Begini Cara Mudah Dapatkan Contoh Surat Keterangan Masa Kerja Valid

Table of Contents

Pernah dengar istilah surat keterangan masa kerja? Dokumen ini mungkin terlihat sepele, tapi sebenarnya punya peran krusial buat banyak orang. Bisa dibilang, ini semacam “rapor” dari perusahaan lama yang mencatat berapa lama kamu sudah berkontribusi di sana. Kenapa penting? Karena surat ini jadi bukti otentik pengalaman kerjamu, bukan cuma pengakuan lisan aja.

Surat keterangan masa kerja ini bukan cuma formalitas lho. Banyak keperluan yang butuh dokumen ini, mulai dari apply kerja baru, ngajuin pinjaman ke bank, sampai urusan beasiswa. Tanpa surat ini, rekaman jejak profesionalmu bisa jadi kurang kuat di mata pihak lain yang berkepentingan. Makanya, penting banget buat tahu bentuknya kayak apa dan gimana cara dapetinnya.

Kenapa Surat Keterangan Masa Kerja Begitu Penting?¶

Mungkin kamu berpikir, “Kan ada CV atau resume, kenapa masih butuh surat ini?” Nah, CV atau resume itu kan kamu yang nulis sendiri. Sifatnya subyektif dan bisa aja ada data yang kurang akurat atau dilebih-lebihkan. Surat keterangan masa kerja beda. Dokumen ini dikeluarkan resmi oleh perusahaan tempat kamu bekerja atau pernah bekerja. Ada kop suratnya, nomor surat, tanggal, dan tanda tangan pejabat berwenang.

Keberadaan surat ini memberikan validasi. Bagi calon pemberi kerja baru, surat ini jadi bukti nyata pengalaman kerja yang kamu cantumkan di CV. Mereka bisa melihat track record-mu, berapa lama kamu bertahan di posisi sebelumnya, dan terkadang, penilaian singkat tentang kinerja atau alasan pengunduran diri (kalau dicantumkan). Ini penting banget untuk membangun kepercayaan di awal proses rekrutmen.

Image just for illustration

Selain buat cari kerja, surat ini juga jadi syarat wajib buat beberapa hal. Misalnya, kalau kamu mau ngajuin KPR (Kredit Pemilikan Rumah) atau KTA (Kredit Tanpa Agunan) ke bank, biasanya mereka minta surat keterangan masa kerja untuk verifikasi status karyawan dan lamanya kamu bekerja di perusahaan saat ini. Semakin lama masa kerjamu, semakin stabil kamu dianggap oleh bank, yang bisa meningkatkan peluang pengajuan kredit disetujui.

Tidak hanya itu, buat yang mau lanjut studi dan ngajuin beasiswa, beberapa program beasiswa juga menjadikan pengalaman kerja sebagai salah satu kriteria. Surat keterangan masa kerja ini jadi bukti sahih pengalaman tersebut. Bahkan, untuk keperluan administrasi seperti pensiun atau pengajuan dana JHT (Jaminan Hari Tua) dari BPJS Ketenagakerjaan, dokumen ini kadang diperlukan untuk melengkapi data.

Elemen Penting dalam Surat Keterangan Masa Kerja¶

Sebuah surat keterangan masa kerja yang baik dan valid itu punya komponen-komponen penting yang harus ada di dalamnya. Ini standar umum sih, bisa sedikit bervariasi tergantung kebijakan perusahaan, tapi poin-poin ini biasanya wajib ada. Mengetahui elemen-elemen ini bikin kamu bisa cek sendiri apakah surat yang kamu terima sudah lengkap atau belum.

• Kop Surat Perusahaan: Ini identitas perusahaan yang ngeluarin surat. Isinya biasanya nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan kadang logo perusahaan. Penting biar jelas surat ini berasal dari mana.
• Nomor Surat: Setiap surat resmi yang dikeluarkan perusahaan biasanya punya nomor registrasi. Ini gunanya untuk administrasi internal perusahaan dan bukti bahwa surat ini tercatat secara resmi.
• Tanggal Surat: Menunjukkan kapan surat ini diterbitkan. Ini penting untuk melihat kebaruan informasi dalam surat tersebut.
• Judul Surat: Jelas banget, judulnya biasanya “SURAT KETERANGAN MASA KERJA”, “SURAT PENGALAMAN KERJA”, atau judul serupa yang intinya menjelaskan isi surat.
• Data Karyawan: Bagian ini berisi detail tentang diri kamu. Biasanya meliputi nama lengkap, nomor induk karyawan (jika ada), jabatan terakhir, dan kadang departemen tempat kamu bekerja.
• Periode Masa Kerja: Ini inti dari surat ini. Dicantumkan dengan jelas tanggal mulai masuk kerja sampai tanggal terakhir bekerja (jika sudah resign) atau sampai tanggal surat diterbitkan (jika masih aktif bekerja).
• Posisi/Jabatan: Disebutkan posisi atau jabatan apa saja yang pernah kamu pegang selama bekerja di perusahaan tersebut, atau setidaknya posisi terakhir.
• Penilaian Kinerja (Opsional): Beberapa perusahaan menambahkan sedikit kalimat penilaian tentang kinerja karyawan, sikap, atau kontribusi selama bekerja. Ada juga yang mencantumkan alasan pengunduran diri kalau karyawan yang bersangkutan resign baik-baik. Tapi ini opsional dan nggak semua perusahaan mau mencantumkan.
• Tujuan Surat Dibuat (Opsional): Kadang, perusahaan mencantumkan kenapa surat ini dikeluarkan, misalnya “untuk keperluan melamar pekerjaan”, “untuk keperluan pengajuan kredit”, dll. Tapi seringnya juga nggak dicantumkan, sifatnya umum aja.
• Penutup: Kalimat penutup standar seperti “Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.”
• Identitas Pejabat Berwenang: Nama lengkap dan jabatan orang yang menandatangani surat (biasanya HR Manager, General Manager, atau Direktur). Di bawahnya ada ruang untuk tanda tangan dan cap perusahaan. Tanda tangan dan cap ini penting banget buat membuktikan keaslian surat.

Fakta Menarik: Di luar negeri, surat semacam ini dikenal dengan berbagai istilah, seperti Experience Letter, Employment Certificate, atau Letter of Recommendation (jika menyertakan penilaian kinerja). Fungsinya mirip, yaitu sebagai bukti riwayat kerja seseorang.

Cara Mendapatkan Surat Keterangan Masa Kerja¶

Proses mendapatkan surat ini biasanya nggak ribet kok, tapi tergantung juga sama kebijakan internal perusahaan masing-masing. Umumnya, kamu perlu mengajukan permohonan resmi.

Pertama, cari tahu dulu rule di kantormu (atau kantor lama). Apakah ada prosedur standar untuk permohonan surat-surat administrasi karyawan? Biasanya ini ada di bagian HRD. Kamu bisa langsung datangi bagian HRD dan tanyakan prosedur pengajuan surat keterangan masa kerja.

Kedua, siapkan data yang mungkin dibutuhkan. Meskipun HRD punya datamu, nggak ada salahnya kamu siapkan data diri lengkap, tanggal mulai masuk kerja, dan tanggal terakhir bekerja (kalau sudah resign). Kadang, kamu juga diminta menyampaikan kenapa kamu butuh surat itu (misalnya untuk melamar kerja baru, bank, dll). Ini bisa membantu HRD membuat surat yang relevan dengan kebutuhanmu, meskipun seringnya suratnya bersifat umum.

Ketiga, ajukan permohonan secara tertulis. Beberapa perusahaan punya formulir khusus untuk permohonan ini. Kalau nggak ada, kamu bisa bikin surat permohonan sederhana yang isinya intinya kamu minta dibuatkan surat keterangan masa kerja. Sampaikan data dirimu dan periode kerja.

Keempat, tunggu proses pembuatannya. Lamanya proses ini bervariasi, tergantung seberapa sibuk bagian HRD dan prosedur di perusahaan tersebut. Ada yang sehari jadi, ada juga yang butuh beberapa hari. Pastikan kamu tanyakan kapan kira-kira surat itu bisa diambil atau dikirimkan.

Kelima, ambil suratnya dan cek. Begitu suratnya jadi, jangan lupa dicek lagi semua detailnya: nama, periode kerja, jabatan, dan pastikan ada tanda tangan serta cap perusahaan. Kalau ada kesalahan, segera sampaikan ke HRD untuk diperbaiki.

Tips: Kalau kamu sudah resign dan butuh surat ini, jangan sungkan untuk menghubungi perusahaan lamamu. Sebagian besar perusahaan bersedia memberikan surat ini kepada mantan karyawan mereka, kok. Jaga hubungan baik dengan perusahaan lama itu penting!

Panduan Membuat Surat Keterangan Masa Kerja (untuk Perusahaan)¶

Nah, kalau kamu di posisi perusahaan atau bagian HRD yang bertugas membuat surat ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan supaya suratnya profesional dan informatif.

1. Gunakan Kop Surat Resmi: Selalu mulai dengan kop surat perusahaan yang lengkap dan informatif. Ini menunjukkan formalitas dan keabsahan surat.
2. Pastikan Data Karyawan Akurat: Cek kembali nama lengkap karyawan, nomor induk (jika ada), dan jabatan terakhir di database HRD. Jangan sampai salah nama atau jabatan.
3. Tentukan Periode Kerja yang Jelas: Cantumkan tanggal mulai masuk kerja dan tanggal terakhir bekerja (jika sudah resign) dengan format yang jelas, misalnya tanggal, bulan (dalam huruf atau angka), dan tahun.
4. Jelaskan Posisi/Jabatan: Sebutkan posisi atau jabatan yang dipegang karyawan. Jika karyawan pernah menduduki beberapa posisi, bisa disebutkan posisi terakhir atau daftar posisi yang pernah dipegang (jika relevan dan diminta).
5. Cantumkan Keterangan Tambahan (Jika Perlu): Kalau ada kebijakan perusahaan untuk memberikan penilaian singkat, cantumkan secara profesional dan obyektif. Hindari penilaian yang terlalu subyektif atau berlebihan. Jika karyawan resign dengan baik, bisa dicantumkan bahwa yang bersangkutan mengundurkan diri atas permintaan sendiri dengan baik.
6. Sebutkan Tujuan (Opsional): Jika karyawan menyebutkan tujuan spesifik penggunaan surat, bisa dicantumkan di bagian awal surat atau di kalimat penutup. Tapi seringnya, surat ini dibuat untuk keperluan umum.
7. Format Penulisan Rapi: Gunakan format surat resmi yang rapi, termasuk nomor surat, tanggal, dan penataan paragraf yang jelas.
8. Tanda Tangan dan Cap: Pastikan surat ditandatangani oleh pejabat berwenang (biasanya HR Manager, General Manager, Direktur, dll.) dan dibubuhi cap perusahaan. Ini adalah validasi terpenting dari surat tersebut.
9. Simpan Salinan: Perusahaan sebaiknya menyimpan salinan arsip dari setiap surat keterangan masa kerja yang diterbitkan.

Membuat surat ini dengan teliti mencerminkan profesionalisme perusahaan dan membantu karyawan atau mantan karyawan dalam urusan mereka.

Contoh Surat Keterangan Masa Kerja¶

Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu, yaitu contoh suratnya. Ada beberapa versi yang bisa kamu lihat, tergantung kebutuhan dan kebijakan perusahaan.

Contoh 1: Surat Keterangan Masa Kerja Umum/Standar¶

Surat ini paling sering digunakan, sifatnya netral dan bisa dipakai untuk berbagai keperluan.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]/SKMK/[Kode Departemen]/[Bulan]/[Tahun]
Lampiran: -
Perihal: Surat Keterangan Masa Kerja

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama lengkap : [Nama Pejabat Berwenang]
Jabatan : [Jabatan Pejabat Berwenang]
Perusahaan : [Nama Perusahaan]
Alamat Perusahaan : [Alamat Lengkap Perusahaan]

Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa:
Nama lengkap : [Nama Lengkap Karyawan]
Nomor Induk Karyawan : [Nomor Induk Karyawan, jika ada]
Jabatan Terakhir : [Jabatan Terakhir Karyawan]

Adalah benar telah bekerja pada perusahaan kami terhitung sejak tanggal [Tanggal Mulai Masuk Kerja] sampai dengan tanggal [Tanggal Terakhir Bekerja atau Tanggal Surat Dibuat].

Selama bekerja pada perusahaan kami, yang bersangkutan telah menunjukkan kinerja yang baik dan tidak pernah melakukan hal-hal yang merugikan perusahaan. (Kalimat ini bisa dihilangkan atau diubah sesuai kebijakan)

Surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Demikian surat keterangan ini dibuat, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

[Kota], [Tanggal Surat Dibuat]

Hormat kami,
[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]
[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]

Contoh 2: Surat Keterangan Masa Kerja untuk Keperluan Melamar Kerja Baru¶

Versi ini bisa sedikit menyoroti tanggung jawab atau skill yang relevan.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]/SKMK/HRD/[Bulan]/[Tahun]
Lampiran: -
Perihal: Surat Keterangan Pengalaman Kerja

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama lengkap : [Nama Pejabat Berwenang]
Jabatan : [Jabatan Pejabat Berwenang, cth: HR Manager]
Perusahaan : [Nama Perusahaan]
Alamat Perusahaan : [Alamat Lengkap Perusahaan]

Dengan ini menerangkan bahwa:
Nama lengkap : [Nama Lengkap Karyawan]
Nomor Induk Karyawan : [Nomor Induk Karyawan, jika ada]

Adalah benar telah bekerja pada perusahaan kami, [Nama Perusahaan], sebagai [Jabatan Terakhir Karyawan] terhitung sejak tanggal [Tanggal Mulai Masuk Kerja] hingga tanggal [Tanggal Terakhir Bekerja].

Selama periode tersebut, yang bersangkutan bertanggung jawab atas tugas-tugas [sebutkan beberapa tugas relevan secara singkat, cth: pengelolaan data pelanggan, koordinasi tim proyek, pengembangan konten digital, dll.]. Sdr/i [Nama Panggilan Karyawan] memiliki dedikasi yang baik dan mampu menyelesaikan tugas-tugasnya dengan profesional.

Yang bersangkutan mengundurkan diri atas permintaan sendiri per tanggal [Tanggal Efektif Resign] dan hubungan kerja berakhir dalam keadaan baik.

Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan melamar pekerjaan.

Demikian surat ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota], [Tanggal Surat Dibuat]

Hormat kami,
[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]
[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]

Contoh 3: Surat Keterangan Masa Kerja untuk Keperluan Pengajuan Kredit/Bank¶

Versi ini lebih fokus pada status karyawan dan masa kerja untuk menunjukkan stabilitas.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]/SKMK/FIN/[Bulan]/[Tahun]
Lampiran: -
Perihal: Surat Keterangan Masa Kerja

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama lengkap : [Nama Pejabat Berwenang]
Jabatan : [Jabatan Pejabat Berwenang, cth: Finance Manager atau HR Manager]
Perusahaan : [Nama Perusahaan]
Alamat Perusahaan : [Alamat Lengkap Perusahaan]
Nomor Telepon : [Nomor Telepon Perusahaan]

Menerangkan dengan sesungguhnya bahwa:
Nama lengkap : [Nama Lengkap Karyawan]
Nomor Induk Karyawan : [Nomor Induk Karyawan, jika ada]
Jabatan : [Jabatan Saat Ini]
Status Kepegawaian : [Status, cth: Karyawan Tetap/Kontrak]

Adalah benar merupakan karyawan pada perusahaan kami [Nama Perusahaan], dan telah bekerja terhitung sejak tanggal [Tanggal Mulai Masuk Kerja] hingga saat surat ini diterbitkan.

Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan pengajuan [sebutkan jenis kredit, cth: Kredit Pemilikan Rumah (KPR)/Kredit Tanpa Agunan (KTA)/Pinjaman Multiguna] di [Nama Bank/Lembaga Keuangan].

Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota], [Tanggal Surat Dibuat]

Hormat kami,
[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan Pejabat Berwenang]
[Nama Lengkap Pejabat Berwenang]
[Jabatan Pejabat Berwenang]

Catatan: Untuk keperluan bank, terkadang bank juga meminta tambahan data seperti informasi gaji. Namun, informasi gaji biasanya diberikan dalam slip gaji atau surat keterangan penghasilan terpisah, bukan di surat keterangan masa kerja ini. Surat keterangan masa kerja ini hanya membuktikan status dan durasi kerja.

Tips Menggunakan dan Menyimpan Surat Keterangan Masa Kerja¶

Setelah mendapatkan surat ini, ada beberapa tips supaya dokumen ini berguna maksimal:

• Simpan dengan Baik: Surat keterangan masa kerja adalah dokumen penting. Simpan dalam hard copy di tempat yang aman dan mudah ditemukan. Buat juga soft copy-nya dengan cara memindai (scan) dokumen asli dan simpan di cloud atau folder khusus di komputer/ponselmu. Ini berguna kalau sewaktu-waktu kamu butuh mendadak.
• Buat Salinan Jika Perlu: Jika kamu butuh mengajukan surat ini untuk beberapa keperluan berbeda dalam waktu berdekatan, sebaiknya buat beberapa salinan fotokopi. Biasanya, pihak yang meminta surat ini akan meminta salinan, bukan yang asli. Simpan dokumen asli untukmu sendiri.
• Perhatikan Masa Berlaku: Beberapa institusi (terutama bank) mungkin meminta surat keterangan masa kerja yang baru. Artinya, tanggal penerbitan surat tidak boleh terlalu lama dari tanggal pengajuan. Tanyakan persyaratan ini ke pihak yang meminta dokumen tersebut. Kalau sudah terlalu lama, kamu mungkin perlu meminta dibuatkan surat baru.
• Sesuaikan Tujuan (Jika Meminta Dibuatkan): Saat meminta dibuatkan surat ini ke perusahaan, jika tujuannya spesifik (misalnya untuk bank), sampaikan saja. Meskipun isi suratnya mungkin standar, kadang penyebutan tujuan di surat bisa membantu prosesmu.
• Jaga Hubungan Baik: Seperti disebutkan sebelumnya, menjaga hubungan baik dengan mantan atasan atau HRD perusahaan lama itu penting. Kalau sewaktu-waktu kamu butuh surat ini di masa depan, mereka akan lebih kooperatif.

Image just for illustration

Kesalahan Umum Terkait Surat Keterangan Masa Kerja¶

Ada beberapa kesalahan yang sering terjadi terkait surat ini, baik dari sisi karyawan maupun perusahaan:

• Karyawan Lupa Minta Saat Resign: Ini paling sering kejadian. Pas resign, fokusnya cuma exit interview dan handover. Surat keterangan masa kerja lupa diminta. Akhirnya repot sendiri kalau nanti mendadak butuh. Idealnya, ajukan permohonan surat ini sebelum hari terakhir kerja atau sesegera mungkin setelah resign.
• Data yang Tidak Akurat: Kesalahan pengetikan nama, periode kerja, atau jabatan bisa fatal dan membuat surat ini nggak valid. Penting banget buat karyawan untuk mengecek kembali detail di surat yang diterima.
• Tidak Ada Tanda Tangan dan Cap: Surat tanpa tanda tangan pejabat berwenang dan cap perusahaan dianggap tidak sah. Ini bukti otentisitasnya.
• Perusahaan Menolak Memberikan Surat: Beberapa kasus (jarang terjadi tapi ada) di mana perusahaan menolak memberikan surat ini, apalagi kalau karyawan resign dengan cara yang tidak baik. Padahal, secara umum, memberikan surat keterangan pengalaman kerja adalah praktik standar dan etis. Karyawan berhak mendapatkan bukti riwayat kerjanya.
• Format Tidak Formal: Surat yang tidak menggunakan kop surat resmi, format acak-acakan, atau ditandatangani oleh orang yang tidak berwenang (misalnya teman sesama karyawan) tidak akan dianggap sah.

Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan memastikan surat keterangan masa kerja milikmu valid dan bisa digunakan sebagaimana mestinya.

Aspek Legal dan Fakta Menarik Lainnya¶

Secara spesifik, Undang-Undang Ketenagakerjaan di Indonesia (UU No. 13 Tahun 2003) tidak secara eksplisit mewajibkan perusahaan untuk memberikan surat keterangan masa kerja. Namun, dalam praktik hubungan industrial yang baik, pemberian surat ini sudah menjadi kelaziman dan dianggap sebagai hak karyawan.

Pemberian surat ini juga menjadi bagian dari etika profesionalisme perusahaan. Ini adalah bentuk apresiasi dan pengakuan atas kontribusi karyawan selama bekerja. Bagi perusahaan, memberikan surat ini juga bisa menjaga reputasi sebagai tempat kerja yang baik, bahkan bagi mantan karyawan.

Fakta Menarik: Di beberapa negara, ada undang-undang yang mengatur lebih detail mengenai hak karyawan untuk mendapatkan surat referensi atau keterangan kerja dari mantan pemberi kerja. Tujuannya adalah untuk mencegah perusahaan “menahan” riwayat kerja seseorang atau memberikan referensi yang tidak benar yang bisa menghalangi karyawan mencari pekerjaan baru.

Meskipun di Indonesia belum ada mandat hukum yang kuat, kebanyakan perusahaan besar dan profesional akan dengan senang hati memberikan surat ini jika diminta. Ini adalah bagian dari professional courtesy.

Intinya, surat keterangan masa kerja ini adalah dokumen penting yang merekam jejak profesionalmu. Mendapatkan dan menyimpannya dengan baik akan sangat membantumu di masa depan, baik untuk urusan karir maupun administrasi lainnya. Jangan sepelekan ya!

Gimana, sudah kebayang kan pentingnya surat keterangan masa kerja ini dan gimana bentuknya? Mungkin kamu sendiri punya pengalaman terkait pengurusan atau penggunaan surat ini?

Jangan ragu untuk berbagi pengalaman atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah!