Mau Bikin Surat Resmi Jerman? Panduan Lengkap + Contoh & Tips!

Daftar Isi

Surat resmi dalam bahasa Jerman, atau yang disebut formeller Brief, punya peran penting dalam berbagai situasi. Baik untuk urusan bisnis, pendidikan, atau administrasi, kemampuan menulis surat resmi yang baik dan benar dalam bahasa Jerman adalah keterampilan yang sangat berharga. Jangan khawatir kalau kamu merasa kesulitan, artikel ini akan memandu kamu langkah demi langkah! Kita akan membahas struktur surat resmi, frasa penting, contoh-contoh konkret, dan tips agar suratmu terlihat profesional dan efektif. Yuk, simak selengkapnya!

Struktur Dasar Surat Resmi Jerman yang Perlu Kamu Tahu¶

Seperti surat resmi pada umumnya, surat resmi dalam bahasa Jerman juga punya struktur standar yang perlu diikuti. Struktur ini penting agar suratmu terlihat formal, profesional, dan mudah dipahami oleh penerima. Memahami struktur ini adalah langkah awal yang krusial sebelum kamu mulai menulis.

Kop Surat (Briefkopf)¶

Image just for illustration

Bagian paling atas surat adalah Briefkopf atau kop surat. Kop surat ini berisi informasi pengirim. Informasi yang wajib ada di kop surat adalah:

• Nama lengkap pengirim: Tuliskan nama lengkapmu, jangan disingkat.
• Alamat lengkap pengirim: Sertakan jalan, nomor rumah, kode pos, dan kota. Pastikan alamat ini adalah alamat tempat tinggalmu saat ini.
• Informasi kontak (opsional tapi disarankan): Nomor telepon dan alamat email bisa kamu tambahkan agar penerima mudah menghubungimu jika diperlukan.

Contoh:

[Nama Lengkap Kamu]
[Alamat Lengkap Kamu]
[Kode Pos dan Kota]
[Nomor Telepon Kamu (Opsional)]
[Alamat Email Kamu (Opsional)]

Penulisan kop surat ini biasanya rata kiri atau rata kanan, tergantung preferensi. Yang penting adalah informasi ini jelas dan mudah dibaca.

Tanggal (Datum)¶

Image just for illustration

Tanggal penulisan surat diletakkan di bawah kop surat, biasanya dipisahkan satu baris kosong. Penulisan tanggal dalam surat resmi Jerman punya format khusus. Ada beberapa format yang umum digunakan:

• Format 1: Tag. Monat Jahr (Contoh: 15. August 2024) - Ini adalah format yang paling umum dan disarankan.
• Format 2: Tag. Monat (angka) Jahr (Contoh: 15. 08. 2024) - Format ini juga sering digunakan, lebih ringkas.
• Format 3 (kurang formal): Jahr-Monat-Tag (Contoh: 2024-08-15) - Format ini lebih jarang digunakan dalam surat resmi, lebih umum di dokumen teknis atau digital.

Penting: Nama bulan dalam bahasa Jerman ditulis lengkap, tidak disingkat. Berikut daftar nama bulan dalam bahasa Jerman:

• Januari: Januar
• Februari: Februar
• Maret: März
• April: April
• Mei: Mai
• Juni: Juni
• Juli: Juli
• Agustus: August
• September: September
• Oktober: Oktober
• November: November
• Desember: Dezember

Alamat Penerima (Adresse des Empfängers)¶

Image just for illustration

Setelah tanggal, di bawahnya adalah alamat lengkap penerima surat. Formatnya mirip dengan alamat pengirim, tapi tentu saja ini adalah informasi alamat tujuan suratmu. Informasi yang perlu dicantumkan:

• Nama lengkap penerima atau nama perusahaan/institusi: Jika surat ditujukan kepada individu, tulis nama lengkapnya. Jika ditujukan kepada perusahaan atau institusi, tulis nama lengkap perusahaan/institusi tersebut.
• Jabatan penerima (opsional, tapi disarankan jika diketahui): Jika kamu tahu jabatan penerima, sebaiknya dicantumkan. Ini menunjukkan bahwa kamu tahu kepada siapa surat ini ditujukan secara spesifik.
• Alamat lengkap penerima: Sama seperti alamat pengirim, sertakan jalan, nomor rumah, kode pos, dan kota.

Contoh untuk individu:

Herrn/Frau [Jenis Kelamin] [Nama Depan] [Nama Belakang]
[Jabatan (Opsional)]
[Alamat Lengkap Penerima]
[Kode Pos dan Kota]

Contoh untuk perusahaan:

[Nama Perusahaan/Institusi]
z.H. Herrn/Frau [Jenis Kelamin] [Nama Depan] [Nama Belakang] (jika ditujukan ke individu di perusahaan)
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Kode Pos dan Kota]

z.H. adalah singkatan dari zu Händen von, yang berarti “kepada perhatian dari”. Ini digunakan jika surat ditujukan kepada perusahaan tetapi kamu ingin surat tersebut sampai ke individu tertentu di perusahaan tersebut.

Baris Perihal/Subjek (Betreffzeile)¶

Image just for illustration

Setelah alamat penerima, ada baris perihal atau subjek surat, yang disebut Betreffzeile. Betreff ini sangat penting karena memberikan gambaran singkat tentang isi surat. Penulisan Betreff harus ringkas, jelas, dan informatif.

• Kata “Betreff:” atau “Betr.:” di awal baris. Ini menandakan bahwa baris ini adalah perihal surat.
• Ringkasan isi surat yang jelas dan singkat. Gunakan kata kunci yang relevan.
• Biasanya dicetak tebal (bold). Ini membantu Betreff terlihat menonjol.

Contoh:

Betreff: Bewerbung um die Stelle als Marketing Manager (Perihal: Lamaran untuk Posisi Manajer Pemasaran)

Betreff: Anfrage zu Ihren Produkten (Perihal: Permintaan Informasi Mengenai Produk Anda)

Betreff: Beschwerde über Ihre Dienstleistungen (Perihal: Keluhan Mengenai Layanan Anda)

Salam Pembuka (Anrede)¶

Image just for illustration

Salam pembuka atau Anrede adalah sapaan formal kepada penerima surat. Pilihan salam pembuka tergantung pada apakah kamu tahu nama penerima dan jenis kelaminnya.

• Jika nama penerima diketahui:

  • Sehr geehrte Frau [Nama Belakang]: Untuk wanita.
  • Sehr geehrter Herr [Nama Belakang]: Untuk pria.
  • Sehr geehrte Damen und Herren: Jika surat ditujukan kepada departemen atau grup yang tidak spesifik, atau jika jenis kelamin penerima tidak diketahui. Ini adalah salam pembuka yang sangat formal dan umum.

• Jika nama penerima tidak diketahui (jarang dalam surat resmi):

  • Sehr geehrte Damen und Herren: Satu-satunya pilihan yang tepat jika kamu tidak tahu nama penerima.

Penting: Setelah salam pembuka, selalu gunakan tanda koma (,). Kalimat pertama isi surat dimulai dengan huruf kecil, karena salam pembuka dianggap sebagai bagian dari kalimat pembuka.

Isi Surat (Briefinhalt/Hauptteil)¶

Image just for illustration

Inilah bagian inti dari suratmu. Di bagian isi surat (Briefinhalt atau Hauptteil), kamu menyampaikan maksud dan tujuanmu menulis surat. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis isi surat resmi:

• Bahasa formal dan sopan: Hindari bahasa gaul, singkatan tidak resmi, atau humor yang tidak tepat. Gunakan bahasa Jerman baku (Hochdeutsch).
• Struktur paragraf yang jelas: Bagi isi surat menjadi beberapa paragraf yang logis. Setiap paragraf sebaiknya membahas satu poin utama.
• Kalimat yang efektif dan langsung ke poin: Hindari kalimat yang bertele-tele. Sampaikan pesanmu dengan jelas dan ringkas.
• Argumentasi yang kuat (jika diperlukan): Jika suratmu berisi permintaan, keluhan, atau lamaran, pastikan kamu menyampaikan argumentasi yang kuat dan didukung fakta atau alasan yang jelas.

Tips untuk isi surat:

• Paragraf Pembuka: Sebutkan tujuanmu menulis surat. Misalnya, “Dengan surat ini, saya ingin mengajukan lamaran…” atau “Saya menulis surat ini untuk menanyakan informasi mengenai…”
• Paragraf Isi: Uraikan lebih detail maksud suratmu. Berikan informasi yang relevan, jelaskan situasimu, atau sampaikan permintaanmu secara spesifik.
• Paragraf Penutup: Rangkum poin-poin penting, sampaikan harapanmu, atau ajukan langkah selanjutnya. Misalnya, “Saya berharap Anda mempertimbangkan lamaran saya…” atau “Saya menantikan jawaban Anda secepatnya.”

Salam Penutup (Grußformel)¶

Image just for illustration

Salam penutup atau Grußformel adalah kalimat penutup surat. Untuk surat resmi dalam bahasa Jerman, salam penutup yang paling umum dan disarankan adalah:

• Mit freundlichen Grüßen: Artinya “Dengan salam hormat” atau “Hormat saya”. Ini adalah salam penutup standar untuk hampir semua jenis surat resmi.

Pilihan salam penutup lain (kurang umum):

• Hochachtungsvoll: Lebih formal dari Mit freundlichen Grüßen, jarang digunakan kecuali dalam situasi yang sangat resmi.
• Mit freundlichem Gruß: Sedikit kurang formal dari Mit freundlichen Grüßen, masih bisa digunakan dalam konteks bisnis.

Penting: Setelah salam penutup, tidak ada tanda baca. Nama pengirim ditulis di baris berikutnya.

Tanda Tangan (Unterschrift)¶

Image just for illustration

Di bawah salam penutup, berikan ruang untuk tanda tanganmu. Setelah tanda tangan, tuliskan nama lengkapmu diketik.

• Tanda tangan asli (jika surat cetak): Tanda tangan dengan tinta biru atau hitam di atas nama yang diketik.
• Nama lengkap diketik: Tuliskan nama lengkapmu di bawah ruang tanda tangan.

Lampiran (Anlagen) - Opsional¶

Image just for illustration

Jika suratmu memiliki lampiran (misalnya, CV, sertifikat, dokumen pendukung), sebutkan lampiran tersebut di bagian paling bawah surat, setelah tanda tangan.

• Kata “Anlagen” atau “Anlage:” di awal baris. Ini menandakan bahwa ada lampiran.
• Daftar lampiran (opsional): Kamu bisa menyebutkan satu per satu nama dokumen yang dilampirkan.

Contoh:

Anlagen

Lebenslauf
Zeugnisse

Atau cukup:

Anlagen

Contoh-contoh Surat Resmi dalam Bahasa Jerman¶

Agar lebih jelas, berikut beberapa contoh surat resmi dalam bahasa Jerman untuk berbagai situasi:

Contoh 1: Surat Lamaran Kerja (Bewerbungsschreiben)¶

[Nama Lengkap Kamu]
[Alamat Lengkap Kamu]
[Kode Pos dan Kota]
[Nomor Telepon Kamu (Opsional)]
[Alamat Email Kamu (Opsional)]

[Datum]

[Nama Perusahaan]
z.H. Personalabteilung (Jika ditujukan ke departemen personalia)
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Kode Pos dan Kota]

**Betreff: Bewerbung um die Stelle als Marketing Manager**

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit großem Interesse habe ich Ihre Stellenanzeige auf [Sumber Iklan, misal: Ihrer Webseite] gelesen.  Die Position als Marketing Manager bei [Nama Perusahaan] klingt für mich sehr spannend, und ich bin überzeugt, dass meine Fähigkeiten und Erfahrungen gut zu Ihren Anforderungen passen.

In den letzten [Jumlah] Jahren habe ich als Marketing [Jabatan Sebelumnya] bei [Nama Perusahaan Sebelumnya] gearbeitet.  Dort war ich verantwortlich für [Tugas dan Tanggung Jawab Utama].  Ich habe erfolgreich [Pencapaian Utama].  Meine Stärken liegen in [Keahlian Utama], und ich bin sehr motiviert, meine Kenntnisse und Erfahrungen in Ihrem Unternehmen einzubringen.

Besonders reizt mich an [Nama Perusahaan] [Alasan Menarik Perusahaan, misal: Ihre innovative Unternehmenskultur, Ihr Engagement für Nachhaltigkeit].  Ich bin davon überzeugt, dass ich einen wertvollen Beitrag zu Ihrem Team leisten kann und freue mich darauf, mehr über die Position und Ihr Unternehmen zu erfahren.

Gerne stehe ich Ihnen für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.  Über eine Einladung von Ihnen freue ich mich sehr.

Mit freundlichen Grüßen

[Ruang untuk Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Kamu]

**Anlagen**

Lebenslauf
Zeugnisse

Contoh 2: Surat Permintaan Informasi (Informationsanfrage)¶

[Nama Lengkap Kamu]
[Alamat Lengkap Kamu]
[Kode Pos dan Kota]
[Nomor Telepon Kamu (Opsional)]
[Alamat Email Kamu (Opsional)]

[Datum]

[Nama Perusahaan]
z.H. Kundenservice (Jika ditujukan ke layanan pelanggan)
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Kode Pos dan Kota]

**Betreff: Anfrage zu Ihren Produkten**

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich schreibe Ihnen, um Informationen über Ihre Produkte zu erhalten.  Ich bin an [Jenis Produk] interessiert und würde gerne mehr darüber erfahren.

Könnten Sie mir bitte Informationen zukommen lassen zu:

*   [Pertanyaan 1, misal: Verfügbarkeit und Preise Ihrer Produkte]
*   [Pertanyaan 2, misal: Technische Spezifikationen]
*   [Pertanyaan 3, misal: Lieferbedingungen]

Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir diese Informationen per E-Mail an [Alamat Email Kamu] zukommen lassen könnten.  Vielen Dank im Voraus für Ihre Mühe.

Mit freundlichen Grüßen

[Ruang untuk Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Kamu]

Contoh 3: Surat Keluhan (Beschwerdebrief)¶

[Nama Lengkap Kamu]
[Alamat Lengkap Kamu]
[Kode Pos dan Kota]
[Nomor Telepon Kamu (Opsional)]
[Alamat Email Kamu (Opsional)]

[Datum]

[Nama Perusahaan]
z.H. Beschwerdeabteilung (Jika ditujukan ke departemen keluhan)
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Kode Pos dan Kota]

**Betreff: Beschwerde über Ihre Dienstleistungen**

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich schreibe Ihnen, um mich über Ihre Dienstleistungen zu beschweren.  Am [Tanggal Kejadian] habe ich [Produk/Layanan yang Dikomplain] bei Ihnen gekauft/genutzt.  Leider war ich sehr unzufrieden mit [Alasan Keluhan].

[Jelaskan detail keluhan secara jelas dan sopan.  Sertakan fakta dan bukti jika ada.]

Ich erwarte von Ihnen eine angemessene Lösung für dieses Problem.  Ich bitte Sie um [Permintaan Solusi, misal: eine Rückerstattung des Kaufpreises, eine Reparatur des Produkts].

Ich hoffe auf eine schnelle und zufriedenstellende Antwort von Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ruang untuk Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Kamu]

Tips Tambahan untuk Menulis Surat Resmi Bahasa Jerman yang Efektif¶

Selain struktur dan contoh di atas, berikut beberapa tips tambahan agar surat resmi bahasa Jerman kamu semakin efektif dan profesional:

• Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Kesalahan tata bahasa dan ejaan bisa membuat suratmu terlihat tidak profesional. Periksa kembali suratmu dengan cermat sebelum dikirim. Gunakan spell checker jika perlu.
• Gunakan Kamus dan Sumber Online: Jika kamu ragu dengan kosakata atau frasa tertentu, jangan ragu untuk menggunakan kamus bahasa Jerman atau sumber online seperti dict.cc atau Leo.org.
• Baca Contoh Surat Lain: Semakin banyak contoh surat resmi bahasa Jerman yang kamu baca, semakin terbiasa kamu dengan gaya dan formatnya. Cari contoh-contoh di internet atau buku panduan.
• Minta Bantuan Orang Lain (Jika Mungkin): Jika kamu punya teman atau kenalan yang fasih berbahasa Jerman, mintalah mereka untuk membaca dan memberikan masukan pada suratmu.
• Latihan Terus Menerus: Seperti keterampilan lainnya, kemampuan menulis surat resmi bahasa Jerman akan meningkat dengan latihan. Cobalah menulis surat untuk berbagai keperluan sebagai latihan.

Fakta Menarik Seputar Surat Resmi di Jerman¶

• DIN 5008: Ada standar khusus di Jerman untuk format surat bisnis dan resmi yang disebut DIN 5008. Standar ini mengatur detail seperti margin, font, spasi, dan elemen format lainnya. Meskipun tidak wajib diikuti secara ketat untuk semua surat, memahami DIN 5008 bisa membantu kamu membuat surat yang sangat profesional.
• Formalitas yang Tinggi: Budaya bisnis dan administrasi di Jerman sangat menghargai formalitas. Surat resmi dianggap sebagai bentuk komunikasi yang penting dan serius. Oleh karena itu, menjaga nada formal dan sopan sangatlah penting.
• Penggunaan Gelar Akademik: Di Jerman, gelar akademik (seperti Doktor atau Profesor) seringkali dicantumkan dalam alamat penerima surat, terutama dalam konteks yang sangat formal. Misalnya, “Sehr geehrter Herr Professor Doktor [Nama Belakang]”.
• Surat Elektronik (E-Mail) Juga Bisa Formal: Meskipun email sering dianggap lebih informal, email bisnis dalam bahasa Jerman juga bisa dan seringkali harus ditulis dengan gaya formal, terutama dalam komunikasi awal atau untuk urusan penting. Struktur dasar surat resmi (salam pembuka, salam penutup, dll.) juga diterapkan dalam email formal.

Menulis surat resmi dalam bahasa Jerman memang membutuhkan perhatian dan ketelitian. Namun, dengan memahami struktur dasar, mempelajari frasa penting, dan terus berlatih, kamu pasti bisa menguasai keterampilan ini. Semoga panduan ini bermanfaat dan membantu kamu dalam menulis surat resmi bahasa Jerman yang efektif!

Bagaimana? Apakah panduan ini cukup membantu? Punya pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat resmi dalam bahasa Jerman? Yuk, berbagi di kolom komentar di bawah!