Panduan Lengkap: Bikin Surat Permohonan Pakai CQ yang Bikin Urusan Lancar

Table of Contents

Menulis surat permohonan itu skill yang penting banget, apalagi kalau kamu sering berurusan dengan instansi, perusahaan, atau organisasi. Tujuannya macam-macam, bisa minta izin, minta bantuan dana, minta kerja sama, dan lain sebagainya. Tapi, pernah nggak sih kamu lihat atau malah menulis surat permohonan yang di bagian alamat tujuannya ada singkatan “cq.”? Nah, kalau bingung, santai aja! Di artikel ini kita bakal kupas tuntas soal penggunaan “cq” dalam surat permohonan, lengkap dengan contohnya biar langsung kebayang.

Image just for illustration

Apa Itu Surat Permohonan?¶

Oke, sebelum jauh membahas “cq”, kita samakan persepsi dulu tentang surat permohonan. Surat permohonan adalah surat resmi atau formal yang dibuat oleh seseorang atau suatu badan (organisasi, perusahaan) untuk mengajukan permintaan atau permohonan kepada pihak lain. Permohonan ini bisa berupa izin, bantuan, kerjasama, penggunaan fasilitas, penundaan pembayaran, atau hal lain yang membutuhkan persetujuan atau tindakan dari penerima.

Surat permohonan penting karena menjadi bukti tertulis dari permintaan yang diajukan. Dokumen ini juga menunjukkan keseriusan dan profesionalisme dari pihak yang memohon. Formatnya biasanya mengikuti kaidah penulisan surat resmi yang baku, mulai dari kop surat (jika ada), tanggal, nomor surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, hingga salam penutup dan tanda tangan.

Tujuan utama dari surat ini adalah agar permohonan kita bisa dikabulkan atau setidaknya dipertimbangkan oleh pihak yang dituju. Oleh karena itu, isinya harus jelas, lugas, dan menyertakan alasan yang kuat mengapa permohonan tersebut layak untuk dipenuhi. Penggunaan bahasa yang sopan dan hormat juga jadi kunci agar surat permohonan kita mendapat tanggapan positif.

Memahami Singkatan “Cq” dalam Surat¶

Sekarang kita masuk ke bintang utama artikel ini, yaitu singkatan “cq”. Mungkin kamu sering melihatnya di surat-surat resmi, kontrak, atau dokumen legal lainnya. Sebenarnya, “cq” ini berasal dari bahasa Latin, lho! Kepanjangannya adalah casu quo.

Secara harfiah, casu quo artinya “dalam hal ini” atau “dalam urusan ini”. Nah, kalau dipakai dalam surat-menyurat, fungsi “cq” adalah untuk memperjelas kepada siapa surat tersebut harus ditujukan secara spesifik di dalam suatu organisasi atau instansi. Surat itu sendiri memang dialamatkan ke lembaga/jabatan yang lebih tinggi atau umum, tapi dengan “cq”, pengirim ingin agar suratnya ditangani langsung oleh orang atau bagian tertentu yang kompeten atau bertanggung jawab atas urusan yang dimaksud.

Misalnya, kamu mengirim surat ke “Direktur Utama PT Maju Jaya”. Tapi, urusanmu adalah soal pengadaan barang. Nah, Direktur Utama kan banyak kerjaan lain, urusan pengadaan biasanya ditangani oleh bagian Logistik atau Pembelian. Agar suratmu nggak “nyasar” atau lambat diproses, kamu bisa menuliskan: Kepada Yth. Direktur Utama PT Maju Jaya cq. Kepala Bagian Logistik.

Jadi, “cq” berfungsi sebagai penunjuk internal. Suratnya memang resmi ditujukan ke Direktur Utama sebagai pimpinan tertinggi, tapi diinstruksikan (secara implisit melalui penulisan “cq”) agar diteruskan dan ditangani oleh Kepala Bagian Logistik karena beliau yang berwenang dalam kasus atau urusan pengadaan barang tersebut. Simpelnya, ini cara profesional biar suratmu cepat sampai ke meja yang tepat!

Kapan dan Mengapa Menggunakan “Cq” dalam Surat Permohonan?¶

Penggunaan “cq” dalam surat permohonan sangat relevan ketika permohonanmu ditujukan kepada sebuah organisasi besar, perusahaan, atau instansi pemerintah, di mana ada pembagian tugas dan wewenang yang jelas di dalamnya. Kamu menggunakannya ketika alamat tujuan utama suratmu adalah jabatan umum atau nama institusi, tetapi kamu tahu siapa atau bagian mana di dalam institusi itu yang secara spesifik bertanggung jawab menangani permohonanmu.

Mengapa menggunakannya? Ada beberapa alasan kuat:

1. Efisiensi: Suratmu akan lebih cepat sampai ke pihak yang berwenang untuk memproses permohonanmu. Ini menghindari proses birokrasi internal yang panjang di mana surat harus didisposisikan dari pimpinan umum ke bagian terkait.
2. Ketepatan: Memastikan suratmu dibaca dan ditangani oleh orang yang paling paham dan memiliki kapasitas untuk mengambil keputusan atau tindakan terkait permohonanmu.
3. Profesionalisme: Menunjukkan bahwa kamu memahami struktur organisasi atau instansi yang kamu tuju dan tahu siapa yang seharusnya menangani urusanmu. Ini memberikan kesan baik dan serius.
4. Akuntabilitas: Dengan mencantumkan “cq”, ada kejelasan bahwa surat tersebut secara spesifik ditujukan untuk ditindaklanjuti oleh pihak yang disebutkan setelah “cq”.

Contoh situasi kapan menggunakan “cq”:

• Mengajukan permohonan izin penggunaan fasilitas sekolah (ditujukan ke Kepala Sekolah cq. Kepala Tata Usaha atau Penanggung Jawab Sarana & Prasarana).
• Mengajukan permohonan sponsorship atau bantuan dana ke perusahaan (ditujukan ke Direktur Utama cq. Manajer Marketing atau Manajer CSR).
• Mengajukan permohonan kerjasama dengan dinas pemerintah (ditujukan ke Kepala Dinas X cq. Kepala Bidang Y yang relevan).
• Mengajukan permohonan untuk mendapatkan data atau informasi tertentu dari lembaga publik (ditujukan ke Pimpinan Lembaga Z cq. Kepala Bagian Data & Informasi).

Intinya, gunakan “cq” saat suratmu ditujukan ke “atasannya” atau “induk organisasinya”, tapi isinya spesifik untuk “bawahannya” atau “unit di dalamnya” yang memang menangani hal tersebut.

Bagian-bagian Surat Permohonan yang Menggunakan “Cq”¶

Dalam surat permohonan (atau surat resmi lainnya), singkatan “cq” paling sering muncul di satu bagian krusial: Alamat Tujuan.

Bagian Alamat Tujuan¶

Ini adalah tempat utama di mana “cq” digunakan. Posisinya ada di bawah “Kepada Yth.” atau “Yth.”. Format penulisannya biasanya seperti ini:

Kepada Yth.
[Nama Jabatan Pimpinan/Nama Institusi Tujuan Utama]
cq. [Nama Jabatan atau Nama Orang Spesifik yang Dituju]
[Alamat Lengkap Institusi Tujuan]
[Kota]

Contoh nyatanya:

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Rektor Universitas Maju Bersama
cq. Kepala Bagian Akademik
Jalan Ilmu Pasti No. 10
Kota Pendidikan

atau

Yth.
Pimpinan PT Global Mandiri
cq. Manajer Personalia
Jl. Industri Raya No. 55
Jakarta Selatan

Penting diingat, penulisan “cq” biasanya diikuti oleh titik di belakangnya (cq.). Ada juga yang menuliskan c.q., namun cq. lebih umum digunakan dalam surat-menyurat resmi di Indonesia. Setelah cq., cantumkan nama jabatan atau nama lengkap orang yang kamu tuju di bagian tersebut.

Bagian Tembusan (Optional)¶

Bagian lain yang kadang disalahpahami mirip dengan “cq” adalah Tembusan atau Carbon Copy (cc). Namun, fungsi Tembusan sangat berbeda dengan “cq”. Tembusan digunakan untuk memberitahukan bahwa surat ini juga dikirimkan atau ditembuskan kepada pihak lain untuk diketahui, bukan untuk ditindaklanjuti secara langsung terkait isi surat tersebut.

Misalnya, kamu mengirim surat permohonan izin kegiatan ke Kepala Sekolah cq. Kepala Bagian Kesiswaan. Surat tersebut mungkin juga perlu diketahui oleh Ketua OSIS atau Wali Kelasmu. Nah, pihak-pihak yang perlu tahu tapi tidak punya wewenang langsung untuk menindaklanjuti permohonanmu inilah yang dicantumkan di bagian Tembusan.

Tembusan:
1. Ketua OSIS
2. Wali Kelas X IPA 1

Jadi, jangan sampai tertukar ya antara “cq” (yang bertugas menindaklanjuti) dan Tembusan (yang hanya perlu tahu).

Contoh Surat Permohonan Menggunakan “Cq”¶

Nah, biar lebih jelas lagi, yuk kita lihat beberapa contoh surat permohonan yang menggunakan “cq” untuk berbagai keperluan. Kita akan buat contoh dalam format semi-formal hingga formal.

Image just for illustration

Contoh 1: Permohonan Izin Kegiatan (Formal)¶

Biasanya diajukan oleh panitia acara (misalnya mahasiswa, siswa) kepada pimpinan institusi, namun pelaksana teknis izin ada di bagian tertentu.

[KOP SURAT ORGANISASI MAHASISWA/SISWA]

Nomor       : 015/PanPel-IT/VII/2024
Lampiran    : 1 (satu) berkas proposal
Perihal     : **Permohonan Izin Penyelenggaraan Kegiatan**

Yth.
Bapak/Ibu Rektor
Universitas Harapan Bangsa
**cq.** Kepala Bagian Kemahasiswaan
di Tempat

Dengan hormat,

Kami yang bertanda tangan di bawah ini adalah perwakilan dari Panitia Pelaksana Acara "Inovasi Teknologi 2024" dari Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Harapan Bangsa. Kegiatan ini merupakan program kerja tahunan kami yang bertujuan untuk meningkatkan kreativitas dan pengetahuan mahasiswa di bidang teknologi, serta menjadi wadah bagi mahasiswa untuk mempresentasikan karya inovasinya.

Sehubungan dengan rencana penyelenggaraan kegiatan tersebut, kami bermaksud mengajukan permohonan izin kepada Bapak/Ibu Rektor untuk menggunakan fasilitas Auditorium dan Ruang Serbaguna Universitas pada waktu yang telah kami tentukan. Kegiatan ini direncanakan akan dilaksanakan pada tanggal 10-12 Oktober 2024. Detail mengenai rangkaian acara, jadwal, dan kebutuhan fasilitas terlampir dalam proposal kegiatan.

Kami sangat berharap Bapak/Ibu Rektor dapat mengabulkan permohonan izin ini. Kami menyadari bahwa izin penggunaan fasilitas ini berada di bawah wewenang Rektor, namun dalam pelaksanaannya, pengurusan dan koordinasi detail teknis biasanya dikoordinasikan dengan Bagian Kemahasiswaan. Oleh karena itu, kami mencantumkan Kepala Bagian Kemahasiswaan cq. dalam surat ini dengan harapan proses perizinan dapat berjalan lancar.

Besar harapan kami atas perhatian dan persetujuan dari Bapak/Ibu Rektor. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

**[Nama Lengkap Ketua Panitia]**
Ketua Panitia Inovasi Teknologi 2024

Penjelasan Penggunaan cq di Contoh 1:
Surat ini ditujukan kepada Rektor sebagai pimpinan tertinggi universitas yang memiliki wewenang penuh. Namun, karena urusan kemahasiswaan dan perizinan teknis biasanya ditangani oleh Bagian Kemahasiswaan, maka dicantumkan “cq. Kepala Bagian Kemahasiswaan”. Tujuannya agar surat ini secara internal universitas langsung diteruskan dan diproses oleh Bagian Kemahasiswaan untuk ditinjau dan dipersiapkan persetujuannya oleh Rektor.

Contoh 2: Permohonan Bantuan Dana (Semi-Formal)¶

Ditujukan kepada pimpinan perusahaan besar, namun pengurusan dan evaluasi permohonan CSR (Corporate Social Responsibility) biasanya di bawah divisi atau manajer tertentu.

[KOP SURAT KOMUNITAS/ORGANISASI]

Nomor       : 022/KMT-Lingkungan/VIII/2024
Lampiran    : 1 (satu) berkas proposal
Perihal     : **Permohonan Bantuan Dana Program Penghijauan**

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Direktur Utama
PT Sejahtera Abadi Makmur
**cq.** Manajer Corporate Social Responsibility (CSR)
Gedung Makmur Sentosa, Jl. Protokol No. 88
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Kami dari Komunitas Peduli Lingkungan Hijau adalah sebuah organisasi nirlaba yang bergerak di bidang edukasi dan aksi nyata pelestarian lingkungan di wilayah perkotaan. Salah satu program unggulan kami adalah "Kota Asri", yang berfokus pada kegiatan penanaman pohon dan pembuatan taman kota mini di area publik yang membutuhkan.

Saat ini, kami sedang merencanakan pelaksanaan program "Kota Asri" tahap ketiga yang akan dilaksanakan di sekitar bantaran sungai Ciliwung, Jakarta. Program ini mencakup penanaman 500 bibit pohon berbagai jenis, pembangunan fasilitas penyiraman, serta edukasi masyarakat sekitar tentang pentingnya menjaga lingkungan sungai. Estimasi biaya keseluruhan program terlampir dalam proposal.

Mengingat besarnya skala program ini dan keterbatasan dana swadaya komunitas, kami mengajukan permohonan bantuan dana kepada PT Sejahtera Abadi Makmur. Kami mengetahui bahwa PT Sejahtera Abadi Makmur memiliki komitmen yang kuat terhadap program-program CSR, khususnya yang berkaitan dengan lingkungan dan pemberdayaan masyarakat.

Surat permohonan ini kami tujukan kepada Bapak/Ibu Direktur Utama, dan secara spesifik kami cantumkan Manajer CSR **cq.**, karena kami memahami bahwa pengelolaan dan evaluasi program bantuan CSR berada di bawah koordinasi departemen CSR perusahaan. Kami sangat berharap permohonan kami ini dapat dipertimbangkan dan disetujui sebagai bentuk dukungan terhadap upaya pelestarian lingkungan.

Atas perhatian dan kemurahan hati Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih. Kami siap memberikan presentasi lebih lanjut apabila diperlukan.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

**[Nama Lengkap Ketua Komunitas]**
Ketua Komunitas Peduli Lingkungan Hijau

Penjelasan Penggunaan cq di Contoh 2:
Surat ditujukan ke Direktur Utama karena beliau adalah pimpinan tertinggi yang mewakili perusahaan. Namun, karena urusan bantuan CSR secara teknis dikelola oleh Manajer CSR dan timnya, maka digunakan “cq. Manajer Corporate Social Responsibility (CSR)”. Ini memastikan surat langsung masuk ke jalur yang benar untuk ditinjau dan diproses sesuai prosedur CSR perusahaan.

Contoh 3: Permohonan Penggunaan Tempat (Lebih Spesifik Target)¶

Ditujukan kepada instansi pemerintah, di mana permohonan spesifik ditujukan ke bidang atau seksi tertentu yang mengelola fasilitas.

[KOP SURAT PANITIA KEGIATAN]

Nomor       : 008/PanPel-Seni/IX/2024
Lampiran    : 1 (satu) berkas
Perihal     : **Permohonan Izin & Penggunaan Gedung Seni Budaya**

Kepada Yth.
Bapak Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata
Kota X
**cq.** Kepala Bidang Pengelolaan Aset Budaya
di Tempat

Dengan hormat,

Kami dari Panitia Penyelenggara Festival Seni Tradisional Kota X tahun 2024 adalah sekelompok seniman dan pegiat budaya lokal yang berinisiatif mengadakan sebuah acara untuk melestarikan dan memperkenalkan kembali kesenian tradisional kepada masyarakat luas, khususnya generasi muda. Festival ini akan menampilkan berbagai pertunjukan seni, pameran kerajinan, dan workshop budaya.

Festival Seni Tradisional Kota X direncanakan akan dilaksanakan pada tanggal 15-17 November 2024. Untuk mendukung kelancaran acara ini, kami bermaksud mengajukan permohonan izin penggunaan Gedung Seni Budaya Kota X beserta fasilitas pendukungnya selama tiga hari pelaksanaan festival. Kami menilai Gedung Seni Budaya adalah lokasi yang paling representatif dan memadai untuk kegiatan skala ini. Detail kebutuhan ruangan dan fasilitas terlampir dalam proposal kegiatan.

Kami memahami bahwa pengelolaan dan perizinan penggunaan aset-aset budaya daerah, termasuk Gedung Seni Budaya, berada di bawah wewenang Dinas Kebudayaan dan Pariwisata. Oleh karena itu, surat permohonan ini kami tujukan kepada Bapak Kepala Dinas. Mengingat pengelolaan aset secara spesifik ditangani oleh Bidang Pengelolaan Aset Budaya, kami mencantumkan **cq. Kepala Bidang Pengelolaan Aset Budaya** untuk memastikan permohonan ini segera diproses oleh pihak yang paling berwenang dan memahami detail teknis terkait gedung tersebut.

Besar harapan kami permohonan ini dapat dipertimbangkan dan dikabulkan. Dukungan dari Dinas Kebudayaan dan Pariwisata sangat berarti bagi terselenggaranya acara ini dan pelestarian seni budaya di Kota X.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

**[Nama Lengkap Ketua Panitia]**
Ketua Panitia Festival Seni Tradisional Kota X

Penjelasan Penggunaan cq di Contoh 3:
Surat ditujukan ke Kepala Dinas sebagai pimpinan tertinggi dinas. Namun, karena urusan pengelolaan aset (termasuk gedung) adalah tugas spesifik Bidang Pengelolaan Aset Budaya, maka digunakan “cq. Kepala Bidang Pengelolaan Aset Budaya”. Ini mengarahkan surat ke bidang yang tepat untuk diproses, mengecek ketersediaan gedung, dan memberikan rekomendasi kepada Kepala Dinas untuk persetujuan akhir.

Tips Menulis Surat Permohonan dengan “Cq”¶

Menulis surat permohonan memang butuh ketelitian. Apalagi kalau pakai “cq”. Biar suratmu efektif dan tepat sasaran, perhatikan tips-tips berikut:

1. Pastikan Alamat Tujuan Utama Benar: Ini krusial. Alamat utama (sebelum “cq”) haruslah pimpinan tertinggi atau nama institusi yang secara hierarki memiliki wewenang atas urusanmu.
2. Identifikasi Pihak “Cq” dengan Tepat: Cari tahu siapa atau bagian mana di dalam institusi tersebut yang benar-benar menangani jenis permohonanmu. Ini bisa jadi nama jabatan (misalnya, Kepala Bagian Keuangan, Manajer HRD, Kepala Seksi Perizinan) atau bahkan nama orang jika kamu yakin dan itu umum dilakukan. Salah sasaran di bagian “cq” sama saja membuat suratmu lambat diproses.
3. Gunakan Bahasa Resmi dan Sopan: Meskipun nadanya casual di artikel ini, dalam surat permohonan yang asli, kamu wajib menggunakan bahasa Indonesia yang baku, efektif, dan sopan. Hindari singkatan (selain cq itu sendiri), bahasa gaul, atau kalimat yang bertele-tele.
4. Isi Surat Harus Jelas dan Lengkap: Jelaskan latar belakang, maksud dan tujuan permohonanmu secara rinci. Sertakan data pendukung jika perlu (misalnya proposal, RAB, profil organisasi). Pastikan semua informasi relevan ada di dalam surat atau lampirannya.
5. Format Rapi dan Baku: Gunakan format surat resmi yang umum. Perhatikan penulisan tanggal, nomor surat, lampiran, perihal, hingga spasi dan rata kiri/kanan. Surat yang rapi mencerminkan profesionalisme.
6. Proofread dengan Teliti: Sebelum mengirim, baca kembali suratmu berkali-kali. Periksa typo, kesalahan tata bahasa, atau informasi yang kurang tepat, termasuk penulisan nama jabatan atau nama orang di bagian “cq”.

Dengan mengikuti tips ini, surat permohonanmu akan terlihat lebih profesional dan memiliki peluang lebih besar untuk diproses dengan cepat oleh pihak yang tepat.

Image just for illustration

Kesalahan Umum Saat Menggunakan “Cq”¶

Meskipun terlihat sederhana, penggunaan “cq” kadang bisa salah kaprah lho. Ini beberapa kesalahan umum yang sering terjadi:

• Menggunakan “cq” untuk Tembusan: Seperti yang dijelaskan di atas, “cq” itu untuk menunjuk pihak yang bertanggung jawab menindaklanjuti. Tembusan hanya untuk pihak yang perlu mengetahui. Jangan sampai tertukar ya.
• Salah Menentukan Pihak “Cq”: Misalnya, permohonan soal kepegawaian ditujukan ke Direktur cq. Kepala Bagian Marketing. Nah, ini jelas salah sasaran. Harusnya ke Kepala Bagian Personalia/HRD. Pastikan kamu tahu struktur organisasi penerima.
• Menggunakan “cq” untuk Alamat Tunggal: Jika suratmu hanya ditujukan ke satu orang atau satu jabatan spesifik tanpa melalui pimpinan yang lebih tinggi, kamu tidak perlu menggunakan “cq”. Langsung saja tulis “Kepada Yth. [Nama Jabatan atau Nama Orang]”.
• Penulisan “cq” yang Tidak Tepat: Meskipun relatif standar, kadang ada yang salah tulis seperti “c.q” atau bahkan “cq” tanpa titik. Ikuti kaidah penulisan yang umum di Indonesia, yaitu cq..
• Terlalu Banyak “Cq” dalam Satu Surat: Idealnya, cukup satu pihak “cq” yang paling relevan untuk urusan tersebut. Jika ada beberapa pihak yang terlibat, mungkin lebih baik mencantumkan mereka di bagian Tembusan (untuk informasi) atau membuat surat terpisah jika urusannya sangat berbeda.

Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan membuat suratmu terlihat lebih profesional dan meminimalkan risiko suratmu tertunda atau bahkan tidak diproses karena salah alamat internal.

Manfaat Penggunaan “Cq”¶

Setelah membahas apa itu “cq” dan cara menggunakannya, jelas terlihat bahwa penggunaan “cq” bukan sekadar formalitas, tapi punya manfaat nyata:

• Mempercepat Proses: Ini manfaat paling signifikan. Surat langsung sampai ke pihak yang paling mungkin dan berwenang untuk menindaklanjuti, melewati alur disposisi yang kadang memakan waktu.
• Meningkatkan Kepastian: Ada kejelasan siapa yang diharapkan untuk memproses permohonanmu. Ini menciptakan akuntabilitas.
• Menunjukkan Pemahaman Struktur: Pengirim menunjukkan bahwa ia memahami bagaimana organisasi tujuan bekerja dan siapa yang menangani urusan spesifik tersebut. Ini meninggalkan kesan positif.
• Mengurangi Risiko Surat Hilang atau Terabaikan: Dalam organisasi besar, surat bisa saja ‘mengendap’ di meja pimpinan umum yang sibuk. Dengan “cq”, surat tersebut ada penanda khusus untuk diteruskan ke bagian yang tepat.
• Memberikan Fleksibilitas Alamat: Kamu bisa tetap menghormati hierarki dengan menujukan surat ke pimpinan tertinggi, sambil memastikan suratnya sampai ke eksekutor di bawahnya.

Jadi, kalau permohonanmu spesifik dan ditujukan ke lembaga yang punya struktur internal kompleks, pertimbangkanlah penggunaan “cq” untuk kelancaran proses.

Fakta Menarik Seputar Penggunaan “Cq”¶

• Seperti disebutkan sebelumnya, “cq” adalah singkatan dari frasa Latin casu quo. Penggunaan frasa dan singkatan Latin dalam dokumen resmi atau legal sudah lazim di banyak negara, warisan dari pengaruh bahasa Latin sebagai bahasa ilmu pengetahuan dan hukum di masa lalu.
• Di beberapa negara, atau bahkan di lingkungan tertentu di Indonesia, ada singkatan lain yang kadang memiliki fungsi mirip, misalnya “Up.” (Untuk Perhatian) atau “Attn:” (Attention) dalam bahasa Inggris. Meskipun kadang fungsinya bisa tumpang tindih di praktik, secara teknis “cq” lebih merujuk pada kasus/urusan ini ditujukan ke pihak tersebut untuk ditindaklanjuti, sementara “Up” atau “Attn” lebih ke meminta perhatian dari pihak tersebut. Kita bahas bedanya lebih lanjut di bawah.
• Penggunaan “cq” sangat umum dalam surat-menyurat di lingkungan birokrasi, militer, kepolisian, dan juga perusahaan-perusahaan besar di Indonesia.

Image just for illustration

Perbedaan “Cq”, “Up”, dan “Attn”¶

Ini sering jadi pertanyaan. Apa sih bedanya cq., Up., dan Attn:? Meskipun ketiganya sering diletakkan setelah alamat utama untuk menunjuk pihak spesifik, ada sedikit nuansa makna yang berbeda:

• Cq. (casu quo - dalam hal ini / dalam urusan ini): Menunjukkan bahwa surat ditujukan kepada alamat utama, khususnya untuk ditindaklanjuti/ditangani oleh pihak yang disebut setelah cq., karena pihak tersebut yang berwenang atas kasus atau urusan spesifik yang dibahas dalam surat. Fokusnya adalah pada wewenang penanganan urusan.
• Up. (Untuk Perhatian): Menunjukkan bahwa surat ditujukan kepada alamat utama, untuk diperhatikan oleh pihak yang disebut setelah Up.. Ini sering digunakan ketika pengirim tidak yakin siapa persisnya yang berwenang menangani, tetapi ingin memastikan surat tersebut sampai ke perhatian orang atau bagian tertentu yang kemungkinan terkait. Fokusnya adalah pada perhatian.
• Attn: (Attention): Sama persis dengan Up., ini adalah padanan dalam bahasa Inggris. Biasanya digunakan dalam surat-menyurat internasional atau dengan perusahaan asing.

Meskipun dalam praktiknya, kadang Up. dan cq. bisa digunakan secara bergantian untuk tujuan mengarahkan surat ke pihak internal, secara formal cq. lebih tepat digunakan ketika kamu yakin pihak yang ditunjuk setelah cq. memang memiliki wewenang dan bertanggung jawab atas penyelesaian kasus atau urusan dalam surat tersebut. Up. lebih fleksibel ketika kamu hanya ingin suratmu dilihat atau diperhatikan oleh pihak tertentu.

Berikut tabel singkat perbedaannya:

Fitur	Cq. (casu quo)	Up. (Untuk Perhatian)	Attn: (Attention)
Asal Kata	Latin	Indonesia	Inggris
Makna	Dalam hal ini / Dalam urusan ini	Untuk Perhatian	Perhatian kepada
Fungsi	Menunjuk pihak yang berwenang menindaklanjuti urusan spesifik dalam surat	Menunjuk pihak yang perlu memperhatikan surat	Menunjuk pihak yang perlu memperhatikan surat
Fokus	Wewenang penanganan	Perhatian	Perhatian
Kapan Digunakan	Ketika tahu pihak spesifik yang berwenang atas kasus ini di dalam organisasi	Ketika ingin surat dilihat/diperhatikan pihak tertentu, tidak selalu yang paling berwenang penuh	Sama seperti Up., untuk konteks berbahasa Inggris atau internasional

Memahami perbedaan ini akan membantumu memilih istilah yang paling tepat sesuai dengan konteks surat permohonanmu.

Kesimpulan Singkat¶

Menggunakan “cq” dalam surat permohonan adalah cara cerdas dan profesional untuk memastikan suratmu sampai ke pihak yang tepat di dalam sebuah organisasi atau instansi. Ini menunjukkan pemahamanmu tentang struktur internal penerima dan membantu mempercepat proses penanganan permohonanmu. Selalu pastikan alamat utama dan pihak “cq” sudah benar, serta gunakan bahasa dan format yang baku dalam suratmu. Dengan begitu, surat permohonanmu akan lebih efektif dan meninggalkan kesan yang baik.

Nah, itu dia panduan lengkap soal surat permohonan pakai “cq”. Semoga nggak bingung lagi ya!

Punya pengalaman pakai “cq” atau malah ada pertanyaan lain seputar surat permohonan? Yuk, share di kolom komentar di bawah!