Surat Bukti Potong PPh 23 ke Customer: Contoh & Tips Ampuh

Table of Contents

PPh 23 atau Pajak Penghasilan Pasal 23 adalah pajak yang dipotong atas penghasilan yang dibayarkan kepada wajib pajak dalam negeri atau bentuk usaha tetap (BUT) karena modal, penyerahan jasa, atau penyelenggaraan kegiatan selain yang telah dipotong PPh Pasal 21. Dalam dunia bisnis, terutama jika perusahaan Anda bergerak di bidang jasa, kemungkinan besar Anda akan berurusan dengan PPh 23 ini. Salah satu hal penting dalam pengelolaan PPh 23 adalah mendapatkan bukti potong dari customer Anda. Bukti potong ini sangat krusial untuk pelaporan pajak perusahaan Anda. Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai contoh surat permintaan bukti potong PPh 23 ke customer, mengapa dokumen ini penting, dan bagaimana cara membuatnya dengan benar.

Mengapa Bukti Potong PPh 23 Itu Penting?¶

Image just for illustration

Pernahkah Anda bertanya-tanya mengapa customer Anda perlu memberikan bukti potong PPh 23 kepada Anda setelah mereka membayar jasa yang Anda berikan? Jawabannya sederhana: bukti potong adalah dokumen resmi yang membuktikan bahwa customer Anda telah memotong dan menyetorkan PPh 23 atas pembayaran jasa yang mereka terima dari perusahaan Anda. Dokumen ini memiliki beberapa fungsi vital bagi kelangsungan bisnis dan kepatuhan pajak perusahaan Anda:

1. Sebagai Kredit Pajak: Bukti potong PPh 23 yang Anda terima dapat digunakan sebagai kredit pajak atau pengurang pajak penghasilan badan (PPh Badan) perusahaan Anda di akhir tahun pajak. Ini berarti, pajak yang sudah dipotong oleh customer Anda tidak perlu Anda bayar lagi saat menghitung PPh Badan. Dengan adanya bukti potong, Anda bisa menghindari pembayaran pajak ganda atas penghasilan yang sama.

2. Kepatuhan Pajak: Memiliki bukti potong PPh 23 adalah bagian dari kepatuhan pajak yang baik. Dokumen ini menjadi salah satu syarat dokumentasi yang diperlukan saat pelaporan SPT (Surat Pemberitahuan) Tahunan PPh Badan. Jika Anda tidak memiliki bukti potong, Anda bisa dianggap tidak patuh dan berpotensi dikenakan sanksi atau denda oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP).

3. Rekonsiliasi Data Keuangan: Bukti potong PPh 23 membantu Anda dalam merekonsiliasi data keuangan perusahaan. Anda dapat membandingkan jumlah PPh 23 yang tertera di bukti potong dengan catatan keuangan internal perusahaan Anda. Hal ini penting untuk memastikan tidak ada kesalahan pencatatan atau selisih yang signifikan.

4. Dasar Pencatatan Akuntansi: Bukti potong PPh 23 juga menjadi dasar pencatatan akuntansi yang benar. Dokumen ini menjadi bukti transaksi yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan memiliki bukti potong, proses audit keuangan perusahaan Anda akan menjadi lebih mudah dan transparan.

Fakta Menarik: Tahukah Anda bahwa PPh 23 awalnya diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan? Sejak saat itu, peraturan mengenai PPh 23 terus mengalami perubahan dan penyempurnaan seiring dengan perkembangan ekonomi dan bisnis di Indonesia. Memahami aturan terbaru mengenai PPh 23 sangat penting agar bisnis Anda tetap patuh dan terhindar dari masalah perpajakan.

Kapan dan Bagaimana Meminta Bukti Potong PPh 23?¶

Image just for illustration

Waktu yang tepat untuk meminta bukti potong PPh 23 adalah setelah Anda menerima pembayaran atas jasa yang telah Anda berikan kepada customer. Biasanya, customer akan memotong PPh 23 saat mereka melakukan pembayaran. Namun, tidak semua customer secara otomatis mengirimkan bukti potong tersebut kepada Anda. Oleh karena itu, inisiatif untuk meminta bukti potong biasanya datang dari pihak penyedia jasa (perusahaan Anda).

Bagaimana cara meminta bukti potong PPh 23? Cara yang paling formal dan disarankan adalah dengan mengirimkan surat permintaan bukti potong PPh 23 kepada customer Anda. Surat ini berfungsi sebagai permohonan resmi dan memberikan jejak audit yang baik. Selain itu, surat juga memberikan kesan profesional dan menunjukkan bahwa Anda serius dalam mengelola aspek perpajakan perusahaan Anda.

Tips Penting:

• Kirim Surat Secepatnya: Jangan menunda-nunda permintaan bukti potong. Segera kirimkan surat permintaan setelah Anda menerima pembayaran. Semakin cepat Anda meminta, semakin cepat Anda bisa mendapatkan bukti potong tersebut.
• Gunakan Bahasa yang Sopan dan Jelas: Dalam surat permintaan, gunakan bahasa yang sopan dan formal. Sampaikan maksud dan tujuan Anda dengan jelas dan ringkas. Hindari bahasa yang ambigu atau bertele-tele.
• Sertakan Informasi Pendukung: Sertakan informasi pendukung seperti nomor invoice, tanggal invoice, dan periode jasa yang diberikan. Informasi ini akan memudahkan customer Anda untuk mengidentifikasi transaksi yang dimaksud dan menerbitkan bukti potong yang tepat.
• Simpan Salinan Surat: Selalu simpan salinan surat permintaan bukti potong yang Anda kirimkan. Salinan ini berguna sebagai arsip dan bukti bahwa Anda telah melakukan upaya untuk mendapatkan bukti potong tersebut.
• Follow Up (Jika Perlu): Jika Anda belum menerima bukti potong dalam jangka waktu yang wajar setelah mengirimkan surat permintaan, jangan ragu untuk melakukan follow up kepada customer Anda. Anda bisa menghubungi mereka melalui telepon atau email untuk menanyakan status permintaan Anda.

Komponen Penting dalam Surat Permintaan Bukti Potong PPh 23¶

Image just for illustration

Sebuah surat permintaan bukti potong PPh 23 yang baik dan efektif harus memuat beberapa komponen penting. Komponen-komponen ini memastikan surat Anda jelas, informatif, dan mudah dipahami oleh customer Anda. Berikut adalah komponen-komponen penting yang wajib ada dalam surat permintaan bukti potong PPh 23:

1. Kop Surat Perusahaan: Kop surat perusahaan Anda harus tercantum di bagian paling atas surat. Kop surat biasanya berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan logo perusahaan (jika ada). Kop surat memberikan identitas resmi surat Anda.

2. Tanggal Surat: Cantumkan tanggal pembuatan surat di bagian kanan atas atau kiri atas surat, di bawah kop surat. Tanggal surat penting untuk keperluan arsip dan penelusuran di kemudian hari.

3. Nomor Surat (Opsional): Nomor surat bersifat opsional, tetapi sangat disarankan untuk dicantumkan. Nomor surat membantu Anda dalam mengelola dan mengarsipkan surat-surat perusahaan secara sistematis. Format nomor surat biasanya disesuaikan dengan sistem pengarsipan internal perusahaan.

4. Perihal/Subjek Surat: Bagian perihal atau subjek surat harus ditulis secara singkat dan jelas. Contoh perihal yang tepat adalah “Permintaan Bukti Potong PPh 23” atau “Permohonan Penerbitan Bukti Potong PPh 23”. Perihal surat membantu penerima surat untuk memahami isi surat secara sekilas.

5. Lampiran (Opsional): Jika ada dokumen pendukung yang ingin Anda lampirkan bersama surat permintaan, sebutkan jumlah lampiran di bagian ini. Contoh lampiran yang mungkin disertakan adalah salinan invoice atau faktur pajak.

6. Alamat Tujuan Surat: Tuliskan alamat lengkap customer Anda yang dituju. Pastikan alamat yang ditulis benar dan lengkap agar surat sampai ke tujuan dengan tepat. Alamat tujuan biasanya ditulis di bawah tanggal surat, di sisi kiri surat.

7. Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Kepada Yth.”. Salam pembuka menunjukkan etika berkomunikasi yang baik.

8. Isi Surat (Body Letter): Bagian isi surat adalah inti dari surat permintaan Anda. Dalam bagian ini, sampaikan maksud dan tujuan Anda secara jelas dan ringkas. Isi surat permintaan bukti potong PPh 23 biasanya mencakup:

   • Identitas Perusahaan Anda: Sebutkan nama perusahaan Anda sebagai penyedia jasa.
   • Referensi Transaksi: Sebutkan nomor dan tanggal invoice atau faktur pajak yang terkait dengan transaksi jasa yang diberikan. Jelaskan juga periode jasa yang diberikan (misalnya, “untuk periode bulan Januari 2024”).
   • Permintaan Bukti Potong: Nyatakan secara eksplisit permintaan Anda untuk diterbitkan bukti potong PPh 23 atas transaksi tersebut. Sebutkan jenis pajak (PPh 23) dan tarif pajak (biasanya 2% atau 15%, tergantung jenis jasa).
   • Tujuan Penggunaan Bukti Potong: Jelaskan bahwa bukti potong tersebut akan digunakan sebagai kredit pajak dalam pelaporan SPT Tahunan PPh Badan perusahaan Anda.
   • Ucapan Terima Kasih: Sampaikan ucapan terima kasih atas perhatian dan kerja sama customer Anda.

9. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan dan formal, seperti “Hormat kami,” atau “Salam hormat,”. Salam penutup mengakhiri surat dengan baik.

10. Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan: Surat permintaan bukti potong PPh 23 harus ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang (misalnya, direktur atau manajer keuangan). Selain tanda tangan, stempel perusahaan juga perlu dibubuhkan untuk memperkuat keabsahan surat.

11. Nama Jelas dan Jabatan Penandatangan: Di bawah tanda tangan, tuliskan nama jelas dan jabatan penandatangan surat. Informasi ini penting untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.

Penting untuk diingat: Format dan komponen surat permintaan bukti potong PPh 23 ini bersifat umum. Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan Anda. Yang terpenting adalah surat Anda memuat informasi yang jelas, lengkap, dan disampaikan dengan bahasa yang sopan dan profesional.

Contoh Template Surat Permintaan Bukti Potong PPh 23¶

Image just for illustration

Berikut ini adalah contoh template surat permintaan bukti potong PPh 23 yang bisa Anda gunakan sebagai referensi. Anda bisa menyalin template ini dan menyesuaikannya dengan data perusahaan dan transaksi Anda.

[KOP SURAT PERUSAHAAN ANDA]

[Tanggal Surat]

Nomor Surat: [Nomor Surat (Opsional)]
Lampiran: [Jumlah Lampiran (Opsional)]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Customer]
[Jabatan Customer (Jika Diketahui)]
[Nama Perusahaan Customer]
[Alamat Perusahaan Customer]

Perihal: Permintaan Bukti Potong PPh 23

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami dari PT/CV [Nama Perusahaan Anda], dengan NPWP [NPWP Perusahaan Anda] yang beralamat di [Alamat Perusahaan Anda], mengajukan permohonan penerbitan bukti potong Pajak Penghasilan Pasal 23 (PPh 23) atas transaksi jasa yang telah kami berikan kepada perusahaan Bapak/Ibu.

Adapun detail transaksi yang dimaksud adalah sebagai berikut:

• Nomor Invoice: [Nomor Invoice]
• Tanggal Invoice: [Tanggal Invoice]
• Periode Jasa: [Periode Jasa, contoh: Bulan Januari 2024]
• Jenis Jasa: [Jenis Jasa yang Diberikan, contoh: Jasa Konsultasi Manajemen]
• Jumlah Pembayaran (Sebelum PPN): Rp [Jumlah Pembayaran Sebelum PPN]

Sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku, atas pembayaran jasa tersebut telah dipotong PPh 23 dengan tarif [Tarif PPh 23, contoh: 2%]. Untuk keperluan pelaporan SPT Tahunan PPh Badan perusahaan kami, kami sangat membutuhkan bukti potong PPh 23 tersebut.

Kami mohon Bapak/Ibu dapat menerbitkan dan mengirimkan bukti potong PPh 23 tersebut ke alamat perusahaan kami di atas dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Bukti potong tersebut akan sangat bermanfaat bagi kami sebagai kredit pajak dan kelengkapan dokumen perpajakan perusahaan kami.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT/CV [Nama Perusahaan Anda]

[Tanda Tangan]

[Stempel Perusahaan]

[Nama Jelas Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]

Cara Menggunakan Template:

1. Unduh atau Salin Template: Salin template di atas ke dalam dokumen pengolah kata (seperti Microsoft Word atau Google Docs).
2. Sesuaikan Kop Surat: Ganti bagian “[KOP SURAT PERUSAHAAN ANDA]” dengan kop surat perusahaan Anda yang sebenarnya.
3. Isi Informasi Tanggal dan Nomor Surat: Isi tanggal surat, nomor surat (jika ada), dan jumlah lampiran (jika ada).
4. Isi Data Customer: Ganti bagian “[Nama Customer]”, “[Jabatan Customer]”, “[Nama Perusahaan Customer]”, dan “[Alamat Perusahaan Customer]” dengan data customer Anda yang tepat.
5. Isi Detail Transaksi: Ganti bagian “[Nomor Invoice]”, “[Tanggal Invoice]”, “[Periode Jasa]”, “[Jenis Jasa yang Diberikan]”, “[Jumlah Pembayaran Sebelum PPN]”, dan “[Tarif PPh 23]” dengan detail transaksi yang sesuai. Pastikan semua informasi transaksi akurat.
6. Cetak dan Tanda Tangani: Cetak surat yang sudah Anda sesuaikan. Tanda tangani surat tersebut oleh pejabat perusahaan yang berwenang dan bubuhkan stempel perusahaan.
7. Kirimkan Surat: Kirimkan surat permintaan bukti potong PPh 23 kepada customer Anda melalui pos, email (dalam format PDF), atau diantar langsung.

Tips Tambahan untuk Template:

• Gunakan Format PDF untuk Email: Jika Anda mengirimkan surat melalui email, simpan surat dalam format PDF sebelum dikirim. Format PDF menjaga format surat tetap rapi dan tidak berubah saat dibuka di komputer lain.
• Sertakan Lampiran (Jika Ada): Jika Anda ingin melampirkan dokumen pendukung, pastikan untuk menyebutkannya di bagian “Lampiran” dan menyertakan dokumen tersebut saat mengirimkan surat.
• Simpan Arsip Digital dan Fisik: Simpan salinan digital (file PDF) dan fisik (cetakan) dari surat permintaan bukti potong yang Anda kirimkan. Arsip ini penting untuk keperluan dokumentasi dan audit.

Setelah Menerima Bukti Potong PPh 23 dari Customer¶

Image just for illustration

Setelah Anda berhasil menerima bukti potong PPh 23 dari customer Anda, pekerjaan Anda belum selesai. Ada beberapa langkah penting yang perlu Anda lakukan untuk memastikan bukti potong tersebut dikelola dengan baik dan dimanfaatkan secara optimal:

1. Periksa Keabsahan dan Kelengkapan Bukti Potong: Saat menerima bukti potong, segera periksa keabsahan dan kelengkapannya. Pastikan bukti potong tersebut:

   • Format yang Benar: Bukti potong PPh 23 biasanya memiliki format standar yang ditetapkan oleh DJP. Pastikan formatnya sesuai.
   • Informasi yang Lengkap: Periksa apakah semua informasi penting tercantum lengkap dan benar, seperti nama dan NPWP pemotong (customer), nama dan NPWP yang dipotong (perusahaan Anda), jenis penghasilan, tarif pajak, jumlah PPh 23 yang dipotong, dan tanda tangan serta stempel pemotong.
   • Tanda Tangan dan Stempel Asli (Jika Fisik): Jika bukti potong diterima dalam bentuk fisik, pastikan ada tanda tangan dan stempel asli dari pihak customer.

2. Arsipkan Bukti Potong dengan Rapi: Arsipkan bukti potong PPh 23 secara rapi dan sistematis. Anda bisa mengarsipkan bukti potong secara fisik (dalam map atau folder khusus) dan digital (dalam folder komputer atau cloud storage). Penting untuk membuat sistem pengarsipan yang mudah dicari dan diakses kembali saat dibutuhkan.

3. Catat dalam Sistem Akuntansi: Catat informasi dari bukti potong PPh 23 ke dalam sistem akuntansi perusahaan Anda. Informasi yang perlu dicatat antara lain nomor bukti potong, tanggal bukti potong, nama customer, jumlah PPh 23 yang dipotong, dan periode transaksi. Pencatatan ini penting untuk rekonsiliasi data dan pelaporan pajak.

4. Gunakan sebagai Kredit Pajak: Saat menyusun SPT Tahunan PPh Badan, gunakan bukti potong PPh 23 yang telah Anda terima sebagai kredit pajak. Jumlah PPh 23 yang tertera di bukti potong akan mengurangi total PPh Badan yang harus Anda bayar. Pastikan Anda mencantumkan bukti potong tersebut dalam lampiran SPT Tahunan PPh Badan.

5. Rekonsiliasi dengan Catatan Keuangan: Lakukan rekonsiliasi antara bukti potong PPh 23 yang Anda terima dengan catatan keuangan internal perusahaan Anda. Pastikan jumlah PPh 23 yang dipotong oleh customer sesuai dengan perhitungan dan pencatatan Anda. Jika ada selisih, segera lakukan investigasi dan koreksi.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari:

• Mengabaikan Bukti Potong: Jangan pernah mengabaikan bukti potong PPh 23 yang Anda terima. Dokumen ini sangat penting untuk kepatuhan pajak dan keuangan perusahaan Anda.
• Tidak Memeriksa Bukti Potong: Jangan langsung menyimpan bukti potong tanpa memeriksa keabsahan dan kelengkapannya. Kesalahan informasi dalam bukti potong bisa berakibat fatal saat pelaporan pajak.
• Arsip yang Berantakan: Jangan mengarsipkan bukti potong secara berantakan atau tidak sistematis. Arsip yang buruk akan menyulitkan Anda saat mencari bukti potong tersebut di kemudian hari.
• Tidak Dicatat dalam Akuntansi: Jangan lupa mencatat informasi bukti potong dalam sistem akuntansi perusahaan Anda. Pencatatan yang tidak akurat bisa menyebabkan kesalahan dalam laporan keuangan dan pajak.

Dengan mengelola bukti potong PPh 23 dengan baik, Anda tidak hanya memastikan kepatuhan pajak perusahaan Anda, tetapi juga mengoptimalkan potensi kredit pajak yang bisa Anda manfaatkan. Pengelolaan bukti potong yang efektif adalah bagian penting dari manajemen keuangan perusahaan yang profesional.

Semoga panduan lengkap dan contoh surat permintaan bukti potong PPh 23 ini bermanfaat bagi Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau pengalaman terkait topik ini, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar di bawah ini!