Beranda administrasi hukum kepegawaian pemerintah

Panduan Lengkap Contoh Surat Penarikan Barang Milik Negara: Mudah & Efektif!

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Barang Milik Negara (BMN) itu ibarat inventaris raksasa milik pemerintah. Mulai dari gedung megah, kendaraan dinas, peralatan kantor, sampai tanah luas, semuanya masuk kategori ini. Pengelolaannya butuh ketelitian dan prosedur yang benar, salah satunya saat ada BMN yang perlu ditarik dari penggunaan unit tertentu. Ini bukan cuma pindah tempat, tapi ada proses administrasi penting yang melibatkan dokumen resmi, yaitu surat penarikan.

Kenapa sih BMN perlu ditarik? Ada banyak alasannya. Mungkin barangnya sudah rusak berat dan tidak ekonomis lagi untuk diperbaiki, sudah obsolete alias ketinggalan zaman, atau mungkin unit kerja lain yang lebih membutuhkan. Penarikan ini juga bisa jadi langkah awal sebelum BMN tersebut dihapuskan (dijual, dihibahkan, dimusnahkan), atau dialihkan penggunaannya ke instansi lain. Intinya, BMN tersebut tidak lagi berada dalam pengelolaan aktif unit kerja yang sebelumnya menggunakannya.

Surat Penarikan Barang Milik Negara
Image just for illustration

Proses penarikan ini nggak bisa sembarangan, lho. Ada aturan hukum yang mendasarinya. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara jadi payung besarnya. Secara lebih teknis, ada Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 yang telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2020 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah. Peraturan Menteri Keuangan juga banyak yang mengatur detailnya. Memahami dasar hukum ini penting supaya proses penarikan BMN kita legal dan akuntabel.

Nah, surat penarikan BMN ini adalah salah satu dokumen kunci dalam proses tersebut. Fungsinya sebagai pemberitahuan resmi atau perintah dari pejabat yang berwenang (misalnya, Kuasa Pengguna Barang atau Pengguna Barang) kepada unit yang memegang BMN tersebut untuk menyerahkan atau menarik kembali barang-barang yang disebutkan. Surat ini menjadi bukti tertulis dimulainya proses pengeluaran BMN dari pembukuan dan tanggung jawab unit pengguna.

Struktur umum surat penarikan BMN pada dasarnya mirip dengan surat dinas resmi lainnya. Ada kop surat instansi, nomor surat yang unik, tanggal pembuatan, perihal yang jelas, serta alamat tujuan dan pengirim. Bagian intinya tentu saja konten yang memuat informasi rinci mengenai BMN yang ditarik dan dasar pelaksanaannya. Kelengkapan ini krusial agar tidak terjadi kesalahan data atau ambiguitas dalam proses penarikan.

Mari kita bedah satu per satu komponen yang biasanya ada dalam contoh surat penarikan BMN. Ini penting biar kamu punya gambaran lengkap kalau suatu saat perlu membuatnya atau memahaminya. Komponen ini standar, tapi wajib ada biar suratnya sah dan diterima oleh pihak terkait.

Komponen Utama Surat Penarikan BMN

Kop Surat Instansi

Ini bagian paling atas surat. Berisi nama lengkap instansi atau unit kerja yang menerbitkan surat, biasanya dilengkapi dengan alamat, nomor telepon, dan logo. Kop surat menunjukkan identitas resmi pengirim surat. Pastikan kop surat yang digunakan sudah sesuai dengan format baku instansi masing-masing.

Nomor Surat

Setiap surat resmi punya nomor unik. Nomor ini berguna untuk pengarsipan dan identifikasi. Format nomor surat biasanya mengikuti standar tata naskah dinas instansi. Misalnya, [Nomor]-[Kode Unit]/[Tahun] atau format lain yang ditetapkan.

Lampiran

Bagian ini diisi jika ada dokumen lain yang disertakan bersama surat, misalnya daftar rinci BMN yang ditarik jika jumlahnya banyak, atau dokumen pendukung seperti Berita Acara Kerusakan. Jika tidak ada lampiran, cukup ditulis strip (-) atau nol (0). Cantumkan jumlah lampiran jika memang ada.

Perihal

Perihal harus singkat, jelas, dan langsung ke inti. Untuk surat jenis ini, perihalnya tentu saja “Penarikan Barang Milik Negara” atau bisa lebih spesifik lagi seperti “Penarikan Kendaraan Dinas” jika hanya satu jenis barang. Kejelasan perihal memudahkan penerima untuk segera memahami maksud surat.

Tanggal Surat

Tanggal pembuatan surat ini penting sebagai penanda waktu. Biasanya ditulis di sebelah kanan atas atau di bawah nomor surat. Pastikan tanggalnya akurat sesuai hari surat dibuat.

Alamat Tujuan

Bagian ini menyebutkan kepada siapa surat ini ditujukan. Biasanya ditujukan kepada pimpinan unit kerja atau pejabat yang saat ini bertanggung jawab atas BMN yang akan ditarik. Sebutkan nama jabatan atau nama unitnya secara lengkap. Contoh: Yth. Kepala [Nama Unit Pengguna BMN] di [Lokasi].

Salam Pembuka

Menggunakan salam pembuka resmi seperti “Dengan hormat,” adalah standar. Ini menunjukkan kesopanan dalam komunikasi dinas. Jangan lupakan koma di akhir salam pembuka.

Isi Surat

Ini adalah bagian inti surat yang menjelaskan maksud penarikan BMN. Paragraf awal biasanya menyampaikan rujukan atau dasar hukum penarikan. Misalnya, merujuk pada surat keputusan penghapusan BMN atau peraturan terkait lainnya. Sebutkan nomor dan tanggal dasar rujukan tersebut.

Paragraf berikutnya memuat daftar BMN yang akan ditarik. Ini bisa ditampilkan dalam format paragraf jika hanya sedikit, atau lebih baik lagi dalam bentuk tabel jika jumlahnya banyak. Tabel memberikan struktur yang jelas dan mudah dibaca. Data yang wajib ada di daftar ini meliputi:

Daftar Barang Milik Negara yang Ditarik

Ini adalah detail yang paling krusial. Data harus akurat dan sesuai dengan data inventaris BMN yang ada.

  • Nomor Urut
  • Nama Barang
  • Kode Barang (sesuai Sistem Informasi Manajemen Aset Negara - SIMAN atau aplikasi BMN lainnya)
  • Nomor Urut Pendaftaran (NUP)
  • Kondisi Terakhir Barang (Misal: Baik, Rusak Ringan, Rusak Berat)
  • Lokasi Barang Saat Ini
  • Alasan Penarikan (Misal: Rusak Berat, Akan Dihapuskan, Dialihkan Penggunaannya)

Menyajikan data ini dalam format tabel akan sangat membantu klarifikasi dan verifikasi di kemudian hari. Berikut contoh struktur tabel sederhana:

No. Nama Barang Kode Barang NUP Kondisi Lokasi Alasan Penarikan
1 Komputer Desktop 3.02.02.01.01 12345 Rusak Berat Ruang TU Unit A Penghapusan
2 Printer Laser 3.02.02.01.02 67890 Rusak Ringan Ruang Rapat Unit A Dialihkan ke Unit B
… … … … … … …

Setelah daftar BMN, paragraf selanjutnya menjelaskan tindakan yang harus dilakukan oleh pihak penerima surat. Misalnya, instruksi untuk menyerahkan barang-barang tersebut kepada unit pengelola BMN atau pihak lain yang ditunjuk, serta kapan dan di mana penyerahan harus dilakukan. Tanggal dan lokasi penyerahan perlu disebutkan secara jelas.

Salam Penutup

Menggunakan salam penutup resmi seperti “Demikian disampaikan,” atau “Atas perhatian dan kerja samanya diucapkan terima kasih.” Ini adalah penutup standar surat dinas.

Nama dan Jabatan Pejabat yang Berwenang

Surat harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mengeluarkan perintah penarikan BMN. Biasanya adalah Kuasa Pengguna Barang atau pejabat setingkat yang didelegasikan wewenangnya. Nama lengkap dan jabatan pejabat tersebut harus tercantum di bawah tanda tangan. Jangan lupa stempel dinas sebagai penguat keabsahan.

Tembusan (jika ada)

Bagian ini mencantumkan pihak-pihak lain yang perlu mengetahui surat ini, meskipun bukan penerima utama. Contohnya, Kepala Biro Keuangan, Inspektorat, atau unit terkait lainnya. Tembusan ini penting untuk koordinasi dan akuntabilitas.

Contoh Kerangka Surat Penarikan BMN

Supaya lebih jelas, ini dia contoh kerangka surat penarikan BMN dengan placeholder. Kamu tinggal menggantinya dengan data yang sebenarnya. Ingat, format ini bisa bervariasi sedikit tergantung peraturan internal instansi.

[KOP SURAT INSTANSI]
[NAMA LENGKAP INSTANSI/UNIT KERJA]
[ALAMAT LENGKAP INSTANSI]
[NOMOR TELEPON/FAKS]

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : [Jumlah Lampiran, misal: 1 (satu) berkas / -]
Perihal : Penarikan Barang Milik Negara

[Tempat Pembuatan Surat], [Tanggal]

Yth. Kepala [Nama Unit Pengguna BMN]
di
[Lokasi Unit Pengguna BMN]

Dengan hormat,

Menunjuk [Dasar Hukum Penarikan, misal: Surat Keputusan Kuasa Pengguna Barang Nomor X Tanggal Y tentang Penghapusan Barang Milik Negara / Peraturan Menteri Keuangan Nomor Z Tahun A], serta dalam rangka [Sebutkan Tujuan Penarikan, misal: tertib administrasi pengelolaan BMN / pelaksanaan penghapusan BMN], dengan ini kami memberitahukan dan/atau memerintahkan untuk melakukan penarikan atas Barang Milik Negara sebagaimana tercantum dalam daftar berikut:

No. Nama Barang Kode Barang NUP Kondisi Lokasi Alasan Penarikan
1 [Nama BMN 1] [Kode BMN 1] [NUP 1] [Kondisi 1] [Lokasi 1] [Alasan 1]
2 [Nama BMN 2] [Kode BMN 2] [NUP 2] [Kondisi 2] [Lokasi 2] [Alasan 2]
… … … … … … …
[Jumlah Item] [Nama BMN Terakhir] [Kode BMN Terakhir] [NUP Terakhir] [Kondisi Terakhir] [Lokasi Terakhir] [Alasan Terakhir]

Selanjutnya, Saudara diminta untuk menyerahkan BMN tersebut kepada [Pihak yang Ditunjuk Menerima, misal: Unit Pengelola BMN / Panitia Penghapusan] pada [Tanggal Pelaksanaan Penyerahan] bertempat di [Lokasi Pelaksanaan Penyerahan]. Proses penyerahan agar dilengkapi dengan Berita Acara Serah Terima.

Demikian surat penarikan ini disampaikan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerja samanya diucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]

[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]
[Stempel Dinas]

Tembusan:
1. [Pihak Tembusan 1, jika ada]
2. [Pihak Tembusan 2, jika ada]
…dst

Tips Menulis Surat Penarikan BMN

Menulis surat ini kelihatannya mudah, tapi ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan biar hasilnya tepat dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari:

  1. Data Akurat: Ini yang paling penting. Pastikan nama barang, kode barang, dan NUP BMN yang dicantumkan sesuai 100% dengan data yang tercatat di SIMAN atau aplikasi BMN lain yang digunakan instansi. Kesalahan data bisa menghambat proses atau bahkan membuat surat tidak sah.
  2. Dasar Hukum Jelas: Sebutkan landasan kamu menarik BMN tersebut. Apakah ada SK Penghapusan, SK Alih Fungsi, atau aturan lain? Cantumkan nomor dan tanggalnya dengan benar. Ini menunjukkan bahwa tindakan penarikan ini legal dan sesuai prosedur.
  3. Alasan Penarikan Spesifik: Jangan cuma bilang “sudah tidak dipakai”. Jelaskan alasannya secara rinci dan sesuai kondisi, misalnya “Rusak Berat berdasarkan BA Kerusakan Nomor X Tanggal Y” atau “Dalam rangka pelaksanaan alih fungsi BMN sesuai SK Z”.
  4. Instruksi Pelaksanaan Detail: Kapan, di mana, dan kepada siapa BMN harus diserahkan? Siapa yang menyaksikan? Dokumen apa yang perlu disiapkan (misal: Berita Acara Serah Terima)? Semakin detail instruksinya, semakin mudah pihak penerima surat untuk melaksanakannya.
  5. Gunakan Format Baku: Setiap instansi punya standar format tata naskah dinas. Ikuti standar tersebut agar surat kamu profesional dan resmi. Termasuk penggunaan jenis dan ukuran huruf, spasi, sampai penomoran.
  6. Lampirkan Dokumen Pendukung: Kalau alasan penarikan adalah kerusakan berat, lampirkan Berita Acara Kerusakan dan foto BMN yang rusak. Jika penarikan dalam rangka alih fungsi, lampirkan SK Alih Fungsi. Dokumen pendukung ini memperkuat alasan dan keabsahan penarikan.
  7. Pejabat Berwenang: Pastikan surat ditandatangani oleh pejabat yang memang memiliki otoritas untuk mengeluarkan perintah penarikan BMN. Salah tanda tangan bisa bikin surat tidak berlaku.

Proses Penarikan BMN Secara Umum (Flowchart Sederhana)

Mau tahu gambaran alurnya? Proses penarikan BMN dari unit pengguna sampai benar-benar “keluar” dari tanggung jawab mereka itu biasanya melibatkan beberapa langkah. Kira-kira seperti ini diagram alirnya:

```mermaid
graph TD
A[Unit Pengguna BMN] → B{Identifikasi BMN yang Akan Ditarik
(Rusak, Obsolete, dll.)};
B → C[Mengajukan Usulan Penarikan/Penghapusan/Alih Fungsi];
C → D{Unit Pengelola BMN
(Verifikasi & Penilaian)};
D → E{Pejabat Berwenang
(Pengguna Barang/Pengelola Barang)
Persetujuan?};
E – Ya → F[Terbit SK Penarikan/Penghapusan/Alih Fungsi];
E – Tidak → G[Usulan Ditolak
(Kembalikan ke Unit Pengguna)];
F → H[Unit Penerbit SK
Membuat Surat Penarikan BMN];
H → I[Mengirim Surat Penarikan
ke Unit Pengguna];
I → J[Unit Pengguna Menerima Surat
& Menyiapkan BMN];
J → K[Pelaksanaan Serah Terima BMN];
K → L[Berita Acara Serah Terima (BAST)];
L → M[Pelaporan dan Update Data SIMAN];
M → N[Proses Penarikan Selesai
dari sisi Unit Pengguna];
N → O[BMN Selanjutnya Diproses
(Dihapus, Dialihkan, dll.)];









G --> A; % Kembali ke Unit Pengguna jika ditolak

style A fill:#f9f,stroke:#333,stroke-width:2px
style D fill:#ccf,stroke:#333,stroke-width:2px
style E fill:#fcf,stroke:#333,stroke-width:2px
style H fill:#ffc,stroke:#333,stroke-width:2px
style I fill:#ffc,stroke:#333,stroke-width:2px
style J fill:#f9f,stroke:#333,stroke-width:2px
style K fill:#ccf,stroke:#333,stroke-width:2px
style L fill:#ccf,stroke:#333,stroke-width:2px
style M fill:#ccf,stroke:#333,stroke-width:2px
style N fill:#9cf,stroke:#333,stroke-width:2px
style O fill:#afa,stroke:#333,stroke-width:2px

```
Gambar di atas menggambarkan langkah-langkah umum proses penarikan BMN. Surat penarikan BMN yang kita bahas di sini adalah output dari tahap H, yang kemudian dikirimkan di tahap I, dan diterima serta direspon di tahap J dan K. Ini menunjukkan bahwa surat ini bukan satu-satunya dokumen, tapi merupakan bagian integral dari seluruh alur proses pengelolaan BMN. Memahami alur ini bikin kamu sadar seberapa pentingnya surat penarikan ini dalam rantai administrasi BMN.

Dokumen Resmi Pemerintah
Image just for illustration

Hal-hal yang Sering Jadi Masalah

Dalam praktiknya, ada saja kendala saat proses penarikan BMN, terutama yang berkaitan dengan surat penarikan:

  • Data BMN Tidak Akurat: Nomor NUP atau kode barang yang salah bisa bikin proses tertunda karena harus diverifikasi ulang. Ini sering terjadi kalau data di aplikasi BMN belum terupdate.
  • Tidak Ada Dokumen Pendukung: Terutama untuk BMN yang rusak berat. Surat penarikan tanpa dilampiri Berita Acara Kerusakan atau laporan kondisi barang bisa dipertanyakan dasar penarikannya.
  • Alasan Penarikan Tidak Kuat/Jelas: Misalnya hanya ditulis “sudah tidak digunakan” tanpa penjelasan lebih lanjut. Unit pengelola BMN butuh alasan yang sah sesuai peraturan.
  • Pejabat yang Tanda Tangan Salah: Surat penarikan harus diteken oleh pejabat yang berwenang berdasarkan pendelegasian wewenang pengelolaan BMN. Salah orang yang TTD bikin suratnya tidak sah.
  • Koordinasi Kurang: Surat sudah dikirim tapi unit penerima tidak segera menindaklanjuti. Ini bisa karena komunikasi yang kurang lancar atau kurangnya pemahaman tentang pentingnya proses ini.

Mengatasi masalah-masalah ini kuncinya ada di ketelitian, komunikasi, dan pemahaman prosedur yang benar. Pastikan tim atau individu yang mengurus BMN di instansimu paham betul setiap langkah dan dokumen yang dibutuhkan. Pelatihan atau sosialisasi rutin tentang pengelolaan BMN sangat membantu.

Surat penarikan BMN mungkin terlihat sederhana, tapi fungsinya vital dalam menjamin akuntabilitas dan ketertiban pengelolaan aset negara. Dengan adanya surat ini, status BMN menjadi jelas: sudah ditarik dari penggunaan unit tertentu dan akan masuk ke proses selanjutnya (penghapusan, alih fungsi, dll.). Ini membantu menghindari tumpang tindih data atau klaim atas BMN yang sama.

Sebagai penutup, pengelolaan BMN adalah tugas yang butuh keseriusan dan profesionalisme. Setiap dokumen yang terlibat, termasuk surat penarikan ini, punya peran penting dalam menjaga aset negara agar dikelola secara efisien dan akuntabel. Memahami template dan prosedur di baliknya akan sangat membantumu dalam menjalankan tugas ini dengan baik.

Semoga penjelasan dan contoh kerangka surat ini bermanfaat ya buat kamu yang sedang berurusan dengan penarikan BMN.

Punya pengalaman menulis atau menerima surat penarikan BMN? Atau mungkin ada pertanyaan seputar topik ini? Yuk, bagikan pengalaman atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah! Mari kita diskusikan bersama.

Posting Komentar