Begini Cara Bikin Surat Resign Sopan Saat Dapat Kerja Baru (Ada Contohnya!)

Table of Contents

Mengundurkan diri dari pekerjaan bukanlah keputusan yang mudah, apalagi jika Anda sudah cukup lama bergabung dengan perusahaan. Namun, ketika ada kesempatan baru yang datang, khususnya pekerjaan baru yang lebih baik, ini adalah momen yang wajar dalam perjalanan karier seseorang. Menyusun surat pengunduran diri yang baik menjadi sangat penting di sini, bukan hanya sekadar formalitas, tapi juga cerminan profesionalisme Anda. Surat ini akan menjadi dokumen resmi yang mengakhiri hubungan kerja Anda secara legal dan etis.

Image just for illustration

Surat pengunduran diri dengan alasan mendapat pekerjaan baru perlu disusun dengan hati-hati. Tujuannya agar proses transisi berjalan lancar, hubungan baik dengan perusahaan lama tetap terjaga, dan Anda meninggalkan kesan yang positif. Meskipun alasan Anda jelas (mendapat pekerjaan lain), cara Anda menyampaikan ini melalui surat dan proses resign akan sangat memengaruhi reputasi profesional Anda di masa depan.

Kenapa Surat Pengunduran Diri Tetap Penting, Walaupun Alasannya “Sudah Dapat Kerja”?¶

Mungkin ada yang berpikir, “Ah, kan sudah dapat kerja baru, ngapain repot-repot bikin surat yang sempurna?”. Eits, jangan salah! Surat pengunduran diri itu krusial, bahkan ketika Anda resign karena alasan ini. Pertama, surat ini adalah dokumen resmi yang dibutuhkan HRD untuk memproses administrasi keluarnya Anda. Ini termasuk perhitungan gaji terakhir, sisa cuti, hingga pengurusan benefit lain jika ada. Tanpa surat ini, status Anda di perusahaan bisa jadi menggantung.

Kedua, surat ini adalah wujud profesionalisme dan etika kerja. Dengan menyerahkan surat secara resmi, Anda menunjukkan rasa hormat terhadap perusahaan yang telah memberi Anda kesempatan. Ini juga membantu perusahaan mempersiapkan diri untuk mencari pengganti dan mengatur transfer knowledge dari Anda. Meninggalkan perusahaan dengan cara baik adalah investasi jangka panjang untuk karier Anda, lho.

Ketiga, menjaga hubungan baik. Dunia kerja itu kecil. Atasan atau rekan kerja Anda hari ini bisa jadi kolega atau bahkan atasan Anda di masa depan. Mereka juga bisa jadi sumber referensi penting ketika Anda melamar pekerjaan lain di kemudian hari. Surat yang sopan dan proses pengunduran diri yang mulus akan meninggalkan kesan positif yang sangat berharga. Jadi, jangan anggap remeh proses resign ini ya!

Komponen Utama Surat Pengunduran Diri Karena Mendapat Pekerjaan Baru¶

Menulis surat pengunduran diri sebenarnya tidak terlalu rumit, asalkan Anda tahu komponen apa saja yang wajib ada. Untuk surat dengan alasan pekerjaan baru, ada beberapa poin penting yang perlu dicantumkan. Berikut adalah komponen-komponen kunci yang sebaiknya ada dalam surat Anda:

Informasi Dasar¶

• Tanggal Pembuatan Surat: Tulis tanggal saat Anda membuat surat tersebut. Ini penting sebagai referensi waktu.
• Nama dan Alamat Penerima: Biasanya ditujukan kepada Manajer HRD atau Atasan Langsung Anda. Cantumkan nama lengkap dan jabatan mereka, serta nama perusahaan.
• Identitas Pengirim: Nama lengkap Anda, jabatan Anda saat ini, dan nomor ID karyawan (jika ada).
• Subjek Surat: Harus jelas dan langsung pada intinya. Contohnya: “Surat Pengunduran Diri” atau “Pemberitahuan Pengunduran Diri”.

Isi Surat¶

• Paragraf Pembuka: Nyatakan dengan jelas niat Anda untuk mengundurkan diri. Sebutkan juga tanggal efektif pengunduran diri Anda. Pastikan tanggal ini sesuai dengan periode notice yang berlaku di perusahaan atau kesepakatan dengan atasan.
• Paragraf Alasan: Di sinilah Anda menyebutkan alasan mendapat pekerjaan baru. Tidak perlu memberikan detail spesifik tentang perusahaan baru atau posisi Anda di sana. Cukup nyatakan bahwa Anda mendapat kesempatan karier baru yang ingin Anda ambil. Gunakan kata-kata yang positif dan netral.
• Paragraf Ucapan Terima Kasih: Ucapkan terima kasih kepada perusahaan, atasan, dan rekan kerja atas kesempatan, bimbingan, pengalaman, dan kerja sama selama Anda bergabung. Sebutkan secara singkat pengalaman positif yang Anda dapatkan. Ini menunjukkan rasa terima kasih Anda.
• Paragraf Pernyataan Kesediaan Membantu Transisi: Tawarkan bantuan untuk memastikan transisi pekerjaan Anda berjalan lancar. Anda bisa menawarkan untuk melatih pengganti atau menyelesaikan proyek yang sedang berjalan dalam periode notice. Ini sangat dihargai oleh perusahaan.
• Paragraf Penutup: Sampaikan harapan baik untuk kemajuan perusahaan di masa mendatang. Akhiri dengan salam penutup yang sopan.

Penutup¶

• Hormat Saya / Salam Hormat: Frasa penutup yang umum dan profesional.
• Tanda Tangan dan Nama Terang: Tanda tangan Anda di atas nama lengkap Anda.

Mencantumkan semua elemen ini akan membuat surat pengunduran diri Anda lengkap, jelas, dan profesional. Ingat, tujuannya adalah meninggalkan kesan yang baik dan memfasilitasi proses administrasi yang lancar bagi semua pihak.

Langkah-Langkah Praktis Menulis Surat Pengunduran Diri¶

Oke, sekarang kita bahas langkah-langkah praktisnya. Menulis surat ini sebenarnya cukup straightforward, tapi ada beberapa tips agar hasilnya maksimal.

1. Pikirkan Baik-Baik Tanggal Efektif Pengunduran Diri: Ini sangat penting. Biasanya, perusahaan meminta notice period selama dua minggu (dua weeks’ notice) atau satu bulan. Cek kembali kontrak kerja Anda atau tanyakan ke HRD mengenai kebijakan perusahaan. Pastikan tanggal efektif yang Anda cantumkan memberi waktu cukup bagi perusahaan untuk bersiap.
2. Tentukan Kepada Siapa Surat Itu Ditujukan: Umumnya ditujukan kepada Manajer HRD atau Atasan Langsung Anda. Jika perusahaan Anda kecil, mungkin bisa langsung ke pemilik atau direktur. Pastikan Anda mengetahui nama lengkap dan jabatan mereka dengan benar.
3. Buat Draf Kasar: Jangan langsung menulis versi final. Buat draf dulu, cantumkan semua poin penting yang ingin Anda sampaikan. Ini memberi Anda ruang untuk mengoreksi dan menyempurnakan kata-kata.
4. Pilih Kata-Kata yang Positif dan Profesional: Bahkan jika ada hal negatif yang Anda alami di perusahaan lama, ini bukan saatnya untuk mengungkapkannya. Fokus pada hal positif, ucapkan terima kasih, dan sampaikan alasan Anda (pekerjaan baru) secara netral. Hindari bahasa yang emosional atau konfrontatif.
5. Sebutkan Alasan Secara Singkat: Cukup katakan bahwa Anda mendapat kesempatan karier baru. Tidak perlu menjelaskan detail tawaran dari perusahaan baru, gaji yang ditawarkan, atau mengapa perusahaan baru lebih baik dari perusahaan lama. Cukup “Saya mendapat tawaran pekerjaan baru yang sejalan dengan tujuan karier saya” atau sejenisnya.
6. Sertakan Tawaran Bantuan Transisi: Ini adalah poin plus. Menunjukkan bahwa Anda peduli pada kelancaran operasional perusahaan setelah kepergian Anda. Contoh: “Saya bersedia membantu dalam proses transisi dan transfer knowledge selama periode notice saya.”
7. Periksa Kembali: Setelah selesai menulis, baca kembali surat Anda. Periksa typo atau kesalahan grammar. Pastikan semua informasi (nama, tanggal) sudah benar. Anda bisa meminta teman atau kolega terpercaya untuk membacanya juga jika perlu.
8. Format dengan Rapi: Gunakan format surat resmi yang standar. Jika dicetak, gunakan kertas yang bersih dan rapi. Jika dikirim via email, pastikan formatnya terbaca baik di berbagai perangkat.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda bisa menghasilkan surat pengunduran diri yang efektif dan meninggalkan kesan profesional.

Contoh Surat Pengunduran Diri Alasan Mendapat Pekerjaan Baru¶

Berikut beberapa contoh surat pengunduran diri yang bisa Anda jadikan referensi. Sesuaikan dengan situasi dan gaya bahasa Anda, namun tetap jaga formalitas dan profesionalisme.

Image just for illustration

Contoh 1: Surat Pengunduran Diri Standar¶

[Kota], [Tanggal]

Yth.
[Nama Manajer HRD/Atasan Langsung]
[Jabatan Manajer HRD/Atasan Langsung]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Surat Pengunduran Diri

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap Anda]
Jabatan: [Jabatan Anda Saat Ini]
Nomor ID Karyawan: [Nomor ID Karyawan, jika ada]

Dengan ini menyatakan niat saya untuk mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Anda Saat Ini] di [Nama Perusahaan], efektif terhitung sejak tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda].

Keputusan ini saya ambil karena saya telah menerima tawaran pekerjaan baru yang sejalan dengan jalur karier yang ingin saya kembangkan. Saya melihat ini sebagai kesempatan untuk pertumbuhan profesional lebih lanjut.

Saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang tulus atas kesempatan yang diberikan kepada saya untuk bekerja di [Nama Perusahaan] selama [Durasi Anda Bekerja, contoh: 2 tahun]. Saya sangat menghargai pengalaman dan pengetahuan yang saya peroleh di sini. Terima kasih juga atas bimbingan dan dukungan dari Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung, jika perlu] serta rekan-rekan kerja yang telah membantu saya selama ini.

Saya mohon maaf apabila selama bekerja terdapat kesalahan atau kekurangan dari pihak saya yang mungkin menimbulkan ketidaknyamanan.

Selama periode *notice* saya, saya bersedia untuk membantu proses transisi pekerjaan dan menyelesaikan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawab saya demi kelancaran operasional perusahaan.

Saya berharap [Nama Perusahaan] terus berkembang dan meraih kesuksesan di masa mendatang.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Anda]

Contoh 2: Surat Pengunduran Diri yang Sedikit Lebih Personal (Tetap Profesional)¶

[Kota], [Tanggal]

Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung atau Manajer HRD]
[Jabatan Beliau]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Subjek: Pemberitahuan Pengunduran Diri - [Nama Lengkap Anda]

Dengan hormat,

Saya menulis surat ini untuk memberitahukan keputusan saya untuk mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Anda Saat Ini] di [Nama Perusahaan], dengan hari kerja terakhir saya adalah tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda].

Saya membuat keputusan ini setelah menerima tawaran pekerjaan baru yang memberikan kesempatan untuk mengambil peran dan tanggung jawab baru yang saya yakini akan sangat bermanfaat bagi pengembangan karier saya ke depan.

Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang luar biasa yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di [Nama Perusahaan] sejak [Tanggal Mulai Bekerja]. Saya telah belajar banyak dan mendapatkan pengalaman berharga, terutama dalam hal [sebutkan area spesifik, contoh: kerja tim, pengelolaan proyek, atau skill teknis tertentu]. Saya sangat menikmati bekerja bersama tim [Nama Departemen Anda] dan berinteraksi dengan rekan-rekan yang suportif.

Saya mohon maaf jika ada kesalahan atau kekurangan yang tidak disengaja selama saya menjabat.

Saya akan memastikan semua pekerjaan saya selesai dan saya bersedia untuk membantu memastikan transisi tanggung jawab saya berjalan semulus mungkin selama periode *notice* saya. Mohon beri tahu saya bagaimana cara terbaik saya dapat membantu.

Saya mendoakan yang terbaik bagi [Nama Perusahaan] dan berharap terus mencapai keberhasilan di masa depan.

Terima kasih banyak atas pengertian dan dukungan Anda.

Hormat saya,

(Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Anda]

Contoh 3: Versi Email¶

Jika Anda mengirim surat pengunduran diri via email (pastikan ini diperbolehkan oleh kebijakan perusahaan), Anda bisa menggunakan format seperti ini.

Subjek Email: Surat Pengunduran Diri - [Nama Lengkap Anda]

Kepada: [Email Manajer HRD atau Atasan Langsung]
Cc: [Email Atasan Langsung atau HRD, jika perlu]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Manajer HRD/Atasan Langsung],

Melalui email ini, saya ingin memberitahukan keputusan saya untuk mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Anda Saat Ini] di [Nama Perusahaan]. Hari terakhir saya bekerja efektif adalah tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda].

Keputusan ini saya ambil karena saya mendapatkan kesempatan pekerjaan baru yang saya yakini dapat mendukung pertumbuhan karier saya di masa depan.

Saya sangat berterima kasih atas semua bimbingan, pengalaman, dan kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama saya bekerja di [Nama Perusahaan] sejak [Tanggal Mulai Bekerja]. Saya menghargai kepercayaan yang telah diberikan kepada saya. Saya juga berterima kasih kepada seluruh tim dan rekan kerja atas kerja sama dan dukungan yang luar biasa selama ini.

Saya mohon maaf jika ada kesalahan atau hal yang kurang berkenan selama masa kerja saya.

Saya berkomitmen untuk menyelesaikan semua tugas saya dan membantu proses transisi pekerjaan saya selama periode notice. Mohon informasikan langkah-langkah selanjutnya atau bagaimana saya bisa membantu.

Terima kasih atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu. Saya berharap [Nama Perusahaan] terus sukses.

Hormat saya,

[Nama Lengkap Anda]
[Nomor Telepon Anda (Opsional)]

Penting: Pastikan untuk selalu memberitahukan pengunduran diri Anda secara lisan kepada atasan langsung Anda sebelum mengirimkan surat atau email resmi. Ini adalah bagian dari etika profesional yang baik.

Tips Menyampaikan Surat Pengunduran Diri dan Proses Resign¶

Setelah surat selesai ditulis, langkah selanjutnya adalah menyampaikannya. Ini juga perlu strategi agar prosesnya mulus dan meninggalkan kesan positif.

1. Berbicara Langsung dengan Atasan Langsung Anda: Ini adalah langkah pertama yang paling penting. Atur waktu untuk bertemu dengan atasan Anda secara pribadi. Sampaikan niat Anda untuk mengundurkan diri dan berikan alasan Anda (mendapat pekerjaan baru). Sampaikan terima kasih secara lisan. Ini menunjukkan rasa hormat dan transparansi.
2. Pilih Waktu yang Tepat: Hindari menyampaikan berita ini saat atasan Anda sedang sangat sibuk, dalam meeting penting, atau di tengah deadline proyek krusial. Cari waktu yang relatif tenang di mana Anda bisa berbicara secara privat tanpa terburu-buru.
3. Serahkan Surat Resmi: Setelah berbicara lisan, serahkan surat pengunduran diri Anda (cetak atau email, sesuai prosedur perusahaan). Pastikan surat diterima oleh pihak yang berwenang (HRD dan/atau atasan langsung).
4. Bersiap untuk Diskusi: Atasan atau HRD mungkin akan bertanya lebih lanjut, seperti kapan hari terakhir Anda, kesediaan membantu transisi, atau bahkan menanyakan tentang tawaran di tempat baru (Anda tidak wajib memberikan detail ini jika tidak nyaman). Jawab dengan tenang dan profesional.
5. Jaga Sikap Positif Selama Periode Notice: Anda sudah akan pergi, tapi profesionalisme Anda diuji sampai hari terakhir. Tetap selesaikan tugas dengan baik, bantu proses transfer knowledge, dan jaga hubungan baik dengan rekan kerja. Jangan malah bermalas-malasan atau menjelek-jelekkan perusahaan.
6. Ikuti Prosedur Exit Perusahaan: Biasanya ada proses exit interview dengan HRD, pengembalian aset perusahaan (laptop, ID card, dll.), dan pengurusan administrasi terakhir. Ikuti semua prosedur ini dengan kooperatif.

Image just for illustration

Fakta menarik: Banyak perusahaan mengadakan exit interview untuk mendapatkan masukan dari karyawan yang keluar. Ini kesempatan Anda (jika mau) memberikan masukan konstruktif tentang pengalaman Anda di perusahaan, tapi hindari mengeluh atau mengkritik secara destruktif, apalagi jika alasan Anda murni karena mendapat pekerjaan baru.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari Saat Mengundurkan Diri¶

Meskipun alasannya baik (dapat kerja baru), proses resign bisa jadi bumerang jika dilakukan dengan cara yang salah. Hindari kesalahan-kesalahan umum ini:

• “Ghosting”: Menghilang begitu saja tanpa pemberitahuan resmi. Ini sangat tidak profesional dan bisa merusak reputasi Anda secara permanen.
• Tidak Memberikan Notice yang Cukup: Keluar sebelum periode notice yang disepakati atau diatur dalam kontrak/UU. Ini bisa melanggar kontrak dan membuat Anda kehilangan hak-hak tertentu.
• Menjelek-jelekkan Perusahaan Lama: Berbicara negatif tentang perusahaan lama kepada siapapun (rekan kerja, atasan, atau bahkan di media sosial). Ini hanya akan membuat Anda terlihat tidak profesional dan pahit.
• Membanggakan Pekerjaan Baru Secara Berlebihan: Tidak perlu memamerkan gaji, posisi, atau benefit di tempat baru kepada rekan kerja lama. Cukup sampaikan bahwa Anda mendapat kesempatan yang baik.
• Mengirim Surat Tanpa Bicara Langsung: Menyampaikan surat pengunduran diri (apalagi via email) tanpa pemberitahuan lisan terlebih dahulu kepada atasan langsung dianggap tidak sopan.
• Berhenti Bekerja dengan Baik Selama Notice Period: Mengurangi performa, menolak membantu transisi, atau bersikap apatis selama periode notice. Ingat, kesan terakhir itu penting.
• Tidak Memahami Hak dan Kewajiban Saat Resign: Pastikan Anda tahu apa saja hak Anda (gaji terakhir, sisa cuti, surat keterangan kerja) dan kewajiban Anda (menyelesaikan tugas, notice period, mengembalikan aset).

Menghindari kesalahan-kesalahan ini memastikan Anda meninggalkan perusahaan dengan kepala tegak dan menjaga pintu komunikasi tetap terbuka di masa depan.

Pentingnya Menjaga Hubungan Baik Setelah Resign¶

Proses pengunduran diri yang baik tidak berhenti di hari terakhir Anda bekerja. Menjaga hubungan baik dengan mantan atasan dan rekan kerja sangat penting. Seperti yang disebutkan sebelumnya, dunia profesional sangat terhubung. Jaringan (networking) yang kuat bisa sangat membantu karier Anda di masa depan.

Image just for illustration

Mantan atasan Anda bisa menjadi sumber referensi pekerjaan yang kredibel. Banyak perusahaan baru akan meminta referensi dari atasan lama. Jika Anda meninggalkan perusahaan dengan cara yang baik, atasan lama Anda akan dengan senang hati memberikan review yang positif tentang performa dan profesionalisme Anda. Sebaliknya, jika Anda resign dengan cara yang buruk, jangan harap mendapatkan referensi positif.

Tetap terhubung via LinkedIn atau media profesional lainnya bisa menjadi cara untuk menjaga silaturahmi profesional. Anda tidak pernah tahu kapan koneksi lama bisa bermanfaat, entah itu untuk kolaborasi bisnis, pertukaran informasi industri, atau bahkan kesempatan kerja di masa depan. Jadi, resign dengan baik, tinggalkan kesan positif, dan rawat jaringan profesional Anda.

Sedikit Tentang Aspek HR dan Legal Saat Resign¶

Ketika Anda mengundurkan diri karena mendapat pekerjaan baru, ada beberapa aspek HR dan legal yang perlu Anda ketahui secara umum:

• Periode Notice: Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia umumnya mengatur mengenai kewajiban pemberitahuan pengunduran diri. Pastikan Anda mematuhi periode notice yang tertulis dalam kontrak kerja Anda atau sesuai undang-undang jika kontrak tidak mengatur. Ini penting agar pengunduran diri Anda sah dan tidak melanggar hukum.
• Hak-Hak Karyawan yang Resign: Karyawan yang mengundurkan diri (dengan memenuhi syarat seperti notice period) berhak atas uang pisah (jika diatur dalam PP/PKB perusahaan), uang penggantian hak (sisa cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya perjalanan pulang ke tempat di mana pekerja diterima bekerja bagi pekerja/buruh yang relocated, penggantian perumahan serta pengobatan dan perawatan yang ditetapkan 15% dari uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja bagi yang memenuhi syarat), dan surat keterangan kerja (paklaring). Surat keterangan kerja ini sangat penting sebagai bukti pengalaman kerja Anda saat melamar di tempat baru.
• Exit Interview: Ini adalah pertemuan antara karyawan yang resign dengan perwakilan HRD. Tujuannya bisa untuk memahami alasan pengunduran diri, mengumpulkan masukan, atau menjelaskan proses administrasi terakhir. Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan dengan jujur namun tetap positif dan profesional.

Memahami hak dan kewajiban Anda saat resign akan membantu proses transisi berjalan lancar dan memastikan Anda mendapatkan hak-hak Anda sesuai ketentuan.

Mengakhiri Perjalanan di Perusahaan Lama dengan Elegan¶

Kesimpulannya, mengundurkan diri karena mendapat pekerjaan baru adalah langkah positif dalam karier, tapi cara Anda melakukannya akan sangat menentukan kesan yang Anda tinggalkan. Surat pengunduran diri adalah salah satu elemen kunci dalam proses ini. Buatlah surat yang jelas, profesional, penuh ucapan terima kasih, dan sampaikan alasan Anda (pekerjaan baru) secara positif.

Image just for illustration

Ingat, tujuan Anda adalah meninggalkan perusahaan dengan cara yang baik, menjaga hubungan profesional, dan memastikan semua urusan administrasi terselesaikan dengan lancar. Jangan ragu untuk menawarkan bantuan selama masa transisi. Sikap profesional Anda di akhir masa kerja akan menjadi investasi berharga untuk masa depan karier Anda. Selamat menempuh perjalanan baru!

Punya pengalaman menulis surat pengunduran diri atau tips lain terkait proses resign? Jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah ya!