, dan profesionalisme yang cocok untuk komunikasi formal di era modern. Dengan panduan dan contoh di atas, semoga kamu jadi lebih pede dalam menyusun surat dinasmu sendiri. Ingat selalu untuk cek kembali detail kecil dan proofread sebelum mengirimkannya ya!

Nah, sekarang giliranmu. Pernahkah kamu membuat surat dinas? Gaya apa yang paling sering kamu gunakan? Bagian mana dari block style yang menurutmu paling membantu atau justru paling tricky? Yuk, share pengalamanmu di kolom komentar!