Beranda contoh surat surat surat resmi tembusan

10 Contoh Surat Permohonan dengan Tembusan: Mudah Ditiru!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Surat permohonan adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang paling sering digunakan, baik di lingkungan profesional, organisasi, maupun pribadi. Isinya beragam, mulai dari meminta izin, memohon bantuan, mengajukan kerjasama, hingga memohon dana. Namun, ada satu elemen dalam surat permohonan yang kadang luput dari perhatian tapi sebenarnya sangat penting: tembusan. Surat permohonan yang baik, terutama untuk urusan formal atau terkait banyak pihak, seringkali menyertakan tembusan.

Apa itu tembusan dalam surat? Secara sederhana, tembusan adalah salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang perlu mengetahui isi surat tersebut, meskipun mereka bukan penerima utama. Fungsinya krusial untuk transparansi, notifikasi, dan pendokumentasian bagi pihak-pihak terkait. Keberadaan tembusan memastikan bahwa informasi dalam surat permohonan tidak hanya sampai ke penerima utama, tetapi juga diketahui oleh pihak-pihak yang memiliki kepentingan atau otoritas terkait.

Mengapa Tembusan Itu Penting?

Menyertakan tembusan dalam surat permohonan bukan sekadar formalitas. Ada beberapa alasan kuat mengapa bagian ini sangat penting:

1. Keterbukaan dan Akuntabilitas

Dengan mengirimkan salinan surat permohonan kepada pihak lain, proses permohonan menjadi lebih terbuka. Pihak-pihak yang disebutkan dalam tembusan mengetahui permohonan apa yang diajukan dan kepada siapa. Ini mendorong akuntabilitas dari pihak yang mengajukan permohonan maupun pihak yang menerima permohonan.

2. Notifikasi Pihak Terkait

Banyak permohonan melibatkan koordinasi atau persetujuan dari berbagai pihak. Misalnya, permohonan izin penggunaan tempat mungkin perlu diketahui oleh bagian keamanan, bagian umum, atau bahkan level manajemen yang lebih tinggi. Tembusan memastikan pihak-pihak ini mendapat informasi secara resmi tanpa perlu menunggu disposisi dari penerima utama.

3. Basis Data atau Arsip

Bagi organisasi atau instansi, tembusan seringkali dikirimkan ke bagian arsip atau pihak yang bertanggung jawab untuk pendokumentasian. Salinan surat ini menjadi bukti resmi bahwa permohonan telah diajukan dan diketahui oleh pihak-pihak yang relevan. Ini memudahkan pelacakan dan referensi di kemudian hari.

4. Dukungan dan Informasi Tambahan

Tembusan juga bisa berfungsi sebagai cara untuk memberikan informasi awal kepada pihak yang mungkin akan dimintai dukungan atau keterangan lebih lanjut terkait permohonan tersebut di masa mendatang. Mereka sudah memiliki konteks awal dari surat permohonan yang diterima.

Fakta Menarik: Penggunaan “tembusan” (atau carbon copy / courtesy copy dalam bahasa Inggris, disingkat cc:) sudah ada sejak era mesin tik, di mana salinan surat dibuat menggunakan kertas karbon. Meskipun kini kebanyakan surat dibuat digital, istilah dan fungsinya tetap relevan dalam komunikasi formal.

Surat Permohonan
Image just for illustration

Struktur Umum Surat Permohonan dengan Tembusan

Sebelum melihat contoh, penting untuk memahami struktur dasar surat permohonan yang baik, terutama yang akan dilengkapi dengan tembusan. Secara umum, strukturnya meliputi:

  • Kepala Surat/Kop Surat: Jika surat berasal dari lembaga, organisasi, atau perusahaan. Berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, dll.
  • Nomor Surat: Identifikasi unik untuk surat tersebut.
  • Lampiran: Menyebutkan jumlah dokumen pendukung yang dilampirkan (jika ada).
  • Perihal: Inti atau ringkasan tujuan surat (misalnya: Permohonan Izin, Permohonan Bantuan Dana).
  • Tanggal Surat: Tanggal pembuatan surat.
  • Alamat Tujuan: Nama dan alamat lengkap penerima utama surat.
  • Salam Pembuka: Sapaan hormat (misalnya: Dengan hormat, Assalamualaikum Wr. Wb.).
  • Isi Surat: Bagian utama yang menjelaskan maksud, tujuan, dan rincian permohonan secara jelas dan sopan.
  • Penutup: Menyatakan harapan atas terkabulnya permohonan, ucapan terima kasih.
  • Salam Penutup: Sapaan hormat penutup (misalnya: Hormat kami, Wassalamualaikum Wr. Wb.).
  • Nama dan Tanda Tangan: Pihak yang mengajukan permohonan.
  • Nama Jabatan: Jika bertindak atas nama organisasi/jabatan.
  • Tembusan: Bagian ini biasanya diletakkan di pojok kiri bawah surat, setelah tanda tangan.

Bagian “Tembusan” ditulis dengan jelas, diikuti dengan daftar pihak-pihak yang menerima salinan. Urutan penulisan tembusan biasanya diurutkan berdasarkan hirarki jabatan atau signifikansi pihak tersebut terhadap permohonan.

Cara Menulis Bagian Tembusan

Penulisan bagian tembusan cukup standar. Dimulai dengan kata “Tembusan:”, diikuti tanda baca titik dua (:). Di bawahnya, daftar nama atau jabatan pihak yang menerima salinan surat, diawali dengan nomor urut atau bullet point.

Contoh format:

Tembusan:
1. Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian Umum
2. Yth. Bapak/Ibu Manajer Keuangan
3. Arsip

Pastikan nama atau jabatan yang ditulis benar dan lengkap. Jika ada gelar, sertakan gelar tersebut. Penulisan “Yth.” (Yang terhormat) adalah bentuk penghormatan yang umum digunakan.

Contoh Surat Permohonan yang Ada Tembusannya

Mari kita lihat beberapa contoh surat permohonan untuk berbagai keperluan yang menyertakan bagian tembusan. Contoh-contoh ini akan menunjukkan variasi dalam perihal dan siapa saja yang biasanya menjadi penerima tembusan.

Contoh 1: Surat Permohonan Izin Penggunaan Ruangan

Surat ini biasanya diajukan oleh sebuah unit kerja atau organisasi kemahasiswaan kepada pengelola gedung atau pihak yang berwenang atas penggunaan fasilitas. Tembusan seringkali dikirimkan ke unit kerja terkait lainnya yang perlu mengetahui adanya kegiatan di ruangan tersebut.

KOP SURAT ORGANISASI/INSTITUSI

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : 1 (Satu) Proposal Kegiatan
Perihal : Permohonan Izin Penggunaan Ruangan [Nama Ruangan]

[Tanggal Surat]

Yth.
Kepala Bagian Rumah Tangga / Pengelola Gedung [Nama Gedung]
[Nama Institusi/Perusahaan]
[Alamat]

Dengan hormat,

Kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Anda/Ketua Pelaksana]
Jabatan : [Jabatan dalam Kepanitiaan/Organisasi]
Unit : [Nama Unit Kerja/Organisasi]

Dengan ini mengajukan permohonan izin penggunaan ruangan [Nama Ruangan] yang berlokasi di [Detail Lokasi, misal: Gedung A Lantai 3]. Ruangan tersebut akan kami gunakan untuk keperluan acara [Nama Acara] yang akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Pelaksanaan]
Waktu : [Jam Mulai - Jam Selesai]
Jumlah Peserta : ± [Jumlah Perkiraan Peserta]
Jenis Kegiatan : [Misalnya: Seminar, Rapat, Pelatihan]

Sehubungan dengan hal tersebut, kami memohon kiranya Bapak/Ibu berkenan memberikan izin penggunaan ruangan serta fasilitas pendukung yang tersedia. Sebagai pertimbangan, kami lampirkan proposal kegiatan sebagai referensi lebih lanjut.

Kami menjamin akan menjaga kebersihan dan ketertiban selama kegiatan berlangsung. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan]

Tembusan:
1. Yth. Bapak/Ibu Wakil Rektor Bidang [Jika di Universitas] / Direktur [Jika di Perusahaan] yang membawahi
2. Yth. Bapak/Ibu Kepala Unit Kegiatan Mahasiswa / Kepala Unit Kerja [Jika Relevan]
3. Arsip

Penjelasan Tembusan:
Dalam contoh ini, tembusan dikirimkan ke atasan langsung pengelola gedung (sebagai bentuk pelaporan atau persetujuan di level lebih tinggi) dan/atau unit lain yang mungkin terkait langsung (misalnya, unit yang menaungi organisasi atau unit yang kegiatannya mungkin terpengaruh). Arsip selalu menjadi tembusan standar.

Contoh 2: Surat Permohonan Bantuan Dana

Surat ini biasanya diajukan oleh organisasi, komunitas, atau individu kepada lembaga, perusahaan, atau pemerintah untuk mendukung sebuah kegiatan atau program. Tembusan seringkali dikirimkan ke pihak yang mengawasi sumber dana atau pihak yang berpotensi memberikan dukungan non-finansial.

KOP SURAT ORGANISASI/KOMUNITAS

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : 1 (Satu) Proposal Kegiatan
Perihal : Permohonan Bantuan Dana Kegiatan [Nama Kegiatan]

[Tanggal Surat]

Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
[Nama Lembaga/Perusahaan Donatur Potensial]
[Alamat]

Dengan hormat,

Kami dari [Nama Organisasi/Komunitas] akan menyelenggarakan kegiatan [Nama Kegiatan Lengkap] dengan tema “[Tema Kegiatan]”. Kegiatan ini bertujuan untuk [Jelaskan tujuan kegiatan, misal: meningkatkan kesadaran masyarakat tentang…].

Kegiatan ini rencananya akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Pelaksanaan]
Waktu : [Jam Pelaksanaan]
Tempat : [Lokasi Kegiatan]
Target Peserta : [Sebutkan target peserta, misal: pelajar, masyarakat umum]

Untuk mendukung pelaksanaan kegiatan ini, kami membutuhkan dukungan pendanaan. Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengajukan permohonan bantuan dana sebesar [Jumlah Dana yang Diajukan dalam Angka dan Huruf] ([Jumlah dalam Rupiah]), sebagaimana rincian anggaran terlampir dalam proposal kegiatan.

Kami sangat berharap Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Lembaga/Perusahaan] berkenan untuk memberikan dukungan finansial demi terlaksananya kegiatan yang insya Allah bermanfaat ini. Atas perhatian dan kebaikan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Ketua Panitia/Organisasi]

[Nama Lengkap]
Ketua Panitia / Ketua [Nama Organisasi]

Tembusan:
1. Yth. Bapak/Ibu Kepala Dinas / Direktur [Jika relevan dengan sektor kegiatan]
2. Yth. Dewan Pembina / Penasihat [Nama Organisasi]
3. Arsip

Penjelasan Tembusan:
Pihak yang berwenang di sektor terkait (misal: Dinas Pendidikan jika kegiatannya di sekolah, Dinas Sosial jika terkait masyarakat) atau badan pengawas internal organisasi (seperti dewan pembina) adalah kandidat kuat untuk menerima tembusan. Mereka perlu tahu permohonan apa yang diajukan organisasi yang bernaung di bawah mereka.

Contoh 3: Surat Permohonan Kerjasama

Surat ini diajukan oleh satu pihak kepada pihak lain (individu, organisasi, atau perusahaan) untuk menjalin kolaborasi dalam suatu proyek, program, atau kegiatan. Tembusan bisa dikirimkan ke atasan masing-masing pihak atau departemen yang akan terlibat langsung dalam kerjasama tersebut.

KOP SURAT PIHAK PERTAMA

Nomor : [Nomor Surat]
Lampiran : 1 (Satu) Proposal Kerjasama
Perihal : Penawaran dan Permohonan Kerjasama

[Tanggal Surat]

Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
[Nama Pihak Kedua]
[Alamat Pihak Kedua]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan rencana [Jelaskan secara singkat rencana atau proyek yang memerlukan kerjasama], kami dari [Nama Pihak Pertama] merasa bahwa [Nama Pihak Kedua] memiliki [Sebutkan keunggulan atau relevansi Pihak Kedua, misal: rekam jejak yang baik dalam bidang…, sumber daya yang memadai…, visi yang sejalan].

Berdasarkan pertimbangan tersebut, kami bermaksud mengajukan permohonan untuk menjalin kerjasama dengan [Nama Pihak Kedua] dalam [Jelaskan ruang lingkup kerjasama secara ringkas, misal: penyelenggaraan workshop…, pengembangan produk bersama…, riset gabungan].

Kami percaya bahwa sinergi antara [Nama Pihak Pertama] dan [Nama Pihak Kedua] akan memberikan manfaat signifikan bagi kedua belah pihak dan masyarakat luas. Rincian lebih lanjut mengenai bentuk kerjasama yang kami tawarkan dapat Bapak/Ibu lihat dalam proposal kerjasama terlampir.

Besar harapan kami kiranya Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Pihak Kedua] dapat mempertimbangkan tawaran kerjasama ini dan memberikan tanggapan positif. Kami siap melakukan pertemuan untuk membahas proposal ini lebih lanjut.

Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Nama Pihak Pertama]

Tembusan:
1. Yth. Bapak/Ibu [Jabatan Atasan Pihak Pertama, misal: Direktur Utama]
2. Yth. Bapak/Ibu Kepala Divisi [Nama Divisi yang akan terlibat]
3. Arsip

Penjelasan Tembusan:
Atasan langsung pengirim surat (untuk persetujuan internal) dan kepala divisi atau departemen yang akan menjalankan kerjasama di pihak pengirim adalah penerima tembusan yang logis. Ini memastikan bahwa rencana kerjasama diketahui dan didukung secara internal sebelum atau saat diajukan ke pihak eksternal.

Tips Menulis Surat Permohonan dengan Tembusan yang Efektif

Menulis surat permohonan itu sendiri membutuhkan ketelitian. Ketika ada tembusan, ada beberapa hal lagi yang perlu diperhatikan:

  1. Sebutkan Tembusan dengan Akurat: Pastikan nama, jabatan, dan instansi pihak yang dituju dalam tembusan ditulis dengan benar. Kesalahan kecil bisa mengurangi kredibilitas surat Anda.
  2. Pertimbangkan Siapa yang Benar-benar Perlu Tahu: Jangan sembarangan mencantumkan nama dalam tembusan. Cantumkan hanya pihak-pihak yang memang relevan, memiliki kepentingan, atau perlu mengetahui permohonan tersebut untuk alasan administrasi, koordinasi, atau pelaporan. Terlalu banyak tembusan bisa dianggap tidak efisien.
  3. Letakkan Bagian Tembusan di Posisi yang Tepat: Sesuai format standar, tembusan diletakkan di bagian bawah surat, setelah tanda tangan.
  4. Jaga Bahasa Tetap Sopan dan Formal: Meskipun gaya artikel ini kasual, isi surat permohonannya sendiri harus tetap menggunakan bahasa Indonesia yang baku, sopan, jelas, dan lugas.
  5. Pastikan Salinan Surat Tiba: Jika surat dikirimkan secara fisik, pastikan salinan surat benar-benar didistribusikan ke semua pihak yang tertera dalam tembusan. Jika dikirim melalui email, pastikan menggunakan fitur CC (Carbon Copy) dan alamat emailnya benar.

Kesalahan Umum Terkait Tembusan

Beberapa kesalahan yang sering terjadi saat menggunakan tembusan dalam surat permohonan meliputi:

  • Tidak Menyertakan Tembusan yang Seharusnya Ada: Mengabaikan pihak-pihak penting yang seharusnya tahu, yang bisa menghambat proses permohonan karena kurangnya koordinasi atau informasi.
  • Menyertakan Tembusan yang Tidak Perlu: Mencantumkan nama orang atau jabatan yang tidak memiliki relevansi langsung dengan permohonan, membuat surat terlihat bertele-tele atau tidak efisien.
  • Salah Menulis Nama/Jabatan dalam Tembusan: Kesalahan penulisan bisa dianggap tidak profesional dan merusak citra pengirim surat.
  • Tidak Mendistribusikan Salinan: Menyebutkan tembusan dalam surat tetapi tidak mengirimkan salinannya kepada pihak yang bersangkutan, membuat bagian tembusan menjadi tidak berarti.

Tembusan dalam Konteks Digital (Email)

Dalam era digital, surat permohonan sering dikirimkan via email. Konsep tembusan tetap relevan dan diimplementasikan menggunakan fitur CC (Carbon Copy) atau BCC (Blind Carbon Copy).

  • CC (Carbon Copy): Mirip dengan tembusan fisik. Penerima di kolom “To” dan “CC” bisa melihat siapa saja yang menerima email tersebut. Ini cocok untuk tembusan yang bersifat transparan dan diketahui publik.
  • BCC (Blind Carbon Copy): Penerima di kolom “To” dan “CC” tidak bisa melihat siapa saja yang menerima email di kolom BCC. Ini digunakan jika Anda ingin mengirim salinan ke pihak lain (misalnya, untuk arsip pribadi atau informasi) tanpa diketahui oleh penerima utama atau penerima CC lainnya. Dalam konteks surat permohonan formal, CC lebih umum digunakan untuk bagian tembusan yang dicetak di surat fisik.

Saat mengirim surat permohonan formal melalui email, dokumen surat (biasanya dalam format PDF) dilampirkan, dan alamat email penerima utama diletakkan di kolom “To”. Alamat email pihak-pihak yang tercantum dalam “Tembusan” di surat fisik diletakkan di kolom “CC”.

Visualisasi Proses Surat dengan Tembusan

Untuk lebih memahami alurnya, mari kita lihat diagram sederhana bagaimana sebuah surat permohonan dengan tembusan mengalir.

```mermaid
graph LR
A[Pengirim Surat] → B{Membuat Surat Permohonan}
B → C[Surat ke Penerima Utama]
B → D[Salinan ke Pihak Tembusan 1]
B → E[Salinan ke Pihak Tembusan 2]
B → F[Salinan ke Arsip]

C --> G{Penerima Utama<br>Memproses Permohonan}
D --> H{Pihak Tembusan 1<br>Menerima Informasi}
E --> I{Pihak Tembusan 2<br>Menerima Informasi}
F --> J{Bagian Arsip<br>Mendokumentasikan}

G -- Dipengaruhi Informasi dari H/I? --> K{Keputusan atas Permohonan}

linkStyle 0 stroke:#333,stroke-width:2px,color:#333;
linkStyle 1 stroke:#333,stroke-width:2px,color:#333;
linkStyle 2 stroke:#333,stroke-width:2px,color:#333;
linkStyle 3 stroke:#333,stroke-width:2px,color:#333;
linkStyle 4 stroke:#333,stroke-width:2px,color:#333;

```
Diagram di atas menunjukkan bahwa salinan surat (tembusan) dikirimkan secara paralel bersamaan dengan surat asli ke penerima utama. Ini memungkinkan pihak-pihak yang tercantum dalam tembusan untuk segera mendapatkan informasi tanpa harus menunggu disposisi dari penerima utama, yang mendukung proses permohonan secara keseluruhan.

Kapan Tembusan Wajib Ada?

Tembusan tidak selalu wajib dalam setiap surat permohonan. Untuk permohonan yang sangat pribadi atau tidak melibatkan banyak pihak, tembusan mungkin tidak diperlukan. Namun, tembusan menjadi sangat disarankan atau bahkan wajib dalam situasi berikut:

  • Surat Resmi dari Lembaga/Organisasi: Komunikasi formal antar-lembaga atau dalam struktur organisasi yang kompleks biasanya membutuhkan tembusan untuk pelaporan dan koordinasi internal.
  • Permohonan yang Membutuhkan Persetujuan Bertingkat: Jika permohonan Anda harus disetujui oleh beberapa level manajemen atau pihak terkait, menyertakan tembusan ke level yang lebih tinggi atau pihak-pihak tersebut sangat membantu.
  • Permohonan Terkait Regulasi atau Kebijakan: Jika permohonan Anda berkaitan dengan peraturan atau kebijakan tertentu, menyertakan tembusan kepada pihak yang bertanggung jawab atas regulasi tersebut bisa sangat penting.
  • Sebagai Bukti Pelaporan: Tembusan ke atasan langsung atau bagian pelaporan berfungsi sebagai bukti bahwa Anda telah mengajukan permohonan tersebut sesuai prosedur.

Contoh Pihak yang Umum Menjadi Tembusan

Tergantung konteks surat, pihak yang menjadi tembusan bisa bervariasi. Berikut beberapa contoh umum:

Jenis Surat Permohonan Potensi Penerima Tembusan Alasan
Izin Penggunaan Fasilitas Kepala Unit yang menaungi fasilitas, Bagian Keamanan, Arsip Notifikasi penggunaan aset, Keamanan area, Dokumentasi surat masuk.
Bantuan Dana/Sponsor Dewan Pembina/Pengawas Organisasi, Dinas/Instansi Terkait Pelaporan penggalangan dana, Informasi kepada regulator/pembina.
Kerjasama Antar-Organisasi Atasan Langsung Pengirim, Kepala Divisi/Departemen Terkait Persetujuan internal, Koordinasi pelaksanaan kerjasama.
Kenaikan Gaji/Jabatan (Internal) Kepala Divisi/Unit Kerja, Bagian HRD Notifikasi kepada atasan, Proses administrasi oleh HRD.
Pengadaan Barang/Jasa Kepala Divisi/Unit Pengguna, Bagian Keuangan, Bagian Logistik Verifikasi kebutuhan, Persiapan anggaran, Persiapan logistik.

Tabel ini menunjukkan betapa kontekstualnya penentuan pihak yang akan menerima tembusan. Selalu pikirkan, “Siapa lagi selain penerima utama yang perlu tahu tentang permohonan ini?”

Pentingnya Arsip dalam Tembusan

Satu penerima tembusan yang hampir selalu ada dalam surat-surat resmi adalah “Arsip”. Ini bisa berarti arsip di unit kerja pengirim surat, arsip di kantor penerima surat (jika penerima tembusannya adalah unit internal di instansi yang sama), atau arsip pusat organisasi.

Mengapa arsip penting? Arsip memastikan bahwa ada rekam jejak tertulis dari setiap permohonan yang dibuat. Jika di kemudian hari ada pertanyaan, sengketa, atau kebutuhan untuk meninjau kembali permohonan tersebut, dokumen aslinya (atau salinannya di arsip) dapat ditemukan dengan mudah. Ini adalah bagian esensial dari tata kelola administrasi yang baik.

Penutup

Menulis surat permohonan dengan tembusan adalah keterampilan penting dalam dunia administrasi dan komunikasi formal. Tembusan bukan sekadar formalitas, melainkan elemen fungsional yang menjamin transparansi, koordinasi, dan akuntabilitas. Dengan memahami struktur, cara penulisan, dan pentingnya tembusan, Anda dapat membuat surat permohonan yang tidak hanya efektif mencapai tujuannya kepada penerima utama, tetapi juga mengelola informasi dengan baik kepada pihak-pihak terkait lainnya. Ingatlah untuk selalu teliti dalam mencantumkan daftar nama atau jabatan dalam tembusan dan pastikan salinannya benar-benar terdistribusi.

Semoga penjelasan dan contoh-contoh di atas memberikan gambaran yang jelas tentang contoh surat permohonan yang ada tembusannya. Apakah Anda punya pengalaman menulis surat permohonan dengan tembusan? Atau mungkin ada pertanyaan seputar penulisan tembusan? Jangan ragu untuk berbagi pengalaman atau bertanya di kolom komentar di bawah!

Posting Komentar