Begini Cara Bikin Surat Permohonan Ambil Ijazah, Ada Contohnya!

Updated: 14 Mei, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Mengurus dokumen penting seperti ijazah memang kadang butuh proses. Salah satu langkah yang mungkin diperlukan adalah membuat surat permohonan pengambilan ijazah. Eits, jangan panik dulu! Membuat surat ini sebenarnya nggak serumit kedengarannya, kok. Biasanya, surat ini diminta oleh pihak institusi pendidikan (sekolah, universitas, politeknik, dll.) sebagai bentuk formalitas dan pencatatan.

Surat permohonan ini jadi bukti bahwa kamu secara resmi mengajukan diri untuk mengambil ijazah yang sudah jadi hakmu setelah menyelesaikan studi. Fungsinya mirip seperti “izin” tertulis. Selain itu, surat ini juga membantu pihak administrasi institusi untuk melacak dan memproses permintaanmu dengan lebih tertib. Makanya, penting banget bikin surat ini dengan format yang benar dan informasi yang lengkap.

Kenapa Sih Butuh Surat Permohonan Ambil Ijazah?¶

Kamu mungkin bertanya-tanya, “Kan ijazahku, kenapa harus pakai surat permohonan segala?” Ada beberapa alasan kenapa institusi pendidikan seringkali meminta surat formal seperti ini. Pertama, ini soal prosedur administrasi. Institusi punya ribuan alumni, dan surat ini membantu mereka mendokumentasikan setiap pengambilan ijazah. Ini penting buat arsip mereka.

Kedua, ini juga sebagai bentuk verifikasi. Dengan adanya surat permohonan yang mencantumkan data diri lengkap, pihak institusi bisa memastikan bahwa yang mengambil ijazah adalah orang yang berhak atau perwakilan sahnya. Ini demi keamanan dokumen pentingmu sendiri. Ketiga, kadang ada persyaratan tertentu yang harus dipenuhi sebelum ijazah bisa diambil, dan surat ini bisa jadi bagian dari rangkaian proses pemenuhan persyaratan tersebut.

Situasi umum di mana kamu butuh surat ini adalah saat ijazahmu sudah siap dicetak setelah lulus dan kamu datang langsung ke bagian administrasi untuk mengambilnya. Bisa juga saat kamu mengajukan permohonan pengambilan ijazah karena ada kebutuhan mendesak, misalnya untuk melamar pekerjaan atau melanjutkan studi, dan proses standar belum berjalan. Intinya, surat ini adalah jembatan komunikasi formal antara kamu dan institusi terkait ijazahmu.

Komponen Wajib dalam Surat Permohonan¶

Untuk bikin surat permohonan ambil ijazah yang “sah” dan mudah diproses, ada beberapa bagian penting yang nggak boleh ketinggalan. Ini dia komponen-komponen yang wajib ada dalam suratmu:

1. Kop Surat (Opsional, tapi disarankan jika formalitas tinggi)¶

Kalau surat ini untuk keperluan yang sangat formal atau institusi memintanya, bisa tambahkan kop surat pribadi atau kop surat instansi (jika kamu mewakili instansi). Tapi untuk permohonan personal, biasanya cukup alamat lengkapmu.

2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat¶

Cantumkan kota tempat surat itu dibuat dan tanggal penulisan surat. Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023. Ini penting untuk pencatatan dan batasan waktu.

3. Nomor Surat (Opsional untuk personal)¶

Untuk surat pribadi, nomor surat biasanya nggak perlu. Tapi kalau surat ini dibuat oleh instansi atau ada format khusus dari kampus, mungkin perlu nomor surat.

4. Lampiran (Jika Ada)¶

Kalau kamu melampirkan dokumen lain seperti fotokopi KTP, fotokopi Kartu Mahasiswa, atau bukti pembayaran, sebutkan jumlah lampirannya di sini. Contoh: Lampiran: 1 (Satu) Berkas.

5. Hal/Perihal Surat¶

Ini inti dari suratmu yang memberitahu pembaca (pihak institusi) tentang tujuan surat ini secara singkat. Gunakan kalimat yang jelas dan langsung ke poinnya. Contoh: Perihal: Permohonan Pengambilan Ijazah.

6. Penerima Surat¶

Sebutkan dengan jelas kepada siapa surat ini ditujukan. Biasanya kepada Bagian Akademik, Bagian Kemahasiswaan, atau Rektor/Direktur/Kepala Sekolah, tergantung prosedur di institusimu. Jangan lupa sapaan hormat. Contoh: Yth. Bapak/Ibu [Jabatan atau Bagian yang Dituju] / Di Tempat.

7. Salam Pembuka¶

Gunakan salam pembuka yang sopan. Contoh: Dengan hormat, / Assalamu’alaikum Wr. Wb. (jika sesuai konteks).

8. Isi Surat¶

Ini bagian paling krusial. Jelaskan maksud dan tujuanmu dengan jelas dan padat. Isi surat ini biasanya terdiri dari:
* Paragraf Pembuka: Menyatakan identitasmu dan statusmu (misalnya, alumni program studi [Nama Program Studi]).
* Paragraf Utama: Menyatakan permohonan untuk mengambil ijazah. Sebutkan informasi terkait ijazahmu (Nomor Induk Mahasiswa/Siswa, Nama Lengkap, Program Studi, Tahun Lulus/Wisuda jika ada).
* Paragraf Penutup: Menyatakan harapan agar permohonanmu dikabulkan dan ucapan terima kasih.

9. Salam Penutup¶

Gunakan salam penutup yang sopan. Contoh: Hormat saya, / Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

10. Tanda Tangan dan Nama Lengkap¶

Bubuhkan tanda tanganmu di atas nama lengkapmu. Ini sebagai bukti keabsahan surat permohonanmu.

Dengan melengkapi semua komponen ini, surat permohonanmu akan terlihat profesional dan mudah dipahami oleh pihak institusi. Ini akan memperlancar proses pengambilan ijazahmu.

Tips Jitu Menulis Surat Permohonan yang Efektif¶

Menulis surat permohonan itu nggak cuma soal format, tapi juga gaya bahasa dan kejelasan informasi. Berikut beberapa tips biar suratmu makin jitu:

Gunakan Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar: Meskipun santai, tetap gunakan bahasa baku dan sopan. Hindari singkatan atau bahasa gaul. Kejelasan dan kesopanan adalah kunci utama.
Jelas dan Langsung ke Poin: Jangan bertele-tele. Langsung sampaikan tujuanmu di paragraf utama. Pihak administrasi punya banyak pekerjaan, jadi surat yang jelas akan sangat membantu mereka.
Periksa Kembali Data Diri: Pastikan semua data pribadi yang kamu cantumkan (Nama Lengkap, NIM/NISN, Program Studi, dll.) sudah 100% benar. Satu angka atau huruf yang salah bisa menghambat proses verifikasi.
Sebutkan Keperluan Jika Mendesak (Opsional): Kalau ada alasan kuat kenapa kamu butuh ijazah segera (misalnya deadline melamar kerja), kamu bisa sampaikan ini dengan sopan di isi surat. Tapi ingat, ini opsional dan jangan terlalu memaksa.
Sesuaikan dengan Prosedur Institusi: Kalau institusimu punya format surat permohonan sendiri atau ada persyaratan spesifik, ikuti itu. Jangan ragu bertanya ke bagian administrasi atau cek website resmi mereka.
Cetak atau Tulis Tangan? Biasanya, surat permohonan lebih disarankan untuk dicetak agar lebih rapi dan mudah dibaca. Tapi pastikan tanda tangan tetap asli ya. Kalau institusi mengizinkan tulis tangan, pastikan tulisanmu rapi.
Baca Ulang Sebelum Dikirim: Ini penting banget! Periksa lagi ejaan, tata bahasa, dan kelengkapan informasimu. Salah ketik bisa mengurangi kesan profesional dan bisa bikin suratmu diproses lebih lambat.

Dengan memperhatikan tips-tips ini, surat permohonanmu nggak cuma memenuhi persyaratan formal, tapi juga meninggalkan kesan yang baik dan profesional di mata pihak institusi.

Contoh Surat Permohonan Ambil Ijazah (Basic/Standar)¶

Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu: contoh suratnya! Ini adalah contoh surat permohonan pengambilan ijazah yang paling umum digunakan. Kamu bisa copy-paste dan ganti data-datanya sesuai dengan punyamu.

[Kota Tempat Menulis], [Tanggal Surat Dibuat]

Lampiran: -
Perihal: Permohonan Pengambilan Ijazah

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Bagian [Nama Bagian yang Dituju, misalnya: Akademik / Administrasi / Rektor / Direktur]
[Nama Lengkap Institusi Pendidikanmu]
Di –
Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Kamu]
Nomor Induk Mahasiswa/Siswa: [NIM/NISN Kamu]
Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir Kamu]
Program Studi/Jurusan: [Nama Program Studi/Jurusan Kamu]
Nomor Telepon/HP: [Nomor Telepon/HP Aktif Kamu]
Alamat Email: [Alamat Email Aktif Kamu]

Dengan ini saya mengajukan permohonan untuk mengambil ijazah asli saya yang telah selesai dicetak. Saya telah menyelesaikan seluruh kewajiban akademik dan administrasi yang dipersyaratkan oleh [Nama Lengkap Institusi Pendidikanmu] untuk program studi [Nama Program Studi/Jurusan Kamu] pada tahun akademik [Tahun Akademik Lulus, jika relevan] / tahun lulus [Tahun Lulusmu].

Saya berharap dapat segera menerima ijazah tersebut untuk keperluan [Sebutkan keperluan jika ada, misalnya: melanjutkan studi ke jenjang yang lebih tinggi / melengkapi persyaratan administrasi melamar pekerjaan / keperluan pribadi lainnya]. Saya siap memenuhi prosedur dan persyaratan tambahan yang mungkin diperlukan dalam proses pengambilan ijazah ini.

Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Asli Kamu]

[Nama Lengkap Kamu]

Penjelasan Contoh Surat:

[Kota Tempat Menulis], [Tanggal Surat Dibuat]: Ganti dengan kota tempat kamu menulis surat dan tanggal saat itu.
Perihal: Tetap gunakan “Permohonan Pengambilan Ijazah” agar jelas.
Kepada Yth.: Cari tahu siapa atau bagian mana yang berwenang mengurus ijazah di institusimu. Biasanya Bagian Akademik atau Administrasi. Tulis jabatan atau nama bagian tersebut.
Data Diri: Isi semua data ini dengan lengkap dan benar sesuai dokumen resmi (KTP, Kartu Mahasiswa).
Isi Permohonan: Di paragraf kedua, sebutkan secara spesifik permohonanmu yaitu “mengambil ijazah asli”. Tambahkan informasi pendukung seperti program studi dan tahun lulus (jika relevan) untuk memudahkan identifikasi.
Keperluan (Opsional): Kamu bisa menambahkan paragraf terpisah atau kalimat di paragraf kedua untuk menjelaskan keperluanmu mengambil ijazah, tapi ini tidak wajib. Cukup sebutkan permohonanmu saja sudah cukup.
Penutup: Kalimat penutup standar yang menunjukkan harapan dan terima kasih.
Tanda Tangan & Nama: Jangan lupa tanda tangan basah (asli) di atas nama lengkapmu.

Contoh ini adalah format dasar. Institusi tertentu mungkin punya format atau tambahan informasi yang diminta. Selalu cek prosedur mereka ya.

Variasi Surat Permohonan: Diwakilkan dengan Surat Kuasa¶

Kadang ada kondisi di mana kamu nggak bisa datang sendiri untuk mengambil ijazah. Mungkin karena tinggal di luar kota, sakit, atau alasan lain yang mendesak. Dalam kasus seperti ini, institusi pendidikan biasanya memperbolehkan perwakilanmu (misalnya orang tua, saudara, atau teman) untuk mengambil ijazahmu. Tapi, perwakilan tersebut harus membawa Surat Kuasa dari kamu.

Surat permohonan pengambilan ijazah ini tetap kamu yang buat sebagai pemohon awal ijazah. Namun, si perwakilan yang akan datang ke kampus harus membawa surat ini ditambah dengan Surat Kuasa. Jadi, surat permohonan ini fokus pada permintaan pengambilan ijazah olehmu (meski nanti diwakilkan), sementara Surat Kuasa memberikan wewenang kepada orang lain.

Contoh Surat Permohonan Ambil Ijazah (dengan pemberitahuan diwakilkan):

Formatnya mirip dengan contoh standar di atas, tapi kamu bisa tambahkan satu kalimat di paragraf isi yang menyatakan bahwa pengambilan akan diwakilkan.

[Kota Tempat Menulis], [Tanggal Surat Dibuat]

Lampiran: 2 (Dua) Berkas [Misalnya: Fotokopi KTP Pemberi Kuasa, Fotokopi KTP Penerima Kuasa, Surat Kuasa Asli]
Perihal: Permohonan Pengambilan Ijazah (Diwakilkan)

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Kepala Bagian [Nama Bagian yang Dituju]
[Nama Lengkap Institusi Pendidikanmu]
Di –
Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Kamu (Pemberi Kuasa)]
Nomor Induk Mahasiswa/Siswa: [NIM/NISN Kamu]
Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir Kamu]
Program Studi/Jurusan: [Nama Program Studi/Jurusan Kamu]
Nomor Telepon/HP: [Nomor Telepon/HP Aktif Kamu]
Alamat Email: [Alamat Email Aktif Kamu]

Dengan ini saya mengajukan permohonan untuk mengambil ijazah asli saya yang telah selesai dicetak. Seluruh kewajiban akademik dan administrasi telah saya selesaikan. Berkenaan dengan kondisi [Sebutkan alasan singkat kenapa diwakilkan, misalnya: saya berada di luar kota / sakit], saya menunjuk saudara/i [Nama Lengkap Penerima Kuasa] untuk mewakili saya dalam proses pengambilan ijazah ini. Surat Kuasa asli terlampir sebagai bukti pendelegasian wewenang tersebut.

Saya berharap permohonan ini dapat dikabulkan dan proses pengambilan ijazah oleh perwakilan saya dapat berjalan lancar.

Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Asli Kamu]

[Nama Lengkap Kamu (Pemberi Kuasa)]

Penting: Selain surat permohonan ini, Surat Kuasa adalah dokumen terpisah dan wajib dibawa oleh perwakilanmu. Surat Kuasa harus mencantumkan identitas lengkapmu (pemberi kuasa) dan perwakilanmu (penerima kuasa), menyatakan dengan jelas wewenang yang diberikan (yaitu mengambil ijazah dan dokumen terkait lainnya), ditandatangani oleh kedua belah pihak, dan sebaiknya dibubuhi meterai. Beberapa institusi bahkan mensyaratkan legalisir Surat Kuasa oleh notaris atau pejabat berwenang lainnya. Pastikan kamu cek prosedur lengkapnya ke institusimu.

Dokumen Pendukung yang Mungkin Dibutuhkan¶

Selain surat permohonan dan Surat Kuasa (jika diwakilkan), biasanya ada dokumen lain yang perlu kamu atau perwakilanmu siapkan dan bawa saat pengambilan ijazah. Dokumen ini berfungsi untuk memverifikasi identitas dan kelengkapan administrasimu. Beberapa yang umum diminta antara lain:

Kartu Identitas Asli (KTP/SIM/Paspor): Ini dokumen paling penting untuk membuktikan bahwa kamu adalah orang yang berhak atas ijazah tersebut. Kalau diwakilkan, perwakilan harus membawa KTP aslinya dan juga KTP fotokopi milikmu.
Kartu Mahasiswa/Siswa Asli: Beberapa institusi masih meminta kartu identitas pelajar/mahasiswa sebagai bukti bahwa kamu memang pernah terdaftar di sana.
Surat Keterangan Lulus (SKL) Asli/Fotokopi: Dokumen ini biasanya diberikan saat pengumuman kelulusan dan bisa jadi bukti awal bahwa kamu sudah menyelesaikan studi.
Bukti Bebas Perpustakaan: Seringkali, ijazah baru bisa diambil kalau kamu sudah mengembalikan semua pinjaman buku dan dinyatakan bebas tanggungan perpustakaan. Bawa bukti bebas perpustakaan jika ada.
Bukti Lunas Pembayaran Administrasi: Pastikan semua biaya pendidikan atau biaya wisuda sudah lunas dan bawa bukti pembayarannya jika diminta.
Surat Kuasa Asli: Jika pengambilan diwakilkan, surat kuasa asli yang sudah ditandatangani dan bermeterai (dan mungkin dilegalisir) wajib dibawa oleh penerima kuasa.
Fotokopi Dokumen Lainnya: Institusi mungkin meminta fotokopi dari dokumen-dokumen di atas untuk arsip mereka. Siapkan beberapa rangkap fotokopi.

Selalu cek daftar persyaratan lengkap yang diberlakukan oleh institusimu sebelum datang untuk mengambil ijazah. Informasi ini biasanya tersedia di website mereka atau diumumkan saat acara wisuda/pelepasan. Menyiapkan semua dokumen ini dari jauh hari akan sangat membantu mempercepat prosesnya.

Kenapa Lembaga Pendidikan Butuh Proses Formal?¶

Mungkin terasa ribet harus pakai surat permohonan dan dokumen pendukung segala. Tapi sebenarnya, proses formal ini penting lho buat lembaga pendidikan.

Pertama, ini soal akuntabilitas dan pencatatan. Institusi harus punya catatan lengkap siapa saja yang sudah mengambil ijazahnya, kapan, dan oleh siapa. Ini penting untuk audit internal dan eksternal. Kedua, keamanan. Ijazah adalah dokumen yang sangat berharga dan sensitif. Proses formal membantu mencegah ijazah jatuh ke tangan yang salah atau disalahgunakan. Mereka perlu memastikan bahwa ijazah diserahkan kepada pemilik yang sah.

Ketiga, penyelesaian kewajiban. Seringkali, pengambilan ijazah dijadikan momen terakhir untuk memastikan bahwa mahasiswa/siswa sudah menyelesaikan semua kewajibannya, baik akademik maupun administrasi (misalnya, sudah bebas perpustakaan, sudah bayar semua biaya). Surat permohonan dan proses verifikasi membantu memastikan hal ini. Terakhir, standarisasi layanan. Dengan adanya prosedur formal, institusi bisa memberikan layanan pengambilan ijazah yang standar, transparan, dan adil untuk semua alumni.

Jadi, meskipun terasa sedikit merepotkan, proses formal ini sebenarnya demi kebaikan semua pihak, terutama untuk memastikan keamanan dan keabsahan dokumen pentingmu.

Fakta Menarik Seputar Ijazah & Pengambilannya¶

Ijazah itu bukan cuma selembar kertas lho! Ada beberapa fakta menarik seputar dokumen penting ini:

Bukti Pengakuan Resmi: Ijazah adalah bukti resmi dari negara (melalui institusi pendidikan yang terakreditasi) bahwa kamu telah menyelesaikan jenjang pendidikan tertentu dan memiliki kompetensi sesuai program studi/jurusanmu.
Kunci Utama Karir dan Studi Lanjut: Di Indonesia, ijazah seringkali menjadi syarat mutlak untuk melamar pekerjaan (terutama di sektor formal) atau mendaftar ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi (S2, S3). Tanpa ijazah, proses ini bisa sangat terhambat.
Proses Pengambilan Bervariasi: Setiap institusi punya prosedur dan jadwal pengambilan ijazah yang berbeda-beda. Ada yang bisa diambil seminggu setelah wisuda, ada yang butuh waktu berbulan-bulan karena proses cetak dan legalisir.
Ada Ijazah Digital: Beberapa institusi di era digital ini sudah mulai menerbitkan ijazah dalam bentuk digital (e-ijazah) selain bentuk fisik. Keasliannya bisa diverifikasi secara online. Namun, surat permohonan biasanya masih berlaku untuk pengambilan ijazah fisik.
Legal dan Penting untuk Legalitas: Ijazah yang asli dan dilegalisir dibutuhkan untuk berbagai keperluan legal, seperti pendaftaran CPNS, kenaikan pangkat, atau pengurusan visa studi/kerja di luar negeri.

Melihat betapa pentingnya dokumen ini, wajar saja kalau proses pengambilannya pun dilakukan dengan cermat dan teliti oleh pihak institusi. Surat permohonan ini adalah salah satu bagian dari upaya menjaga ketertiban dan keamanan proses tersebut.

Siap Kirim Suratmu? Cek Lagi Yuk!¶

Sebelum kamu cetak dan kirim surat permohonan pengambilan ijazahmu, ada baiknya kita cek lagi daftarnya:

Kalau semua sudah checklist, berarti surat permohonanmu siap untuk diajukan! Semoga proses pengambilan ijazahmu lancar ya!

contoh surat permohonan ambil ijazah
Image just for illustration

Gimana, udah kebayang kan cara bikin surat permohonan ambil ijazah? Semoga panduan dan contoh di atas bisa membantu kamu ya.

Punya pengalaman seru atau tips lain seputar ambil ijazah? Atau mungkin ada pertanyaan soal surat permohonan ini? Jangan ragu share di kolom komentar ya! Diskusi bareng biar makin banyak yang tercerahkan.

Tutorial Surat