Beranda contoh surat permohonan surat tips

Panduan Lengkap Contoh Surat Permohonan Lolos Butuh: Tips & Contoh Praktis!

Diperbarui: • 0 • 12 menit membaca

Lolos butuh? Mungkin istilah ini terdengar agak asing, tapi sebenarnya cukup sering kita dengar di dunia kerja, terutama di kalangan Pegawai Negeri Sipil (PNS) atau karyawan swasta yang terikat dengan aturan perusahaan. Secara sederhana, lolos butuh adalah izin meninggalkan pekerjaan atau tugas kantor dalam kondisi mendesak atau darurat. Nah, untuk mendapatkan izin ini, biasanya kita perlu mengajukan surat permohonan lolos butuh. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang surat permohonan lolos butuh ini!

Apa Sebenarnya Lolos Butuh Itu?

Apa Sebenarnya Lolos Butuh Itu
Image just for illustration

Istilah “lolos butuh” memang tidak seformal cuti atau izin biasa. Lolos butuh lebih mengarah pada situasi di mana seorang karyawan perlu meninggalkan pekerjaan secara mendadak karena alasan yang sangat penting dan tidak terduga. Alasan-alasan ini biasanya bersifat force majeure atau keadaan kahar, yang benar-benar memaksa kita untuk absen dari kewajiban kantor.

Berbeda dengan cuti tahunan yang direncanakan jauh-jauh hari atau izin sakit yang bisa diprediksi (walaupun tidak selalu), lolos butuh muncul karena kejadian urgent. Contohnya, ketika ada anggota keluarga inti yang sakit parah dan butuh pendampingan segera, atau terjadi musibah seperti kebakaran atau banjir yang menimpa rumah. Dalam situasi seperti ini, mengajukan lolos butuh adalah langkah yang tepat agar kita bisa fokus menyelesaikan masalah pribadi tanpa melanggar aturan kantor.

Penting untuk diingat bahwa lolos butuh bukanlah hak yang bisa sembarangan digunakan. Penggunaannya harus benar-benar bijak dan hanya saat kondisi mendesak saja. Menyalahgunakan lolos butuh bisa berdampak buruk pada penilaian kinerja dan kepercayaan atasan. Jadi, pastikan alasanmu benar-benar kuat dan bisa dipertanggungjawabkan ya!

Kapan Waktu yang Tepat Mengajukan Lolos Butuh?

Kapan Waktu yang Tepat Mengajukan Lolos Butuh
Image just for illustration

Mengajukan lolos butuh memang perlu pertimbangan yang matang. Tidak semua kondisi mendesak otomatis bisa dikategorikan sebagai lolos butuh. Ada beberapa situasi yang biasanya menjadi alasan kuat untuk mengajukan permohonan ini:

  • Keluarga Sakit Keras atau Kecelakaan: Ini adalah alasan paling umum dan paling kuat untuk lolos butuh. Ketika anggota keluarga inti (orang tua, suami/istri, anak) mengalami sakit parah, kecelakaan, atau kondisi darurat medis lainnya, tentu kita perlu mendampingi dan mengurus mereka. Kehadiran kita di sisi keluarga dalam situasi seperti ini sangat penting.

  • Kematian Anggota Keluarga Inti: Kehilangan orang terdekat adalah momen yang sangat berat. Lolos butuh sangat relevan diajukan ketika ada anggota keluarga inti yang meninggal dunia. Kita perlu waktu untuk berduka, mengurus pemakaman, dan memberikan dukungan moral kepada keluarga yang ditinggalkan.

  • Musibah atau Bencana Alam: Jika tempat tinggal atau properti kita terkena musibah seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, atau bencana alam lainnya, tentu kita perlu segera mengurus dan mengatasi dampaknya. Lolos butuh bisa menjadi solusi untuk fokus menangani masalah ini.

  • Urusan Hukum yang Mendesak: Terkadang, kita dihadapkan pada urusan hukum yang membutuhkan kehadiran kita secara pribadi dan tidak bisa diwakilkan, misalnya menjadi saksi dalam persidangan atau mengurus masalah hukum keluarga yang mendesak.

  • Kejadian Mendesak Lainnya: Ada kalanya situasi urgent lain muncul di luar perkiraan, seperti anak sakit mendadak dan tidak ada yang menjaga, atau kebutuhan mendesak untuk mengurus dokumen penting yang tidak bisa ditunda.

Penting untuk diingat: Setiap perusahaan atau instansi mungkin memiliki kebijakan yang berbeda-beda mengenai lolos butuh. Sebaiknya, kamu cari tahu dulu aturan yang berlaku di tempat kerjamu. Komunikasikan situasimu dengan atasan secara jujur dan terbuka. Semakin jelas dan jujur alasanmu, semakin besar peluang permohonan lolos butuhmu disetujui.

Bagaimana Cara Menulis Surat Permohonan Lolos Butuh yang Efektif?

Bagaimana Cara Menulis Surat Permohonan Lolos Butuh yang Efektif
Image just for illustration

Menulis surat permohonan lolos butuh sebenarnya tidak sulit, asalkan kamu tahu struktur dan poin-poin penting yang harus dicantumkan. Surat ini tetaplah surat formal, jadi bahasa yang digunakan harus sopan dan profesional. Berikut adalah langkah-langkah dan bagian-bagian penting dalam surat permohonan lolos butuh:

Struktur Surat Permohonan Lolos Butuh

  1. Kop Surat (Opsional): Jika kamu bekerja di instansi atau perusahaan yang memiliki kop surat resmi, gunakanlah. Namun, jika tidak ada, kamu bisa langsung mencantumkan informasi identitasmu di bagian atas surat.

  2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Cantumkan tempat dan tanggal surat tersebut dibuat di pojok kanan atas. Misalnya: Jakarta, 26 Oktober 2023.

  3. Perihal atau Hal: Tuliskan “Perihal: Permohonan Lolos Butuh” atau “Hal: Permohonan Lolos Butuh” di bagian bawah tanggal. Ini akan memudahkan penerima surat untuk langsung mengetahui inti dari suratmu.

  4. Yth. (Yang Terhormat): Tujukan surat kepada atasan langsung atau pihak yang berwenang menyetujui permohonan lolos butuh. Sebutkan nama jabatan dan nama lengkapnya jika kamu tahu. Contoh: Yth. Bapak [Nama Jabatan] [Nama Atasan].

  5. Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.

  6. Isi Surat: Bagian ini adalah inti dari surat permohonanmu. Isi surat harus mencakup:

    • Identitas Diri: Sebutkan nama lengkap, NIP/NIK (jika ada), jabatan, dan unit kerja.
    • Maksud dan Tujuan: Sampaikan secara jelas maksudmu mengajukan lolos butuh. Misalnya: “Melalui surat ini, saya bermaksud mengajukan permohonan lolos butuh untuk…”
    • Alasan Lolos Butuh: Jelaskan secara singkat dan jelas alasan mengapa kamu mengajukan lolos butuh. Hindari bertele-tele atau terlalu emosional. Fokus pada fakta dan urgensi situasi. Misalnya: “Alasan saya mengajukan permohonan ini adalah karena ibu saya sedang sakit parah dan dirawat di rumah sakit. Saya perlu mendampingi dan mengurus beliau selama masa perawatan.”
    • Waktu Lolos Butuh: Sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir lolos butuh yang kamu ajukan. Misalnya: “Saya mengajukan lolos butuh selama [jumlah hari] hari kerja, terhitung mulai tanggal [tanggal mulai] sampai dengan tanggal [tanggal berakhir].”
    • Pernyataan Tanggung Jawab: Tunjukkan bahwa kamu tetap bertanggung jawab terhadap pekerjaanmu meskipun sedang lolos butuh. Kamu bisa menambahkan kalimat seperti: “Saya akan berusaha semaksimal mungkin untuk menyelesaikan tugas-tugas mendesak sebelum lolos butuh, dan akan berkoordinasi dengan rekan kerja untuk memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar selama saya tidak berada di kantor.”

  7. Salam Penutup: Akhiri surat dengan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Demikian permohonan ini saya sampaikan, atas perhatian dan izin Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”

  8. Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Tanda tangani surat di bagian bawah salam penutup, lalu tuliskan nama lengkapmu di bawah tanda tangan.

Contoh Format Sederhana Surat Permohonan Lolos Butuh

Berikut adalah contoh format sederhana surat permohonan lolos butuh yang bisa kamu jadikan panduan:

[KOP SURAT (Jika Ada)]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Perihal: Permohonan Lolos Butuh

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan] [Nama Atasan]
[Jabatan Atasan]
[Nama Instansi/Perusahaan]
[Alamat Instansi/Perusahaan]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap    : [Nama Lengkap Anda]
NIP/NIK         : [NIP/NIK Anda (Jika Ada)]
Jabatan         : [Jabatan Anda]
Unit Kerja      : [Unit Kerja Anda]

Dengan ini mengajukan permohonan lolos butuh selama [jumlah hari] hari kerja, terhitung mulai tanggal [tanggal mulai] sampai dengan tanggal [tanggal berakhir].

Adapun alasan saya mengajukan permohonan lolos butuh ini adalah karena [jelaskan alasan lolos butuh secara singkat dan jelas].

Sebagai bentuk tanggung jawab, saya akan berusaha menyelesaikan tugas-tugas mendesak sebelum tanggal lolos butuh dan akan berkoordinasi dengan rekan kerja untuk memastikan kelancaran pekerjaan selama saya tidak berada di kantor.

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]

Catatan Penting: Format di atas hanyalah contoh sederhana. Kamu bisa menyesuaikannya dengan format surat resmi yang berlaku di instansi atau perusahaanmu. Pastikan semua informasi penting tercantum dengan jelas dan bahasa yang digunakan sopan dan profesional.

Tips Agar Permohonan Lolos Butuh Lebih Mudah Disetujui

Tips Agar Permohonan Lolos Butuh Lebih Mudah Disetujui
Image just for illustration

Mengajukan lolos butuh memang membutuhkan izin dari atasan. Agar permohonanmu lebih mudah disetujui, ada beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

  1. Komunikasi Awal Secara Lisan (Jika Memungkinkan): Sebelum mengajukan surat resmi, sebaiknya komunikasikan dulu secara lisan dengan atasanmu. Jelaskan situasimu secara singkat dan minta pertimbangan apakah memungkinkan untuk mengajukan lolos butuh. Komunikasi lisan ini bisa membangun pemahaman dan empati dari atasanmu.

  2. Ajukan Surat Secepat Mungkin: Begitu kamu menyadari bahwa kamu perlu lolos butuh, segera ajukan surat permohonan. Jangan menunda-nunda, apalagi jika situasinya memang sangat mendesak. Semakin cepat kamu mengajukan, semakin baik.

  3. Jelaskan Alasan dengan Jujur dan Jelas: Dalam surat permohonan, jelaskan alasanmu dengan jujur dan jelas. Tidak perlu melebih-lebihkan atau mengada-ada. Fokus pada fakta dan urgensi situasi. Hindari alasan yang terlalu umum atau kurang spesifik.

  4. Lampirkan Bukti Pendukung (Jika Ada dan Memungkinkan): Jika memungkinkan, lampirkan bukti pendukung yang memperkuat alasanmu. Misalnya, surat keterangan dokter jika alasan lolos butuh terkait dengan kesehatan, atau surat pemberitahuan dari pihak berwenang jika terkait dengan musibah. Bukti pendukung ini akan membuat permohonanmu lebih kredibel.

  5. Tunjukkan Tanggung Jawab Terhadap Pekerjaan: Dalam surat permohonan, tunjukkan bahwa kamu tetap bertanggung jawab terhadap pekerjaanmu meskipun sedang lolos butuh. Sampaikan niatmu untuk menyelesaikan tugas-tugas mendesak sebelum pergi dan berkoordinasi dengan rekan kerja untuk kelancaran pekerjaan. Ini akan memberikan kesan positif kepada atasanmu.

  6. Bersikap Sopan dan Profesional: Selama proses pengajuan lolos butuh, tetaplah bersikap sopan dan profesional. Baik saat berkomunikasi lisan maupun dalam surat permohonan. Hindari nada bicara yang memaksa atau menuntut. Ingatlah bahwa keputusan persetujuan tetap ada di tangan atasan.

  7. Pahami Kebijakan Perusahaan: Sebelum mengajukan lolos butuh, pastikan kamu memahami kebijakan perusahaan atau instansimu mengenai izin meninggalkan pekerjaan dalam kondisi darurat. Setiap perusahaan mungkin memiliki aturan yang berbeda-beda. Mengetahui kebijakan yang berlaku akan membantumu mengajukan permohonan dengan tepat.

  8. Siapkan Diri untuk Serah Terima Tugas: Jika permohonan lolos butuhmu disetujui, segera siapkan diri untuk serah terima tugas kepada rekan kerja yang akan menggantikanmu sementara. Pastikan semua informasi penting dan progress pekerjaan terdokumentasi dengan baik agar pekerjaan tetap berjalan lancar selama kamu tidak ada.

Dengan menerapkan tips-tips di atas, diharapkan permohonan lolos butuhmu akan lebih mudah disetujui oleh atasan. Ingatlah bahwa kejujuran, komunikasi yang baik, dan sikap profesional adalah kunci utama dalam proses ini.

Contoh-Contoh Situasi dan Kalimat Permohonan Lolos Butuh

Contoh-Contoh Situasi dan Kalimat Permohonan Lolos Butuh
Image just for illustration

Agar lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh situasi lolos butuh dan contoh kalimat yang bisa kamu gunakan dalam surat permohonan:

Situasi 1: Ibu Sakit Parah

  • Kalimat Permohonan: “Adapun alasan saya mengajukan permohonan lolos butuh ini adalah karena ibu saya, [Nama Ibu], sedang sakit parah dan saat ini dirawat di Rumah Sakit [Nama Rumah Sakit]. Sebagai anak, saya merasa bertanggung jawab untuk mendampingi dan mengurus beliau selama masa perawatan.”

Situasi 2: Ayah Meninggal Dunia

  • Kalimat Permohonan: “Dengan berat hati saya memberitahukan bahwa ayah saya, [Nama Ayah], telah meninggal dunia pada tanggal [Tanggal Meninggal]. Sehubungan dengan hal tersebut, saya mengajukan permohonan lolos butuh untuk dapat melayat, mengurus pemakaman, dan mendampingi keluarga dalam masa berduka ini.”

Situasi 3: Rumah Kebakaran

  • Kalimat Permohonan: “Pada tanggal [Tanggal Kejadian], rumah saya mengalami kebakaran yang cukup parah. Saat ini, saya perlu fokus untuk mengurus dampak kebakaran, termasuk berkoordinasi dengan pihak terkait dan mengurus tempat tinggal sementara. Oleh karena itu, saya mengajukan permohonan lolos butuh agar dapat menyelesaikan permasalahan ini dengan segera.”

Situasi 4: Anak Kecelakaan

  • Kalimat Permohonan: “Anak saya, [Nama Anak], mengalami kecelakaan dan saat ini sedang mendapatkan perawatan medis. Sebagai orang tua, saya sangat terpukul dan perlu mendampingi anak saya selama masa pemulihan. Untuk itu, saya mengajukan permohonan lolos butuh agar dapat fokus merawat anak saya.”

Situasi 5: Urusan Hukum Mendesak

  • Kalimat Permohonan: “Saya mendapatkan panggilan untuk menjadi saksi dalam persidangan di Pengadilan Negeri [Nama Pengadilan] pada tanggal [Tanggal Sidang]. Kehadiran saya sebagai saksi sangat diperlukan dalam persidangan tersebut. Oleh karena itu, saya mengajukan permohonan lolos butuh untuk dapat memenuhi panggilan tersebut.”

Penting: Sesuaikan kalimat permohonan dengan situasimu sendiri. Gunakan bahasa yang sopan, jelas, dan ringkas. Fokus pada alasan dan urgensi situasi yang kamu hadapi.

Setelah Permohonan Lolos Butuh Disetujui

Setelah Permohonan Lolos Butuh Disetujui
Image just for illustration

Baca Juga: loading

Setelah permohonan lolos butuhmu disetujui, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan dan lakukan:

  1. Serah Terima Tugas: Segera lakukan serah terima tugas kepada rekan kerja yang ditunjuk untuk menggantikanmu sementara. Jelaskan progress pekerjaan, tugas-tugas yang sedang berjalan, dan hal-hal penting lainnya yang perlu diketahui rekan kerjamu. Pastikan serah terima dilakukan secara lengkap dan jelas.

  2. Koordinasi dengan Rekan Kerja: Tetap jalin komunikasi dengan rekan kerja yang menggantikanmu. Jika ada hal-hal mendesak atau pertanyaan terkait pekerjaan, usahakan untuk tetap responsif (jika memungkinkan dan tidak mengganggu urusan lolos butuhmu). Koordinasi yang baik akan memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar.

  3. Aktifkan Out of Office (Jika Perlu): Jika kamu menggunakan email kantor, aktifkan fitur out of office atau auto-reply. Berikan informasi bahwa kamu sedang lolos butuh dan kapan akan kembali bekerja. Sertakan juga kontak rekan kerja yang bisa dihubungi untuk urusan mendesak.

  4. Fokus pada Urusan Lolos Butuh: Manfaatkan waktu lolos butuhmu dengan sebaik-baiknya untuk menyelesaikan urusan yang mendesak. Fokus dan selesaikan masalahmu agar ketika kembali bekerja, pikiranmu sudah lebih tenang dan bisa kembali produktif.

  5. Jaga Komunikasi dengan Atasan (Jika Perlu): Jika situasi lolos butuhmu berlangsung lebih lama dari perkiraan atau ada perkembangan penting, informasikan kepada atasanmu. Komunikasi yang terbuka akan menjaga kepercayaan dan profesionalisme.

  6. Kembali Bekerja dengan Profesional: Setelah masa lolos butuh berakhir, kembalilah bekerja dengan semangat dan profesional. Segera update diri dengan perkembangan pekerjaan selama kamu tidak ada. Tanyakan kepada rekan kerja atau atasan apakah ada hal-hal penting yang perlu kamu tindak lanjuti.

Dengan melakukan persiapan dan tindakan yang tepat setelah lolos butuh disetujui, kamu bisa memastikan bahwa urusan pribadimu terselesaikan dengan baik dan pekerjaanmu tetap berjalan lancar. Keseimbangan antara kehidupan pribadi dan pekerjaan memang penting, dan lolos butuh adalah salah satu mekanisme yang bisa membantu kita mencapai keseimbangan tersebut dalam situasi darurat.

Pertanyaan Umum (FAQ) Seputar Lolos Butuh

Pertanyaan Umum (FAQ) Seputar Lolos Butuh
Image just for illustration

Berikut adalah beberapa pertanyaan umum yang sering muncul terkait lolos butuh:

1. Apakah lolos butuh termasuk cuti?

  • Tidak, lolos butuh berbeda dengan cuti. Cuti biasanya direncanakan dan memiliki kuota tahunan, sedangkan lolos butuh bersifat mendadak dan tidak terduga. Lolos butuh lebih merupakan izin khusus untuk meninggalkan pekerjaan dalam kondisi darurat.

2. Apakah permohonan lolos butuh pasti disetujui?

  • Tidak selalu. Persetujuan lolos butuh tergantung pada kebijakan perusahaan, alasan permohonan, dan pertimbangan atasan. Semakin kuat dan mendesak alasanmu, semakin besar peluang disetujui. Komunikasi yang baik dan profesional juga berperan penting.

3. Berapa lama waktu lolos butuh yang ideal?

  • Waktu lolos butuh idealnya disesuaikan dengan kebutuhan dan urgensi situasi. Sebutkan perkiraan waktu yang kamu butuhkan dalam surat permohonan. Jika ternyata membutuhkan waktu lebih lama, komunikasikan dengan atasan.

4. Apakah lolos butuh mengurangi gaji?

  • Kebijakan mengenai gaji selama lolos butuh berbeda-beda antar perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin tetap memberikan gaji penuh, sementara yang lain mungkin memberlakukan pemotongan gaji atau dianggap sebagai cuti tanpa gaji. Tanyakan kebijakan ini kepada bagian HRD atau atasanmu.

5. Bisakah lolos butuh ditolak?

  • Ya, permohonan lolos butuh bisa ditolak jika alasan dianggap tidak cukup kuat atau tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Jika permohonanmu ditolak, coba komunikasikan kembali dengan atasan dan cari solusi terbaik.

6. Apa saja contoh alasan lolos butuh yang kurang kuat?

  • Contoh alasan yang kurang kuat misalnya: menghadiri acara keluarga besar yang tidak terlalu mendesak, mengantar teman ke bandara, atau alasan pribadi yang kurang jelas urgensinya. Lolos butuh sebaiknya hanya digunakan untuk situasi yang benar-benar urgent dan tidak terduga.

7. Bagaimana jika tidak sempat membuat surat permohonan karena situasi sangat mendesak?

  • Dalam situasi yang sangat mendesak dan tidak memungkinkan membuat surat terlebih dahulu, segera hubungi atasan secara lisan (telepon atau pesan singkat). Jelaskan situasimu dan minta izin untuk lolos butuh. Surat permohonan bisa menyusul setelah situasi agak memungkinkan.

Semoga FAQ ini bisa menjawab pertanyaan-pertanyaanmu seputar lolos butuh. Jika masih ada pertanyaan lain, jangan ragu untuk bertanya kepada bagian HRD atau atasanmu di tempat kerja.

Kesimpulan

Kesimpulan
Image just for illustration

Surat permohonan lolos butuh adalah dokumen penting yang perlu kita ketahui cara membuatnya. Dalam situasi darurat atau mendesak, lolos butuh bisa menjadi solusi untuk mendapatkan izin meninggalkan pekerjaan sementara waktu. Namun, penggunaannya harus bijak dan hanya saat kondisi benar-benar urgent.

Menulis surat permohonan lolos butuh yang efektif membutuhkan pemahaman tentang struktur surat, bahasa yang sopan, dan poin-poin penting yang harus dicantumkan. Komunikasi yang baik dengan atasan, kejujuran dalam menyampaikan alasan, dan sikap profesional juga sangat berpengaruh pada persetujuan permohonan lolos butuh.

Dengan memahami seluk-beluk lolos butuh dan cara mengajukan permohonannya, kita bisa lebih siap menghadapi situasi darurat dan tetap menjaga profesionalisme dalam bekerja. Semoga artikel ini bermanfaat dan bisa menjadi panduan bagi kamu yang sedang atau mungkin akan mengajukan permohonan lolos butuh.

Mari Berdiskusi!

Punya pengalaman menarik atau pertanyaan seputar lolos butuh? Yuk, bagikan di kolom komentar di bawah ini! Kita bisa saling belajar dan bertukar informasi. Atau mungkin kamu punya tips tambahan agar permohonan lolos butuh lebih mudah disetujui? Jangan ragu untuk berbagi ya!

Posting Komentar