Begini Cara Bikin Contoh Surat Permohonan Lembur Biar Gampang Disetujui

Updated: 14 Jun, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Meminta izin untuk bekerja lembur seringkali bukan sekadar lisan. Di banyak perusahaan, terutama yang punya struktur organisasi yang jelas dan sistem penggajian yang rapi, permohonan lembur perlu diajukan secara formal. Salah satunya adalah melalui surat permohonan lembur. Dokumen ini penting untuk pencatatan, persetujuan resmi, dan akuntabilitas jam kerja Anda di luar jam operasional normal.

Surat permohonan lembur berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa Anda membutuhkan waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas atau proyek. Ini membantu atasan atau departemen terkait (seperti HRD) untuk memahami alasan Anda, mengevaluasi kebutuhan tersebut, dan memberikan persetujuan jika sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dengan adanya surat ini, proses klaim lembur Anda di kemudian hari juga akan lebih lancar karena sudah ada dasar persetujuan yang jelas. Jadi, membuatnya dengan benar itu krusial.

Kapan Anda Perlu Mengajukan Surat Permohonan Lembur?¶

Tidak semua situasi membutuhkan surat permohonan lembur, tergantung kebijakan perusahaan Anda. Namun, biasanya surat ini diperlukan dalam kondisi-kondisi berikut:

Menyelesaikan Proyek dengan Deadline Mendesak: Saat proyek atau tugas memiliki batas waktu yang sangat dekat dan volumenya tidak memungkinkan diselesaikan dalam jam kerja biasa.
Pekerjaan yang Membutuhkan Konsentrasi Penuh di Luar Jam Kerja Ramai: Beberapa jenis pekerjaan teknis atau analitis terkadang lebih efektif dilakukan saat lingkungan kerja lebih tenang setelah jam kantor berakhir.
Menjelang Akhir Periode Akuntansi/Laporan: Tim keuangan atau departemen lain yang berurusan dengan laporan periodik seringkali membutuhkan waktu tambahan untuk menyelesaikan rekonsiliasi atau pelaporan.
Ada Tugas Mendadak yang Krusial: Munculnya tugas penting yang tidak terencana dan harus segera diselesaikan, yang tidak bisa menunggu hari kerja berikutnya.
Mem-backup Rekan Kerja yang Berhalangan: Meskipun ini lebih ke penugasan, jika Anda secara proaktif melihat kebutuhan dan mengajukan diri lembur untuk membantu, surat permohonan bisa jadi inisiatif yang baik.

Mengajukan surat ini menunjukkan profesionalisme Anda. Anda tidak hanya asal bekerja lembur, tapi sudah memikirkan alasannya dan meminta izin sesuai prosedur yang berlaku.

Komponen Penting dalam Surat Permohonan Lembur¶

Agar permohonan Anda jelas dan mudah diproses, ada beberapa elemen standar yang harus ada dalam surat permohonan lembur. Setiap bagian punya fungsinya masing-masing.

Kop Surat (Opsional tapi Disarankan): Jika perusahaan Anda punya kop surat resmi, gunakan itu. Jika tidak, cukup tulis nama perusahaan, alamat, dan detail kontak di bagian atas. Ini menunjukkan surat berasal dari lingkungan internal perusahaan.
Nomor Surat (Opsional): Beberapa perusahaan punya sistem penomoran surat internal. Jika ada, gunakan format yang benar. Jika tidak, bisa diabaikan.
Tempat dan Tanggal Surat: Cantumkan kota tempat surat dibuat dan tanggal surat diajukan. Pastikan tanggalnya sebelum atau bersamaan dengan tanggal lembur yang diajukan.
Perihal: Tulis dengan jelas tujuan surat. Contoh: “Permohonan Kerja Lembur”, “Permohonan Persetujuan Lembur”, atau “Pengajuan Lembur”.
Penerima Surat: Tujukan surat kepada atasan langsung Anda atau departemen yang berwenang memberikan persetujuan lembur (misalnya, Kepala Departemen, Manajer Proyek, atau HRD). Cantumkan nama lengkap dan jabatan beliau.
Salam Pembuka: Gunakan salam formal seperti “Dengan Hormat,” atau “Assalamualaikum Wr. Wb.” jika sesuai dengan budaya perusahaan.
Identitas Karyawan: Tulis data diri Anda yang mengajukan permohonan. Minimal nama lengkap, NIP/ID Karyawan (jika ada), dan jabatan/departemen Anda.
Isi Permohonan: Ini adalah bagian inti. Jelaskan dengan singkat, padat, dan jelas:
- Maksud surat yaitu mengajukan permohonan lembur.
- Tanggal dan perkiraan waktu mulai hingga selesai lembur yang dibutuhkan.
- Alasan kuat mengapa lembur ini diperlukan. Hubungkan dengan tugas atau proyek spesifik yang harus diselesaikan.
- Daftar pekerjaan yang akan diselesaikan selama jam lembur tersebut. Ini menunjukkan Anda sudah punya perencanaan.
Penutup: Sampaikan harapan agar permohonan dikabulkan dan ucapan terima kasih atas perhatiannya.
Salam Penutup: Gunakan salam formal seperti “Hormat Saya,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.”
Tanda Tangan dan Nama Terang: Bubuhkan tanda tangan Anda di atas nama lengkap Anda.

Berikut adalah tabel ringkasan komponen-komponen tersebut:

Komponen	Penjelasan	Keterangan
Kop Surat	Identitas Perusahaan	Opsional
Nomor Surat	Sistem Penomoran Internal	Opsional
Tempat & Tanggal	Kota dan Tanggal Surat Dibuat	Wajib
Perihal	Tujuan Surat (ex: Permohonan Lembur)	Wajib
Penerima	Atasan Langsung atau Pihak Berwenang (Nama & Jabatan)	Wajib
Salam Pembuka	Ucapan Salam Formal	Wajib
Identitas Karyawan	Nama Lengkap, NIP (jika ada), Jabatan/Departemen	Wajib
Isi Permohonan	Maksud, Tanggal/Waktu, Alasan, Daftar Pekerjaan	Inti Surat - Wajib
Penutup	Harapan & Ucapan Terima Kasih	Wajib
Salam Penutup	Ucapan Salam Formal Penutup	Wajib
Tanda Tangan & Nama	Tanda Tangan Fisik/Digital dan Nama Lengkap Karyawan	Wajib

Memastikan semua komponen ini ada akan membuat surat Anda terlihat profesional dan mudah dipahami oleh penerima.

dokumen surat resmi
Image just for illustration

Panduan Langkah demi Langkah Menulis Surat Permohonan Lembur¶

Menulis surat permohonan lembur itu gampang-gampang susah. Anda harus jelas, ringkas, dan meyakinkan. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuatnya:

Pahami Kebijakan Perusahaan: Sebelum mulai menulis, pastikan Anda tahu bagaimana prosedur pengajuan lembur di perusahaan Anda. Apakah memang perlu surat formal? Siapa yang harus menandatangani? Ada format khusus? Mengetahui ini akan sangat membantu.
Tentukan Detail Lembur: Kapan Anda mau lembur? Tanggal berapa? Jam berapa sampai jam berapa (atau perkiraan durasinya)? Detail ini harus akurat.
Identifikasi Alasan yang Kuat: Kenapa lembur ini benar-benar dibutuhkan? Apakah karena ada deadline proyek? Ada tugas mendadak? Selesaikan tugas yang tidak bisa diselesaikan di jam kerja normal? Alasannya harus logis dan berhubungan langsung dengan pekerjaan. Hindari alasan yang sifatnya pribadi atau karena Anda tidak efisien di jam kerja.
Buat Daftar Pekerjaan: Apa saja yang akan Anda lakukan selama jam lembur tersebut? Semakin spesifik, semakin baik. Ini menunjukkan Anda punya rencana dan waktu lembur akan digunakan secara produktif.
Mulai Menulis Draf: Gunakan format surat resmi. Mulai dari kop surat (jika ada) hingga salam penutup. Isi setiap bagian sesuai komponen yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Fokus pada Isi Permohonan: Di bagian inti, nyatakan permohonan Anda dengan jelas. Sebutkan tanggal dan waktu yang Anda ajukan. Kemudian, jelaskan alasan Anda dengan ringkas tapi meyakinkan. Sambungkan alasan tersebut dengan daftar pekerjaan yang akan diselesaikan.
Gunakan Bahasa Formal dan Sopan: Meskipun nada santai diperbolehkan dalam konteks artikel ini, surat permohonan tetap harus menggunakan bahasa formal yang sopan. Hindari singkatan atau bahasa gaul.
Periksa Kembali: Setelah selesai menulis, baca kembali draf surat Anda. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan (typo), tanggal, waktu, atau nama penerima. Pastikan alur kalimatnya mudah dipahami.
Sertakan Lampiran (jika perlu): Jika ada dokumen pendukung yang relevan dengan alasan lembur Anda (misalnya, timeline proyek yang diperbarui, screenshot error yang harus segera diperbaiki), Anda bisa menyebutkannya di surat dan melampirkannya.

Mengikuti langkah-langkah ini akan membantu Anda membuat surat permohonan lembur yang efektif dan punya peluang lebih besar untuk disetujui.

Contoh Surat Permohonan Lembur¶

Sekarang, mari kita lihat beberapa contoh surat permohonan lembur dengan skenario yang berbeda. Anda bisa menyesuaikannya dengan kondisi dan kebijakan di tempat kerja Anda.

Contoh 1: Surat Permohonan Lembur Standar¶

Ini adalah contoh surat permohonan lembur yang paling umum dan dasar.

[Kop Surat Perusahaan - Jika Ada]

[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Kota, Kode Pos]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Alamat Email Perusahaan]

--------------------------------------------------------------------

[Tempat], [Tanggal Surat Dibuat]

Nomor: [Nomor Surat, jika ada]
Perihal: Permohonan Kerja Lembur

Yth.
Bapak/Ibu [Nama Lengkap Atasan Langsung/Jabatan]
[Jabatan Atasan Langsung]
[Nama Departemen Atasan Langsung]
Di tempat

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama lengkap : [Nama Lengkap Anda]
NIP/ID Karyawan : [NIP/Nomor Karyawan Anda]
Jabatan : [Jabatan Anda]
Departemen : [Departemen Anda]

Melalui surat ini, saya mengajukan permohonan untuk dapat melakukan kerja lembur pada:
Hari/Tanggal : [Contoh: Kamis, 26 Oktober 2023]
Waktu : [Contoh: Pukul 17.00 s/d 20.00 WIB]
Durasi Perkiraan : [Contoh: 3 jam]

Adapun alasan saya mengajukan permohonan lembur ini adalah untuk [Jelaskan alasan Anda secara singkat, cth: menyelesaikan sisa pekerjaan laporan bulanan yang deadline-nya besok pagi] agar dapat selesai tepat waktu dan sesuai dengan target yang diberikan.

Pekerjaan yang akan saya selesaikan selama waktu lembur tersebut meliputi:
1. [Sebutkan pekerjaan spesifik 1, cth: Finalisasi data penjualan bulan ini]
2. [Sebutkan pekerjaan spesifik 2, cth: Menyusun grafik performa berdasarkan data]
3. [Sebutkan pekerjaan spesifik 3, cth: Menyusun executive summary laporan]

Besar harapan saya agar permohonan ini dapat disetujui. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

[Tanda Tangan Anda]

[Nama Lengkap Anda]

Penjelasan Singkat: Contoh ini lugas dan langsung pada intinya. Sangat cocok untuk permohonan lembur yang sifatnya rutin atau untuk menyelesaikan tugas harian yang belum tuntas. Pastikan Anda mengisi bagian-bagian yang ada dalam kurung siku [] dengan informasi yang relevan.

Contoh 2: Surat Permohonan Lembur dengan Detail Proyek¶

Contoh ini lebih cocok jika permohonan lembur Anda berkaitan erat dengan progres atau penyelesaian proyek tertentu.

[Kop Surat Perusahaan - Jika Ada]

[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Kota, Kode Pos]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Alamat Email Perusahaan]

--------------------------------------------------------------------

[Tempat], [Tanggal Surat Dibuat]

Nomor: [Nomor Surat, jika ada]
Perihal: Permohonan Kerja Lembur Terkait Penyelesaian Proyek [Nama Proyek]

Yth.
Bapak/Ibu [Nama Lengkap Atasan Langsung/Manajer Proyek]
[Jabatan Atasan Langsung/Manajer Proyek]
[Nama Departemen Anda]
Di tempat

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama lengkap : [Nama Lengkap Anda]
NIP/ID Karyawan : [NIP/Nomor Karyawan Anda]
Jabatan : [Jabatan Anda]
Departemen : [Departemen Anda]

Sehubungan dengan akan datangnya tenggat waktu penyelesaian Proyek [Nama Proyek] pada tanggal [Tanggal Deadline Proyek], saya ingin mengajukan permohonan untuk melakukan kerja lembur guna memastikan seluruh *task* yang menjadi tanggung jawab saya dapat selesai sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Saya mengajukan permohonan lembur pada:
Hari/Tanggal : [Contoh: Senin s/d Rabu, 30 Oktober - 1 November 2023]
Waktu Perkiraan : [Contoh: Pukul 18.00 s/d 21.00 WIB setiap harinya]
Durasi Perkiraan : [Contoh: 3 jam per hari selama 3 hari]

Pekerjaan spesifik yang akan saya fokuskan selama waktu lembur tersebut antara lain:
1. [Sebutkan task proyek 1 yang akan diselesaikan, cth: Melakukan *coding* untuk modul A Proyek X]
2. [Sebutkan task proyek 2, cth: Melakukan *testing* fungsionalitas modul B]
3. [Sebutkan task proyek 3, cth: Membuat dokumentasi teknis untuk *progress report*]

Dengan penyelesaian tugas-tugas ini melalui kerja lembur, diharapkan Proyek [Nama Proyek] dapat mencapai *milestone* penting sesuai *timeline* yang telah disepakati.

Besar harapan saya agar permohonan ini dapat disetujui. Atas perhatian dan dukungan Bapak/Ibu terhadap penyelesaian Proyek [Nama Proyek], saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

[Tanda Tangan Anda]

[Nama Lengkap Anda]

Penjelasan Singkat: Contoh ini lebih detail dalam menjelaskan kaitan lembur dengan proyek spesifik. Ini menunjukkan bahwa lembur yang diminta adalah bagian dari strategi penyelesaian proyek, bukan sekadar tambahan jam kerja. Sangat bagus jika atasan Anda adalah Manajer Proyek.

Contoh 3: Surat Permohonan Lembur untuk Tanggal Spesifik dengan Lebih dari Satu Hari¶

Kadang, Anda perlu mengajukan lembur tidak hanya untuk satu hari, tapi untuk beberapa hari berurutan atau pada tanggal-tanggal tertentu yang krusial.

[Kop Surat Perusahaan - Jika Ada]

[Nama Perusahaan Anda]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Kota, Kode Pos]
[Nomor Telepon Perusahaan]
[Alamat Email Perusahaan]

--------------------------------------------------------------------

[Tempat], [Tanggal Surat Dibuat]

Nomor: [Nomor Surat, jika ada]
Perihal: Permohonan Kerja Lembur pada Tanggal Spesifik

Yth.
Bapak/Ibu [Nama Lengkap Atasan Langsung]
[Jabatan Atasan Langsung]
[Nama Departemen Anda]
Di tempat

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama lengkap : [Nama Lengkap Anda]
NIP/ID Karyawan : [NIP/Nomor Karyawan Anda]
Jabatan : [Jabatan Anda]
Departemen : [Departemen Anda]

Saya ingin mengajukan permohonan untuk dapat melakukan kerja lembur pada beberapa tanggal spesifik dalam rangka [Sebutkan konteks/acara/deadline umum, cth: persiapan menghadapi audit eksternal yang akan dilaksanakan minggu depan].

Tanggal dan perkiraan waktu lembur yang saya ajukan adalah sebagai berikut:
1.  **Tanggal:** [Contoh: Senin, 6 November 2023], **Waktu:** [Contoh: 18.00 s/d 20.30 WIB]
2.  **Tanggal:** [Contoh: Selasa, 7 November 2023], **Waktu:** [Contoh: 18.00 s/d 21.00 WIB]
3.  **Tanggal:** [Contoh: Kamis, 9 November 2023], **Waktu:** [Contoh: 17.30 s/d 20.00 WIB]

Total perkiraan durasi lembur adalah [Hitung total jamnya, cth: 7 jam 30 menit].

Alasan utama permohonan lembur ini adalah [Jelaskan alasan spesifik per tanggal atau secara umum jika alasannya sama untuk semua tanggal, cth: menyelesaikan review dokumen dan data yang dibutuhkan tim auditor serta menyiapkan presentasi].

Pekerjaan yang akan saya selesaikan selama waktu lembur pada tanggal-tanggal tersebut meliputi:
- [Daftar pekerjaan spesifik 1, bisa per tanggal atau gabungan]
- [Daftar pekerjaan spesifik 2]
- [Daftar pekerjaan spesifik 3, dst]

Saya berkomitmen untuk memanfaatkan waktu lembur ini seefektif mungkin guna menunjang kelancaran [Sebutkan konteks/acara, cth: proses audit].

Besar harapan saya agar permohonan ini dapat disetujui. Atas perhatian dan dukungannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

[Tanda Tangan Anda]

[Nama Lengkap Anda]

Penjelasan Singkat: Contoh ini memberikan fleksibilitas untuk mengajukan lembur pada tanggal-tanggal yang tidak berurutan. Penting untuk mencantumkan setiap tanggal dan waktu dengan jelas agar tidak ada kebingungan. Total durasi lembur juga baik disebutkan sebagai rangkuman.

Tips Tambahan untuk Permohonan Lembur yang Sukses¶

Menulis surat saja tidak cukup. Ada beberapa tips lain yang bisa meningkatkan peluang permohonan lembur Anda disetujui:

Diskusikan Dulu Secara Lisan: Idealnya, bicarakan dulu niat Anda untuk lembur dengan atasan langsung sebelum mengirim surat resmi. Ini adalah cara sopan untuk memastikan beliau mengetahui rencana Anda dan memberikan persetujuan awal. Beliau juga bisa memberikan masukan atau saran.
Ajukan Jauh-Jauh Hari: Jangan mengajukan permohonan lembur di menit-menit terakhir, apalagi jika lembur direncanakan. Mengajukannya beberapa hari sebelumnya memberikan waktu bagi atasan untuk mempertimbangkan dan memproses persetujuan.
Pastikan Alasan Anda Kuat dan Jelas: Ini adalah poin paling krusial. Atasan perlu tahu mengapa Anda tidak bisa menyelesaikan pekerjaan di jam normal. Alasan seperti “banyak kerjaan” itu kurang kuat. Sebutkan tugas spesifik, deadline yang mepet, atau situasi mendesak lainnya.
Sebutkan Pekerjaan yang Jelas: Rincian pekerjaan yang akan dilakukan selama lembur menunjukkan bahwa Anda punya rencana dan tidak hanya ingin “nongkrong” di kantor.
Ketahui Batas Waktu Lembur: Perusahaan biasanya punya aturan tentang maksimal jam lembur per hari atau per minggu. Pastikan permohonan Anda sesuai dengan aturan tersebut. Melebihi batas bisa jadi alasan permohonan ditolak.
Perhatikan Kompensasi: Surat permohonan ini adalah dasar untuk perhitungan kompensasi lembur Anda. Pastikan jam dan tanggal yang Anda tulis akurat agar perhitungan kompensasi juga benar.

Mengikuti tips ini tidak hanya membantu permohonan Anda disetujui, tapi juga menunjukkan bahwa Anda adalah karyawan yang bertanggung jawab dan terorganisir.

Aspek Hukum Terkait Lembur di Indonesia (Sekilas)¶

Penting juga untuk tahu, kerja lembur itu diatur lho oleh undang-undang di Indonesia, yaitu Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang kemudian diubah sebagian melalui Undang-Undang Cipta Kerja. Aturan ini mencakup:

Batas Maksimal Lembur: Ada batasan jam kerja lembur per hari dan per minggu.
Perintah dan Persetujuan: Kerja lembur hanya dapat dilakukan atas perintah tertulis dari pengusaha dan persetujuan tertulis dari pekerja. Nah, surat permohonan dari Anda dan persetujuan dari atasan/perusahaan itulah bukti persetujuan tertulis ini.
Kompensasi Lembur: Pekerja yang melakukan kerja lembur berhak atas upah lembur. Besaran upah lembur ini juga diatur.

Dengan mengajukan surat permohonan, Anda membantu perusahaan memenuhi salah satu syarat legal untuk melaksanakan dan membayarkan upah lembur, yaitu adanya persetujuan tertulis. Ini melindungi kedua belah pihak.

Kesalahan Umum Saat Mengajukan Permohonan Lembur¶

Hindari kesalahan-kesalahan ini saat mengajukan permohonan lembur:

Alasan Tidak Jelas atau Tidak Kuat: Ini alasan paling sering ditolak. Pastikan alasan Anda valid dan berhubungan dengan kebutuhan kerja mendesak.
Mengajukan Terlalu Mendadak: Memberi waktu yang cukup bagi atasan untuk memproses itu penting.
Tidak Sesuai Prosedur Perusahaan: Setiap perusahaan punya caranya sendiri. Tanyakan atau cari tahu prosedurnya sebelum mengajukan.
Lupa Menyertakan Detail Penting: Tanggal, waktu, atau nama atasan yang salah bisa membuat surat Anda tertunda diproses.
Tidak Mencantumkan Pekerjaan yang Dilakukan: Ini membuat atasan ragu apakah waktu lembur akan digunakan secara efektif.
Menganggap Lembur Otomatis Disetujui: Lembur itu permohonan, artinya bisa disetujui atau ditolak tergantung kebijakan dan kondisi.

Mengapa Perusahaan Menghargai Permohonan Lembur yang Jelas?¶

Dari sudut pandang perusahaan, surat permohonan lembur yang baik itu sangat membantu karena:

Dokumentasi: Menjadi bukti tertulis yang bisa diaudit, baik untuk internal maupun eksternal (misalnya, audit kepatuhan terhadap UU Ketenagakerjaan).
Pengelolaan Anggaran: Lembur itu ada biayanya. Dengan permohonan tertulis, departemen terkait (finance/HRD) bisa memprediksi dan mengelola biaya lembur.
Perencanaan Sumber Daya: Membantu manajer memahami beban kerja tim dan karyawan.
Akuntabilitas: Karyawan jadi lebih bertanggung jawab atas waktu lembur yang mereka ajukan dan pekerjaan yang dijanjikan akan diselesaikan.
Keadilan: Memastikan bahwa lembur diajukan dan disetujui berdasarkan kebutuhan kerja yang nyata, bukan preferensi pribadi.

Jadi, membuat surat permohonan lembur itu bukan sekadar formalitas, tapi bagian dari sistem kerja yang efisien dan akuntabel.

Semoga contoh dan panduan ini bermanfaat buat Anda yang perlu mengajukan permohonan lembur! Pilihlah contoh yang paling sesuai dengan situasi Anda, sesuaikan detailnya, dan jangan ragu untuk menambahkan informasi spesifik yang relevan dengan pekerjaan atau proyek Anda.

Apakah Anda punya pengalaman unik saat mengajukan lembur? Atau ada tips lain yang ingin dibagikan? Yuk, ceritakan di kolom komentar di bawah!

Tutorial Surat