Begini Cara Bikin Surat Resign Word yang Baik + Contoh Siap Pakai
Mengundurkan diri dari pekerjaan adalah langkah besar dalam karier seseorang. Proses ini sebaiknya dilakukan dengan cara yang profesional dan elegan, salah satunya adalah dengan menyerahkan surat pengunduran diri resmi. Surat ini bukan sekadar formalitas, melainkan cerminan dari profesionalisme Anda hingga detik terakhir bekerja.
Surat pengunduran diri yang baik dan benar akan membantu Anda menjaga hubungan baik dengan atasan dan rekan kerja, bahkan setelah Anda tidak lagi berada di perusahaan tersebut. Ini penting untuk menjaga jaringan profesional Anda di masa depan, apalagi jika Anda membutuhkan referensi dari perusahaan lama. Membuatnya dalam format Word juga memudahkan Anda untuk menyunting dan menyesuaikannya dengan kebutuhan.
Kenapa Surat Pengunduran Diri Itu Penting?¶
Mungkin terdengar ketinggalan zaman di era digital ini, tapi surat pengunduran diri tetap punya peran krusial, lho. Pertama, ini adalah dokumen resmi yang mengkonfirmasi niat Anda untuk resign. Ini memberikan dasar hukum dan administratif bagi perusahaan untuk memproses pengunduran diri Anda, termasuk urusan gaji terakhir, severance pay (jika ada), dan dokumen-dokumen terkait lainnya.
Kedua, surat ini menjadi bukti tertulis mengenai tanggal efektif pengunduran diri Anda. Ini penting untuk memastikan notice period Anda dihitung dengan benar sesuai kebijakan perusahaan atau undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. Menghormati notice period menunjukkan tanggung jawab dan profesionalisme Anda.
Terakhir, surat ini adalah kesempatan terakhir Anda untuk meninggalkan kesan positif. Bahkan jika Anda punya pengalaman kurang menyenangkan di perusahaan tersebut, menjaga nada surat tetap profesional dan berterima kasih (jika memungkinkan) akan sangat membantu citra Anda. Ingat, dunia kerja itu sempit!
Elemen Kunci Surat Pengunduran Diri yang Baik¶
Surat pengunduran diri yang efektif itu simpel, jelas, dan langsung ke intinya. Tidak perlu bertele-tele atau drama. Ada beberapa elemen wajib yang harus ada di dalamnya:
1. Kop Surat (Opsional Tapi Disarankan) & Tanggal¶
Meskipun ini surat pribadi, menambahkan alamat Anda di bagian atas kiri atau kanan (mirip format surat resmi) akan membuatnya terlihat lebih rapi. Di bawahnya, cantumkan kota dan tanggal surat dibuat. Ini penting untuk dokumentasi.
2. Detail Penerima¶
Sebutkan dengan jelas kepada siapa surat ini ditujukan. Umumnya, surat pengunduran diri ditujukan kepada atasan langsung Anda atau Departemen Sumber Daya Manusia (HRD), atau keduanya.
Contoh:
* Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung]
[Jabatan Atasan Langsung]
[Nama Perusahaan]
* Kepada Yth. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia
[Nama Perusahaan]
Sertakan juga alamat lengkap perusahaan jika diperlukan, meskipun untuk pengiriman internal biasanya cukup nama departemen/nama atasan dan nama perusahaan.
3. Subjek Surat¶
Ini bagian yang sering dilupakan tapi penting banget! Subjek surat membantu penerima mengidentifikasi isi surat dengan cepat. Buat subjek yang jelas dan lugas.
Contoh: Subject: Surat Pengunduran Diri atau Hal: Permohonan Pengunduran Diri.
4. Salam Pembuka¶
Gunakan salam pembuka yang formal namun sopan.
Contoh: Dengan hormat, atau Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan/HRD],
5. Isi Surat (Body)¶
Ini adalah bagian inti surat Anda. Ada beberapa poin penting yang harus disampaikan di sini:
- Pernyataan Jelas Niat Mengundurkan Diri: Langsung sampaikan bahwa Anda berniat mengundurkan diri dari posisi Anda.
- Contoh: “Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda] ingin memberitahukan niat saya untuk mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan].”
- Tanggal Efektif Pengunduran Diri: Sebutkan kapan hari terakhir Anda bekerja. Pastikan tanggal ini sudah memperhitungkan notice period sesuai kebijakan perusahaan.
- Contoh: “Hari terakhir saya bekerja di [Nama Perusahaan] secara efektif adalah pada tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri], sesuai dengan notice period yang berlaku.”
- Alasan Pengunduran Diri (Opsional, Tapi Disarankan Singkat & Umum): Anda tidak wajib menjelaskan secara detail alasan Anda resign. Cukup berikan alasan yang umum dan positif jika Anda memilih untuk menyebutkannya. Hindari mengeluh atau menyalahkan pihak lain.
- Contoh (opsional): “Keputusan ini saya ambil sehubungan dengan [alasan umum, misal: mendapatkan kesempatan baru yang lebih sesuai dengan jalur karier saya/alasan pribadi/ingin melanjutkan pendidikan].”
- Ucapan Terima Kasih: Sangat disarankan untuk menyampaikan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan selama Anda bekerja di sana.
- Contoh: “Saya ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan dan pengalaman berharga yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di [Nama Perusahaan].”
- Tawaran Membantu Transisi (Opsional, Tapi Baik): Menawarkan bantuan untuk memastikan transisi berjalan lancar menunjukkan goodwill Anda.
- Contoh: “Saya bersedia membantu semaksimal mungkin dalam proses transisi dan serah terima pekerjaan agar tidak mengganggu operasional perusahaan.”
6. Salam Penutup¶
Gunakan salam penutup yang formal.
Contoh: Hormat saya, atau Dengan segala hormat,
7. Tanda Tangan dan Nama Lengkap¶
Bubuhkan tanda tangan Anda dan ketik nama lengkap Anda di bawahnya. Jika surat ini versi digital, Anda bisa menyisipkan scan tanda tangan atau cukup mengetik nama lengkap Anda.
Image just for illustration
Tips Membuat dan Menggunakan Surat Pengunduran Diri di Word¶
Kenapa sih enaknya pakai Word? Karena Word itu fleksibel. Anda bisa dengan mudah mengetik, mengedit, memformat, dan menyimpannya dalam berbagai format. Nah, ini beberapa tipsnya:
- Gunakan Template Standar: Mulai dari dokumen kosong di Word. Gunakan margin standar (biasanya 2.54 cm atau 1 inci di semua sisi). Ini membuat surat terlihat rapi.
- Pilih Font Profesional: Gunakan font yang mudah dibaca dan terkesan profesional, seperti Times New Roman, Arial, Calibri, atau Georgia. Ukuran font 11 atau 12 poin umumnya nyaman dibaca.
- Ratakan Teks: Ratakan teks ke kiri (align left) atau justifikasi (justify). Justifikasi bisa membuat baris teks terlihat lebih rapi karena mengisi lebar kolom, tapi kadang membuat spasi antar kata jadi tidak rata. Pilih yang Anda suka, tapi pastikan konsisten.
- Perhatikan Spasi Baris: Gunakan spasi baris standar (single spacing atau 1.15). Jangan terlalu rapat atau terlalu renggang.
- Gunakan Fitur Header/Footer (Opsional): Untuk surat pengunduran diri yang simpel, ini tidak perlu. Tapi jika Anda ingin menambahkan nomor halaman (misal surat Anda lebih dari satu halaman, meski jarang terjadi untuk surat resign), fitur ini berguna.
- Simpan dalam Format yang Tepat: Setelah selesai, simpan dokumen Anda dalam format
.docx(untuk kemungkinan edit di masa depan) dan juga sebagai PDF (.pdf). Mengapa PDF? Karena format PDF akan mengunci tata letak dokumen Anda sehingga tidak berubah saat dibuka di komputer lain, dan terlihat lebih formal untuk dikirimkan via email.
Contoh Surat Pengunduran Diri (Bisa Dikutip & Diedit di Word)¶
Berikut beberapa contoh yang bisa Anda adaptasi. Ingat, ini hanya contoh. Sesuaikan dengan situasi dan kebijakan perusahaan Anda, terutama soal notice period.
Contoh 1: Surat Pengunduran Diri Standar (Simpel & Langsung)¶
Ini adalah format paling dasar dan sering digunakan. Cocok jika Anda tidak ingin atau tidak perlu menjelaskan alasan secara detail.
[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Email Anda]
[Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]
Kepada Yth.
[Nama Atasan Langsung atau Kepala HRD]
[Jabatan Atasan Langsung atau Kepala HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
Subject: Surat Pengunduran Diri
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda] ingin memberitahukan niat saya untuk mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan].
Keputusan ini saya ambil setelah pertimbangan yang matang. Hari terakhir saya bekerja di [Nama Perusahaan] secara efektif adalah pada tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri], sesuai dengan kebijakan perusahaan dan *notice period* yang berlaku.
Saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang tulus atas kesempatan dan pengalaman berharga yang telah diberikan kepada saya selama [Durasi Anda Bekerja, misal: dua tahun terakhir] bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya banyak belajar dan berkembang di sini.
Saya mohon maaf apabila selama saya bekerja ada kesalahan atau kekurangan yang kurang berkenan. Saya berharap yang terbaik bagi [Nama Perusahaan] di masa mendatang.
Saya bersedia membantu semaksimal mungkin dalam proses transisi dan serah terima pekerjaan hingga tanggal efektif pengunduran diri saya.
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
Contoh 2: Surat Pengunduran Diri (Menyebutkan Alasan Umum Secara Singkat)¶
Contoh ini mirip dengan yang pertama, tapi menambahkan kalimat singkat mengenai alasan resign (tetap bersifat umum dan positif).
[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Email Anda]
[Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]
Kepada Yth.
[Nama Atasan Langsung atau Kepala HRD]
[Jabatan Atasan Langsung atau Kepala HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
Subject: Permohonan Pengunduran Diri
Dengan hormat,
Bersamaan dengan surat ini, saya [Nama Lengkap Anda] bermaksud mengajukan permohonan pengunduran diri dari posisi [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan].
Keputusan ini saya ambil sehubungan dengan [Sebutkan alasan umum secara singkat, misal: adanya kesempatan untuk mengembangkan karier di bidang lain / alasan pribadi]. Saya berharap dapat mengakhiri masa kerja saya secara efektif pada tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri], sesuai dengan ketentuan *notice period* [Jumlah Minggu/Bulan] di perusahaan.
Saya mengucapkan terima kasih atas bimbingan, dukungan, dan kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di [Nama Perusahaan] sejak [Tanggal Bergabung]. Saya sangat menghargai pengalaman dan pelajaran yang saya dapatkan di sini.
Saya memohon maaf apabila selama saya bekerja ada hal-hal yang tidak sesuai atau kurang berkenan. Saya mendoakan kemajuan bagi [Nama Perusahaan] di masa depan.
Saya siap membantu kelancaran proses serah terima tugas dan tanggung jawab saya sebelum tanggal efektif pengunduran diri saya.
Atas perhatian Bapak/Ibu, saya sampaikan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
Contoh 3: Surat Pengunduran Diri (Jika Tanggal Efektif Berbeda dari Standard Notice Period)¶
Kadang, Anda perlu meminta tanggal efektif yang berbeda dari notice period standar (misal, lebih cepat karena suatu urgensi). Surat ini perlu sedikit penjelasan tambahan dan permintaan pertimbangan. Pastikan Anda sudah mendiskusikan ini sebelumnya dengan atasan atau HRD.
[Nama Lengkap Anda]
[Alamat Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Email Anda]
[Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]
Kepada Yth.
[Nama Atasan Langsung atau Kepala HRD]
[Jabatan Atasan Langsung atau Kepala HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
Subject: Permohonan Pengunduran Diri dan Penyesuaian Tanggal Efektif
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda] ingin memberitahukan niat saya untuk mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Anda] di [Nama Perusahaan].
Sehubungan dengan [Sebutkan alasan singkat dan umum mengenai permintaan tanggal efektif yang berbeda, misal: kewajiban pribadi mendesak / harus segera memulai peran baru], saya ingin mengajukan permohonan agar hari terakhir saya bekerja dapat efektif pada tanggal [Tanggal yang Anda Ajukan], bukan pada tanggal [Tanggal Sesuai Notice Period Standar]. Saya memahami bahwa tanggal ini berbeda dengan *notice period* standar [Jumlah Minggu/Bulan] yang berlaku di perusahaan, dan saya mohon Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan permohonan saya ini.
Saya sangat berterima kasih atas kesempatan dan dukungan yang telah diberikan selama saya bekerja di [Nama Perusahaan] sejak [Tanggal Bergabung]. Banyak pengalaman berharga yang saya dapatkan di sini.
Saya mohon maaf apabila permohonan ini menimbulkan ketidaknyamanan dan saya mohon maaf atas segala kesalahan atau kekurangan selama masa kerja saya.
Saya akan berupaya semaksimal mungkin untuk menyelesaikan tugas-tugas yang masih menjadi tanggung jawab saya dan siap membantu proses serah terima pekerjaan sebelum tanggal efektif pengunduran diri saya.
Saya berharap permohonan ini dapat dikabulkan. Atas perhatian, pengertian, dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
Penting: Selalu sesuaikan bagian dalam kurung siku [ ] dengan data dan situasi Anda yang sebenarnya.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari¶
Saat menulis surat pengunduran diri, ada beberapa hal yang sebaiknya tidak Anda lakukan:
- Menulis dengan Emosi Negatif: Jangan gunakan surat resign untuk meluapkan kekesalan, mengeluh tentang gaji, atasan, rekan kerja, atau kebijakan perusahaan. Ini hanya akan merusak reputasi Anda.
- Terlalu Detail Memberikan Alasan: Anda tidak perlu menceritakan semua drama di balik keputusan Anda resign. Cukup berikan alasan yang singkat, umum, dan profesional jika memang perlu disebutkan.
- Tidak Mencantumkan Tanggal Efektif: Ini krusial. Tanggal efektif harus jelas agar proses administrasi berjalan lancar.
- Mengabaikan Notice Period: Kecuali ada kesepakatan lain yang sudah dibicarakan dan disetujui perusahaan, patuhi notice period yang berlaku. Ini menunjukkan tanggung jawab.
- Melakukan Copy-Paste Tanpa Mengedit: Contoh di atas hanya template. Pastikan Anda mengganti semua informasi placeholder dan menyesuaikannya dengan konteks Anda.
- Banyak Typo atau Kesalahan Tata Bahasa: Meskipun gaya bahasanya casual, ini tetap dokumen formal. Periksa kembali ejaan dan tata bahasa sebelum mengirim.
Kapan dan Bagaimana Menyerahkan Surat Pengunduran Diri?¶
Setelah surat Anda siap (dan sudah Anda simpan juga dalam format PDF), saatnya menyerahkan.
- Beritahu Langsung Atasan Anda Terlebih Dahulu: Sebaiknya, komunikasi niat resign Anda secara langsung kepada atasan langsung Anda adalah langkah pertama, sebelum menyerahkan surat resminya. Ini menunjukkan rasa hormat dan memberikan kesempatan bagi atasan untuk mendengar langsung dari Anda.
- Serahkan Surat Formal: Setelah diskusi awal, barulah serahkan surat pengunduran diri formal (baik fisik maupun digital via email). Tanyakan preferensi perusahaan, apakah perlu dicetak dan ditandatangani basah, atau cukup via email dengan lampiran PDF.
- Perhatikan Notice Period: Serahkan surat ini sesuai notice period. Jika notice period Anda satu bulan, serahkan setidaknya satu bulan sebelum tanggal efektif yang Anda inginkan.
- Simpan Salinan: Simpan salinan surat yang sudah Anda serahkan (atau email yang Anda kirimkan) sebagai arsip pribadi Anda.
Fakta Menarik Seputar Pengunduran Diri¶
Tahukah Anda? Tingkat turnover karyawan bervariasi antar industri dan negara. Di Indonesia, tingkat turnover bisa mencapai 10-15% per tahun di beberapa sektor. Alasan utama orang resign pun macam-macam, mulai dari gaji dan benefit yang kurang memuaskan, kurangnya peluang pengembangan karier, hubungan kurang baik dengan atasan atau rekan kerja, hingga mencari keseimbangan kehidupan kerja dan pribadi yang lebih baik. Membuat proses resign jadi smooth dengan surat yang baik bisa meninggalkan kesan positif di tengah statistik turnover tersebut.
Proses transisi yang mulus, dimulai dari surat pengunduran diri yang profesional, bukan hanya bermanfaat bagi perusahaan, tapi juga bagi Anda sendiri. Ini mencerminkan kedewasaan dan tanggung jawab profesional Anda.
Penutup¶
Menulis surat pengunduran diri itu sebenarnya mudah kok, asalkan tahu elemen-elemen pentingnya dan menjaga nada bahasa tetap profesional. Menggunakan Microsoft Word akan sangat membantu Anda dalam menyusun dan memformat surat ini dengan rapi. Ingat, kesan terakhir itu penting. Tinggalkanlah perusahaan lama dengan cara yang elegan dan terhormat.
Punya pengalaman seru saat resign? Atau ada pertanyaan seputar surat pengunduran diri? Yuk, sharing di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar