Begini Cara Gampang Bikin Surat Pemberitahuan Bumdes + Contoh
Surat pemberitahuan adalah salah satu alat komunikasi formal yang penting banget dalam operasional Badan Usaha Milik Desa (BUMDes). Dokumen ini fungsinya untuk menyampaikan informasi resmi dari BUMDes kepada pihak-pihak terkait, bisa itu pengurus lain, anggota, masyarakat desa, pemerintah desa, atau pihak eksternal lainnya. Kenapa penting? Karena ini bukti tertulis yang jelas, sah, dan bisa diarsipkan. Jadi, segala keputusan atau informasi yang disampaikan punya dasar hukum yang kuat.
Image just for illustration
Komunikasi yang lancar dan transparan adalah kunci sukses sebuah organisasi, termasuk BUMDes. Dengan adanya surat pemberitahuan, semua pihak yang berhak tahu akan mendapatkan informasi yang sama dan seragam. Ini meminimalkan kesalahpahaman dan memastikan semua orang on the same page. Bayangin kalau semua informasi cuma disampaikan dari mulut ke mulut, pasti banyak yang keliru atau bahkan tidak tersampaikan sama sekali.
Pentingnya Surat Pemberitahuan dalam Kegiatan BUMDes¶
Kenapa sih surat pemberitahuan ini krusial buat BUMDes? Ada banyak alasan lho. Pertama, ini soal legalitas dan akuntabilitas. Setiap kegiatan penting, keputusan, atau perubahan dalam BUMDes perlu didokumentasikan secara formal. Surat pemberitahuan menjadi salah satu bentuk dokumentasi tersebut. Dengan adanya surat ini, semua proses jadi lebih transparan dan bisa dipertanggungjawabkan.
Kedua, memastikan informasi sampai ke penerima yang tepat. BUMDes berinteraksi dengan banyak pihak. Surat ini memastikan pesan sampai ke audiens yang dituju, entah itu seluruh anggota BUMDes, pengurus divisi tertentu, atau masyarakat umum terkait kegiatan BUMDes. Penyampaian informasinya jadi lebih terarah dan tidak sporadis.
Ketiga, untuk keperluan pengarsipan. Setiap surat resmi yang keluar dari BUMDes atau masuk ke BUMDes harus diarsipkan dengan rapi. Arsip surat ini penting untuk keperluan audit, referensi di masa depan, atau bukti jika sewaktu-waktu ada masalah atau pertanyaan terkait suatu keputusan/kegiatan. Pengarsipan yang baik mencerminkan tata kelola BUMDes yang profesional.
Keempat, membangun citra BUMDes yang profesional. Menggunakan surat resmi untuk komunikasi menunjukkan bahwa BUMDes dikelola dengan serius dan profesional. Ini meningkatkan kepercayaan dari anggota, masyarakat, pemerintah desa, bahkan calon mitra bisnis. BUMDes jadi terlihat lebih kredibel.
Bagian-Bagian Penting dalam Surat Pemberitahuan BUMDes¶
Setiap surat resmi, termasuk surat pemberitahuan dari BUMDes, punya struktur standar yang harus dipenuhi. Ini dia bagian-bagian utamanya:
Kop Surat (Header)¶
Ini bagian paling atas surat. Isinya identitas lengkap BUMDes. Biasanya mencakup:
* Nama Lengkap BUMDes (misal: Badan Usaha Milik Desa [Nama Desa])
* Alamat Lengkap BUMDes (beserta kode pos kalau ada)
* Nomor Telepon dan/atau Alamat Email BUMDes
* Logo BUMDes atau Logo Desa (opsional tapi disarankan)
Kop surat ini penting banget karena langsung memberi tahu siapa pengirim suratnya. Desain kop surat yang rapi juga menambah kesan profesional.
Nomor Surat¶
Setiap surat keluar dari BUMDes harus punya nomor urut yang unik. Penomoran surat biasanya mengikuti sistem yang sudah ditetapkan oleh BUMDes atau Pemerintah Desa. Fungsinya untuk memudahkan pencatatan, pengarsipan, dan pelacakan surat. Contoh format nomor surat bisa begini: [Nomor Urut]/[Kode Surat]/[Bulan Romawi]/[Tahun]. Misalnya, 015/SP/VIII/2024 (Surat Pemberitahuan nomor 15, di bulan Agustus 2024).
Lampiran¶
Bagian ini diisi jika ada dokumen lain yang disertakan bersama surat pemberitahuan. Misalnya, jika suratnya tentang undangan rapat, lampirannya bisa berupa agenda rapat atau daftar peserta. Jika tidak ada lampiran, bisa ditulis “-” atau “Tidak Ada”.
Perihal (Subjek Surat)¶
Perihal menjelaskan inti atau pokok bahasan surat secara singkat dan jelas. Ini membantu penerima surat langsung tahu isi surat tanpa harus membacanya secara keseluruhan. Contoh perihal: “Pemberitahuan Rapat Anggota Tahunan”, “Pemberitahuan Kegiatan Bazar BUMDes”, “Pemberitahuan Pembagian Sisa Hasil Usaha”.
Tanggal Surat¶
Tanggal dibuatnya surat pemberitahuan. Penting untuk mengetahui kapan informasi tersebut dikeluarkan.
Alamat Tujuan (Penerima Surat)¶
Menuliskan kepada siapa surat itu ditujukan. Bisa perorangan (Yth. Bapak/Ibu [Nama Lengkap]) atau kelompok/jabatan (Yth. Seluruh Anggota BUMDes [Nama BUMDes], Yth. Bapak Kepala Desa [Nama Desa]). Pastikan alamat tujuannya spesifik dan tepat.
Salam Pembuka¶
Awalan surat yang sopan, misalnya “Dengan hormat,” atau “Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika sesuai dengan konteks keagamaan atau budaya setempat).
Isi Surat¶
Ini bagian utama surat yang berisi informasi yang ingin disampaikan. Tulis dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu rumit atau berbelit-belit. Jelaskan apa yang diberitahukan, kapan (jika terkait waktu), di mana (jika terkait tempat), siapa saja yang terkait, dan kenapa informasi ini penting.
Penutup Surat¶
Kalimat penutup yang sopan, misalnya “Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”
Hormat Kami / Salam Penutup¶
Ungkapan penutup sebelum tanda tangan, seperti “Hormat kami,” atau “Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.”
Tanda Tangan dan Nama Lengkap¶
Surat resmi BUMDes biasanya ditandatangani oleh Ketua BUMDes atau pengurus lain yang diberi wewenang. Di bawah tanda tangan dicantumkan nama lengkap dan jabatan penandatangan.
Tembusan (Opsional)¶
Bagian ini diisi jika surat tersebut perlu diketahui atau dikirimkan juga ke pihak lain di luar penerima utama. Misalnya, tembusan kepada Kepala Desa atau Camat.
Image just for illustration
Jenis-Jenis Surat Pemberitahuan BUMDes¶
Ada berbagai macam situasi di mana BUMDes perlu mengeluarkan surat pemberitahuan. Beberapa contoh umum meliputi:
- Pemberitahuan Rapat: Mengundang anggota atau pengurus untuk rapat (tahunan, bulanan, luar biasa).
- Pemberitahuan Kegiatan: Menginformasikan adanya kegiatan yang diselenggarakan BUMDes (misal: pelatihan, bazar, kerja bakti, peluncuran unit usaha baru).
- Pemberitahuan Keuangan: Menginformasikan tentang pembagian sisa hasil usaha (SHU), status keuangan, atau kewajiban pembayaran dari anggota/mitra.
- Pemberitahuan Perubahan Internal: Menginformasikan perubahan struktur organisasi, susunan pengurus, atau kebijakan internal BUMDes.
- Pemberitahuan Kerjasama: Menginformasikan kepada pihak terkait mengenai dimulainya atau diakhirinya kerjasama dengan pihak lain.
- Pemberitahuan Himbauan: Menyampaikan himbauan atau ajakan kepada masyarakat desa terkait program BUMDes.
Setiap jenis surat ini akan memiliki isi yang berbeda, namun format dasarnya tetap sama seperti yang dijelaskan di atas.
Tips Menulis Surat Pemberitahuan BUMDes yang Baik¶
Menulis surat pemberitahuan kedengarannya gampang, tapi ada beberapa tips biar hasilnya efektif dan minim risiko salah paham:
- Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas: Langsung pada intinya. Hindari kalimat yang panjang dan berbelit-belit. Ingat, gaya bahasanya casual tapi tetap informatif dan formal dalam strukturnya.
- Pastikan Informasi Lengkap: Cek kembali semua detail penting sudah tercantum: apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana (jika relevan). Kurangnya satu detail saja bisa bikin penerima bingung.
- Perhatikan Audiens: Kepada siapa surat ini ditujukan? Gunakan sapaan dan istilah yang sesuai dengan penerima. Misalnya, surat untuk anggota BUMDes bahasanya mungkin bisa sedikit lebih santai dibanding surat untuk pemerintah daerah.
- Gunakan Format Baku: Ikuti struktur standar surat resmi (kop, nomor, perihal, dst.). Ini penting untuk konsistensi dan profesionalisme.
- Proofread! Jangan malas membaca ulang sebelum surat ditandatangani dan dikirim. Cek ejaan, tata bahasa, dan pastikan tidak ada kesalahan pengetikan. Salah satu huruf saja bisa mengubah makna atau mengurangi kredibilitas.
- Kirim Tepat Waktu: Jika surat terkait acara atau tenggat waktu, pastikan surat sampai ke penerima jauh-jauh hari sebelum tanggal penting tersebut. Beri waktu yang cukup bagi penerima untuk merespons atau mengambil tindakan.
Contoh Surat Pemberitahuan BUMDes¶
Nah, ini dia bagian yang ditunggu-tunggu! Kita akan lihat beberapa contoh surat pemberitahuan BUMDes untuk berbagai keperluan. Ingat, contoh ini bisa kamu adaptasi sesuai kebutuhan dan konteks BUMDes masing-masing ya.
### Contoh 1: Surat Pemberitahuan Rapat Anggota Tahunan BUMDes¶
Surat ini digunakan untuk mengundang seluruh anggota BUMDes untuk menghadiri Rapat Anggota Tahunan (RAT), yang merupakan forum tertinggi dalam pengambilan keputusan di BUMDes. RAT biasanya membahas laporan pertanggungjawaban pengurus, rencana kerja, dan evaluasi kinerja.
[KOP SURAT BUMDES]
Badan Usaha Milik Desa [Nama Desa Anda]
Alamat: [Alamat Lengkap BUMDes], Kode Pos [Kode Pos]
Telp: [Nomor Telepon BUMDes] | Email: [Email BUMDes]
--------------------------------------------------------------
Nomor : [Nomor Urut]/[Kode Surat]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : [Jumlah Lampiran, misal: 1 berkas]
Perihal : **Pemberitahuan Pelaksanaan Rapat Anggota Tahunan BUMDes**
[Tanggal Surat Dibuat], [Tahun]
Yth. Seluruh Anggota BUMDes [Nama BUMDes]
di
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan berakhirnya Tahun Buku [Tahun Sebelumnya, misal: 2023] dan dalam rangka melaksanakan amanat Anggaran Dasar BUMDes [Nama BUMDes] serta Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa, bersama ini kami memberitahukan bahwa BUMDes [Nama BUMDes] akan menyelenggarakan Rapat Anggota Tahunan (RAT).
Rapat tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : [Hari, Tanggal Rapat, misal: Sabtu, 17 Agustus 2024]
Waktu : Pukul [Jam Dimulai] s/d Selesai [misal: 09.00 WIB s/d Selesai]
Tempat : [Lokasi Rapat, misal: Balai Desa [Nama Desa]]
Acara : [Daftar Agenda Rapat, misal:
1. Pembukaan
2. Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Tahun Buku [Tahun Sebelumnya]
3. Laporan Pengawas Tahun Buku [Tahun Sebelumnya]
4. Pengesahan Laporan Keuangan BUMDes Tahun Buku [Tahun Sebelumnya]
5. Pembahasan dan Penetapan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) BUMDes Tahun Buku [Tahun Sekarang]
6. Lain-lain (jika ada)]
Mengingat pentingnya acara ini bagi keberlangsungan dan perkembangan BUMDes kita bersama, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara Anggota BUMDes [Nama BUMDes] tepat pada waktunya. Agenda dan dokumen terkait RAT terlampir bersama surat ini.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan Ketua BUMDes]
**[Nama Lengkap Ketua BUMDes]**
Ketua BUMDes [Nama BUMDes]
Tembusan:
1. Yth. Bapak Kepala Desa [Nama Desa]
2. Arsip
Image just for illustration
Penjelasan Contoh 1:
* Gunakan kop surat lengkap.
* Nomor surat diisi sesuai sistem penomoran BUMDes.
* Lampiran disebutkan (misal: 1 berkas berisi agenda dan laporan).
* Perihal jelas: Pemberitahuan RAT.
* Isi surat menjelaskan apa, kapan, di mana rapatnya, serta agenda yang akan dibahas. Ini detail penting supaya anggota tahu apa yang akan mereka hadiri.
* Sertakan tujuan diadakannya RAT (amanat AD/ART dan UU Desa) untuk menambah bobot formal.
* Bagian penutup dan tanda tangan diisi oleh Ketua BUMDes atau pihak yang berwenang. Tembusan ke Kepala Desa biasanya wajib untuk arsip dan laporan.
### Contoh 2: Surat Pemberitahuan Kegiatan Bazar BUMDes¶
Surat ini bisa ditujukan kepada masyarakat desa atau pihak-pihak yang diundang untuk berpartisipasi atau menghadiri kegiatan BUMDes, misalnya bazar UMKM atau festival desa yang diselenggarakan oleh unit usaha BUMDes.
[KOP SURAT BUMDES]
Badan Usaha Milik Desa [Nama Desa Anda]
Alamat: [Alamat Lengkap BUMDes], Kode Pos [Kode Pos]
Telp: [Nomor Telepon BUMDes] | Email: [Email BUMDes]
--------------------------------------------------------------
Nomor : [Nomor Urut]/[Kode Surat]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : - (atau: Jadwal Acara, Daftar Peserta Bazar jika ada)
Perihal : **Pemberitahuan dan Undangan Kegiatan Bazar UMKM Desa [Nama Desa]**
[Tanggal Surat Dibuat], [Tahun]
Yth. Seluruh Warga Masyarakat Desa [Nama Desa]
(atau: Yth. Bapak/Ibu Pelaku UMKM Desa [Nama Desa])
di
Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan perekonomian masyarakat desa serta memfasilitasi promosi produk-produk unggulan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) yang ada di Desa [Nama Desa], BUMDes [Nama BUMDes] melalui Unit Usaha [Nama Unit Usaha yang Menyelenggarakan, misal: Unit Usaha Perdagangan] akan menyelenggarakan kegiatan:
Nama Kegiatan : **Bazar UMKM Desa [Nama Desa]**
Hari, tanggal : [Hari, Tanggal Acara, misal: Jumat s/d Minggu, 23 - 25 Agustus 2024]
Waktu : Pukul [Jam Dimulai] s/d Selesai [misal: 08.00 s/d 17.00 WIB setiap hari]
Tempat : [Lokasi Acara, misal: Lapangan Sepak Bola Desa [Nama Desa] / Area Pasar Desa]
Acara Pengisi : [Sebutkan jika ada acara tambahan, misal: Pertunjukan Seni Lokal, Lomba Memasak, Workshop Kewirausahaan, dll.]
Kami mengundang seluruh warga masyarakat Desa [Nama Desa] untuk datang dan meramaikan Bazar UMKM ini, serta mendukung produk-produk lokal karya tetangga kita sendiri. Bagi Bapak/Ibu Pelaku UMKM yang ingin berpartisipasi sebagai peserta bazar, informasi pendaftaran dapat menghubungi [Nama Kontak dan Nomor HP] atau datang langsung ke Kantor BUMDes [Nama BUMDes] pada hari kerja.
Partisipasi aktif Bapak/Ibu dalam kegiatan ini sangat kami harapkan demi kemajuan UMKM dan perekonomian Desa [Nama Desa].
Demikian pemberitahuan sekaligus undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan Ketua BUMDes / Ketua Unit Usaha]
**[Nama Lengkap Penandatangan]**
[Jabatan, misal: Ketua BUMDes [Nama BUMDes] / Ketua Unit Usaha Perdagangan BUMDes [Nama BUMDes]]
Tembusan:
1. Yth. Bapak Kepala Desa [Nama Desa]
2. Yth. Ketua BPD Desa [Nama Desa] (jika relevan)
3. Arsip
Image just for illustration
Penjelasan Contoh 2:
* Ditujukan kepada audiens yang lebih luas (masyarakat desa atau pelaku UMKM).
* Jelaskan nama kegiatan, waktu, tempat, dan tujuan diadakannya kegiatan tersebut.
* Sebutkan acara pengisi jika ada untuk menarik minat.
* Tambahkan informasi bagi yang ingin berpartisipasi (jika relevan) dan kontak person yang bisa dihubungi.
* Penandatangan bisa Ketua BUMDes atau Ketua Unit Usaha yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut, tergantung kebijakan internal.
### Contoh 3: Surat Pemberitahuan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU) BUMDes¶
Surat ini sangat penting untuk anggota BUMDes, terutama jika BUMDes memiliki unit usaha yang menghasilkan keuntungan dan sebagian dibagikan kepada anggota sebagai Sisa Hasil Usaha (SHU) atau dividen sesuai AD/ART. Ini menunjukkan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan BUMDes.
[KOP SURAT BUMDES]
Badan Usaha Milik Desa [Nama Desa Anda]
Alamat: [Alamat Lengkap BUMDes], Kode Pos [Kode Pos]
Telp: [Nomor Telepon BUMDes] | Email: [Email BUMDes]
--------------------------------------------------------------
Nomor : [Nomor Urut]/[Kode Surat]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : - (atau: Daftar Penerima SHU jika ada)
Perihal : **Pemberitahuan dan Pelaksanaan Pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU) BUMDes Tahun Buku [Tahun Sebelumnya]**
[Tanggal Surat Dibuat], [Tahun]
Yth. Seluruh Anggota BUMDes [Nama BUMDes]
di
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah dilaksanakannya Rapat Anggota Tahunan (RAT) BUMDes [Nama BUMDes] Tahun Buku [Tahun Sebelumnya] pada tanggal [Tanggal RAT] yang salah satu agendanya adalah pengesahan Laporan Keuangan dan penetapan pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU), bersama ini kami memberitahukan bahwa BUMDes [Nama BUMDes] akan melaksanakan pembagian SHU kepada seluruh anggota.
Berdasarkan hasil RAT tersebut, BUMDes [Nama BUMDes] memperoleh SHU Tahun Buku [Tahun Sebelumnya] sebesar Rp. [Jumlah Total SHU] (Terbilang: [Jumlah Total SHU dalam Huruf]). Pembagian SHU ini dilaksanakan sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) BUMDes [Nama BUMDes].
Pembagian SHU untuk setiap anggota akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : [Hari, Tanggal Pembagian SHU, misal: Senin s/d Rabu, 26 - 28 Agustus 2024]
Waktu : Pukul [Jam Dimulai] s/d [Jam Selesai] [misal: 09.00 s/d 15.00 WIB]
Tempat : [Lokasi Pembagian, misal: Kantor BUMDes [Nama BUMDes]]
Persyaratan : [Sebutkan dokumen yang perlu dibawa, misal: Kartu Anggota BUMDes / KTP Asli]
Besaran SHU yang diterima oleh masing-masing anggota akan diberitahukan saat pengambilan atau dapat dilihat pada daftar terlampir (jika dilampirkan). Kami mohon agar Bapak/Ibu/Saudara dapat mengambil SHU sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan Ketua BUMDes]
**[Nama Lengkap Ketua BUMDes]**
Ketua BUMDes [Nama BUMDes]
Tembusan:
1. Yth. Bapak Kepala Desa [Nama Desa]
2. Arsip
Image just for illustration
Penjelasan Contoh 3:
* Jelaskan bahwa pembagian SHU didasarkan pada hasil RAT yang telah disahkan.
* Sebutkan total SHU yang diperoleh (opsional, tapi baik untuk transparansi).
* Informasikan kapan, di mana, dan bagaimana SHU akan dibagikan.
* Sebutkan persyaratan yang harus dibawa saat pengambilan SHU.
* Ini adalah contoh penting komunikasi keuangan yang menunjukkan BUMDes sehat dan bermanfaat bagi anggotanya.
### Contoh 4: Surat Pemberitahuan Perubahan Susunan Pengurus BUMDes¶
Jika ada perubahan dalam struktur kepengurusan BUMDes (misalnya ada yang mengundurkan diri, ada penambahan, atau reorganisasi), pemberitahuan resmi perlu disampaikan kepada pihak terkait, terutama anggota BUMDes, Pemerintah Desa, dan pihak eksternal yang berinteraksi dengan pengurus lama.
[KOP SURAT BUMDES]
Badan Usaha Milik Desa [Nama Desa Anda]
Alamat: [Alamat Lengkap BUMDes], Kode Pos [Kode Pos]
Telp: [Nomor Telepon BUMDes] | Email: [Email BUMDes]
--------------------------------------------------------------
Nomor : [Nomor Urut]/[Kode Surat]/[Bulan Romawi]/[Tahun]
Lampiran : - (atau: SK Perubahan Pengurus jika sudah terbit)
Perihal : **Pemberitahuan Perubahan Susunan Pengurus BUMDes [Nama BUMDes]**
[Tanggal Surat Dibuat], [Tahun]
Yth. Bapak Kepala Desa [Nama Desa]
Yth. Anggota BUMDes [Nama BUMDes]
Yth. Pihak-pihak Terkait (jika perlu disebutkan spesifik)
di
Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini kami memberitahukan bahwa berdasarkan hasil Musyawarah Anggota/Keputusan [Sebutkan Dasar Keputusan, misal: Rapat Anggota Luar Biasa pada tanggal [Tanggal Rapat] / Keputusan Kepala Desa Nomor [...] tanggal [...]] telah dilakukan perubahan susunan kepengurusan Badan Usaha Milik Desa (BUMDes) [Nama BUMDes].
Perubahan susunan pengurus tersebut adalah sebagai berikut:
**Susunan Pengurus Lama:**
[Nama Lama] sebagai [Jabatan Lama, misal: Sekretaris]
[Nama Lainnya jika ada perubahan] sebagai [Jabatan Lama]
...dst.
**Susunan Pengurus Baru:**
[Nama Baru] sebagai [Jabatan Baru, misal: Sekretaris]
[Nama Lainnya jika ada perubahan] sebagai [Jabatan Baru]
...dst.
(Jika hanya ada penambahan/pengurangan, jelaskan saja perubahannya. Contoh: "[Nama Lama] mengundurkan diri dari jabatan [Jabatan Lama]. Terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Perubahan], jabatan tersebut diisi oleh [Nama Baru] yang ditetapkan berdasarkan [Dasar Keputusan]").
Perubahan susunan pengurus ini efektif berlaku terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Perubahan]. Segala hal terkait administrasi dan operasional BUMDes yang sebelumnya ditangani oleh pengurus lama pada jabatan tersebut akan dialihkan kepada pengurus baru.
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan agar menjadi maklum. Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan Ketua BUMDes]
**[Nama Lengkap Ketua BUMDes]**
Ketua BUMDes [Nama BUMDes]
Tembusan:
1. Yth. Ketua BPD Desa [Nama Desa] (jika relevan)
2. Yth. Camat [Nama Kecamatan] (jika perlu)
3. Arsip
Image just for illustration
Penjelasan Contoh 4:
* Jelaskan dasar keputusan perubahan pengurus (misalnya hasil rapat atau SK Kepala Desa).
* Sebutkan secara spesifik siapa yang berubah dan jabatan apa. Tabel atau list bisa membantu kejelasan.
* Sebutkan tanggal efektif berlakunya perubahan.
* Pastikan pihak-pihak yang perlu mengetahui (terutama Kepala Desa dan anggota) menjadi penerima surat.
* Tembusan bisa disesuaikan dengan siapa saja yang perlu diinformasikan secara formal.
Tips Mengisi Placeholder dalam Contoh Surat¶
Contoh-contoh di atas menggunakan banyak placeholder dalam tanda kurung siku, seperti [Nama BUMDes], [Tanggal Surat Dibuat], [Lokasi Rapat], dll. Ini panduan singkat cara mengisinya:
[Nama BUMDes]: Isi dengan nama lengkap BUMDes Anda.[Nama Desa Anda]: Isi dengan nama desa lokasi BUMDes.[Alamat Lengkap BUMDes]: Isi dengan alamat kantor BUMDes, termasuk nama jalan, nomor, RT/RW jika perlu.[Kode Pos]: Isi dengan kode pos desa Anda.[Nomor Telepon BUMDes]: Isi dengan nomor telepon kantor BUMDes atau kontak resmi lainnya.[Email BUMDes]: Isi dengan alamat email resmi BUMDes.[Nomor Urut]/[Kode Surat]/[Bulan Romawi]/[Tahun]: Ikuti sistem penomoran BUMDes Anda.[Kode Surat]bisa disepakati (misal: SP untuk Surat Pemberitahuan, SU untuk Surat Undangan).[Bulan Romawi]diisi dengan angka Romawi bulan saat surat dibuat (I untuk Januari, II untuk Februari, dst.).[Tahun]diisi tahun saat surat dibuat.[Jumlah Lampiran]: Isi dengan jumlah dokumen yang dilampirkan. Jika tidak ada, tulis “-“.[Tanggal Surat Dibuat], [Tahun]: Isi dengan tanggal lengkap saat surat dibuat (misal: 21 Agustus 2024).[Hari, Tanggal Rapat/Acara/Pembagian]: Isi dengan hari dan tanggal spesifik pelaksanaan kegiatan.[Jam Dimulai]dan[Jam Selesai]: Isi dengan waktu dimulainya dan berakhirnya kegiatan.[Lokasi Rapat/Acara/Pembagian]: Isi dengan alamat atau nama tempat pelaksanaan kegiatan.[Daftar Agenda Rapat]: Jelaskan poin-poin yang akan dibahas dalam rapat.[Tahun Sebelumnya]dan[Tahun Sekarang]: Isi dengan tahun yang relevan dengan laporan keuangan atau rencana kerja.[Jumlah Total SHU]dan[Jumlah Total SHU dalam Huruf]: Isi dengan angka total SHU dan terbilangnya.[Nama Kontak dan Nomor HP]: Isi dengan nama dan nomor kontak person yang bisa dihubungi terkait kegiatan.[Sebutkan Dasar Keputusan]: Jelaskan apa dasar dari perubahan pengurus (hasil rapat, SK Kades, dll.).[Nama Lama],[Jabatan Lama],[Nama Baru],[Jabatan Baru]: Isi dengan nama orang dan jabatannya yang mengalami perubahan.[Tanggal Efektif Perubahan]: Isi dengan tanggal mulai berlakunya perubahan kepengurusan.[Nama Lengkap Ketua BUMDes]atau[Nama Lengkap Penandatangan]: Isi dengan nama lengkap pejabat yang menandatangani surat.[Jabatan Penandatangan]: Isi dengan jabatan pejabat yang menandatangani surat.[Nama Desa]atau[Nama Kecamatan]: Isi dengan nama desa atau kecamatan yang relevan untuk tembusan.
Mengisi placeholder ini dengan benar adalah langkah awal untuk membuat surat pemberitahuan yang akurat dan informatif.
Penyimpanan dan Pengarsipan Surat BUMDes¶
Setelah surat selesai dibuat, ditandatangani, dan dikirim, jangan lupakan satu langkah penting: pengarsipan. Setiap surat keluar (yang kita buat) dan surat masuk (yang kita terima) harus disimpan dengan rapi.
- Sistem Penomoran: Gunakan sistem penomoran yang konsisten untuk surat keluar. Ini memudahkan pencarian di kemudian hari.
- Pencatatan: Buat buku agenda surat keluar dan surat masuk. Catat nomor surat, tanggal, perihal, dan kepada siapa dikirim/dari siapa diterima.
- Penyimpanan Fisik: Simpan salinan (copy) surat dalam map atau binder sesuai dengan kategori atau tahun. Pastikan tempat penyimpanannya aman dari kerusakan (misal: air, api, serangga).
- Penyimpanan Digital: Jika memungkinkan, scan surat-surat penting dan simpan dalam format digital (PDF) di komputer atau cloud storage. Buat folder yang terorganisir berdasarkan tahun atau jenis surat. Ini sangat membantu untuk backup dan pencarian cepat.
Pengarsipan yang baik adalah cermin tata kelola administrasi BUMDes yang profesional. Ini juga krusial jika sewaktu-waktu dibutuhkan bukti tertulis.
Kesalahan Umum yang Sering Terjadi¶
Meskipun kelihatannya sederhana, ada beberapa kesalahan yang sering dilakukan saat membuat surat pemberitahuan BUMDes:
- Tidak Ada Kop Surat atau Kop Surat Tidak Lengkap: Ini membuat surat terlihat tidak resmi dan kurang profesional.
- Tidak Ada Nomor Surat: Menyulitkan pelacakan dan pengarsipan.
- Perihal Tidak Jelas: Penerima sulit langsung memahami isi surat.
- Isi Surat Bertele-tele atau Tidak Jelas: Informasinya jadi membingungkan.
- Detail Penting Tertinggal: Misalnya, tanggal, waktu, atau tempat kegiatan tidak disebutkan.
- Salah Nama atau Jabatan Penerima: Terlihat tidak teliti.
- Tidak Ada Tanda Tangan dan Nama Penandatangan: Membuat surat tidak sah secara formal.
- Tidak Diarsip: Dokumen penting bisa hilang dan sulit dicari jika dibutuhkan.
- Menggunakan Bahasa Terlalu Informal: Meskipun gaya penulisan ini casual, surat resmi harus tetap menggunakan sapaan dan format yang sopan.
Dengan memperhatikan detail-detail kecil ini, kualitas surat pemberitahuan BUMDes bisa meningkat drastis.
Surat pemberitahuan ini bukan sekadar selembar kertas, tapi representasi resmi BUMDes dalam berkomunikasi. Membuatnya dengan benar menunjukkan profesionalisme dan keterbukaan. Semoga contoh-contoh dan panduan di atas membantu BUMDes di seluruh Indonesia dalam menjalankan administrasinya dengan lebih baik!
Bagaimana pengalaman BUMDes Anda dalam membuat surat pemberitahuan? Ada tantangan atau tips lain yang ingin dibagikan? Yuk, diskusi di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar