Beranda contoh pengajuan plh surat

Panduan Lengkap Contoh Surat Pengajuan PLH: Format & Tips Ampuh!

Diperbarui: • 0 • 9 menit membaca

Menjadi seorang Pelaksana Harian (PLH) adalah sebuah amanah dan tanggung jawab besar dalam sebuah organisasi atau instansi. Ketika seorang pejabat berhalangan sementara atau terjadi kekosongan jabatan, peran PLH menjadi sangat krusial untuk memastikan roda organisasi tetap berjalan lancar. Nah, untuk mendapatkan penunjukan sebagai PLH, biasanya diperlukan surat pengajuan PLH yang resmi dan sesuai dengan format yang berlaku.

Apa Itu PLH dan Mengapa Surat Pengajuan Penting?

Pelaksana Harian atau yang sering disingkat PLH, adalah seseorang yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas dan fungsi seorang pejabat yang sedang berhalangan sementara. Kondisi berhalangan ini bisa beragam, mulai dari cuti, sakit, tugas dinas luar kota, atau bahkan menunggu proses pengangkatan pejabat definitif. PLH memiliki kewenangan terbatas untuk menjalankan operasional harian dan menjaga keberlangsungan pekerjaan di unit kerja tersebut.

Man writing a letter
Image just for illustration

Surat pengajuan PLH menjadi penting karena beberapa alasan:

  • Formalitas dan Dokumentasi: Surat pengajuan adalah bentuk komunikasi resmi yang terdokumentasi. Ini penting untuk arsip organisasi dan sebagai bukti bahwa proses penunjukan PLH telah dilakukan secara prosedural.
  • Kejelasan dan Kepastian: Surat ini memberikan kejelasan mengenai siapa yang mengajukan, jabatan yang dituju sebagai PLH, dan alasan pengajuan tersebut. Ini menghindari kebingungan dan memastikan semua pihak terkait memahami prosesnya.
  • Persyaratan Administrasi: Dalam banyak organisasi, pengajuan PLH harus melalui mekanisme tertulis sebagai bagian dari prosedur administrasi kepegawaian. Surat pengajuan menjadi salah satu dokumen wajib yang harus dipenuhi.
  • Pertimbangan Pimpinan: Surat pengajuan memberikan dasar bagi pimpinan untuk mempertimbangkan dan menyetujui penunjukan PLH. Dalam surat tersebut, biasanya tercantum alasan dan kualifikasi calon PLH, yang membantu pimpinan dalam mengambil keputusan.

Struktur Umum Surat Pengajuan PLH

Sebuah surat pengajuan PLH yang baik dan benar umumnya mengikuti struktur formal surat resmi. Berikut adalah komponen penting yang harus ada dalam surat pengajuan PLH:

1. Kop Surat (Jika Ada)

Jika surat pengajuan PLH dibuat atas nama organisasi atau instansi, kop surat wajib dicantumkan. Kop surat biasanya berisi:

  • Nama organisasi/instansi
  • Logo organisasi/instansi
  • Alamat lengkap
  • Nomor telepon dan fax
  • Alamat email dan website (jika ada)

Kop surat memberikan identitas resmi dari mana surat tersebut berasal. Untuk surat pengajuan yang bersifat pribadi atau internal, kop surat mungkin tidak diperlukan, tetapi tetap disarankan untuk mencantumkan identitas pengirim di bagian atas surat.

2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Bagian ini terletak di pojok kanan atas surat, di bawah kop surat (jika ada) atau di pojok kanan atas jika tidak ada kop surat. Format penulisan tempat dan tanggal adalah sebagai berikut:

  • Tempat: Nama kota tempat surat dibuat.
  • Tanggal: Tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Penulisan bulan sebaiknya menggunakan huruf (misalnya, Januari, Februari, Maret, dst.) agar lebih formal dan jelas.

Contoh:

Jakarta, 17 Agustus 2024

3. Nomor Surat, Sifat Surat, Lampiran, dan Hal

Bagian ini terletak di bawah tanggal, biasanya di sebelah kiri. Komponen-komponennya adalah:

  • Nomor Surat: Nomor urut surat keluar organisasi. Setiap organisasi memiliki sistem penomoran surat yang berbeda-beda. Jika ini surat internal dan tidak ada sistem penomoran resmi, bagian ini bisa dihilangkan.
  • Sifat Surat: Menunjukkan tingkat kepentingan surat. Pilihan yang umum adalah “Rahasia,” “Penting,” “Segera,” atau “Biasa.” Untuk surat pengajuan PLH, biasanya sifat surat adalah “Biasa” atau “Segera” tergantung urgensi kebutuhan PLH.
  • Lampiran: Jumlah dokumen atau berkas yang dilampirkan bersama surat. Jika tidak ada lampiran, tuliskan “Lampiran: - “. Jika ada, sebutkan jumlahnya, misalnya “Lampiran: 1 (satu) berkas”.
  • Hal: Perihal atau tujuan surat. Untuk surat pengajuan PLH, hal yang ditulis adalah “Pengajuan Pelaksana Harian (PLH)” atau “Permohonan Penunjukan Pelaksana Harian (PLH)”.

Contoh:

Nomor     : 001/KP/VIII/2024
Sifat     : Segera
Lampiran  : -
Hal       : Pengajuan Pelaksana Harian (PLH)

4. Tujuan Surat (Yth.)

Bagian ini berisi kepada siapa surat ditujukan. Penulisan tujuan surat harus jelas dan lengkap. Biasanya terdiri dari:

  • Yth.: Singkatan dari “Yang Terhormat.”
  • Jabatan Penerima Surat: Jabatan dari orang yang dituju. Misalnya, “Kepala Bagian Kepegawaian,” “Direktur Utama,” “Kepala Dinas,” dll.
  • Nama Instansi/Organisasi Penerima Surat: Nama instansi atau organisasi tempat penerima surat bekerja.
  • Alamat Instansi/Organisasi Penerima Surat: Alamat lengkap instansi atau organisasi penerima surat.

Contoh:

Yth. Kepala Bagian Kepegawaian
PT. Maju Mundur Cantik
Jalan Pahlawan No. 10
Jakarta Pusat

5. Salam Pembuka

Salam pembuka digunakan untuk memulai isi surat dengan sopan. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Dengan hormat,”. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti dengan koma (,).

6. Isi Surat (Body Letter)

Isi surat merupakan bagian inti dari surat pengajuan PLH. Bagian ini harus memuat informasi yang jelas, ringkas, dan sistematis. Isi surat pengajuan PLH biasanya terdiri dari beberapa paragraf yang memuat:

Paragraf Pembuka

  • Menyebutkan jabatan atau posisi yang akan diisi oleh PLH dan alasan kekosongan jabatan tersebut (misalnya, pejabat definitif sedang cuti atau berhalangan).
  • Menyampaikan maksud dan tujuan surat, yaitu mengajukan diri sebagai PLH.

Paragraf Isi

  • Menyebutkan identitas lengkap calon PLH (nama lengkap, NIP/NIK jika ada, jabatan saat ini, unit kerja).
  • Menjelaskan kualifikasi, pengalaman, dan kompetensi yang relevan dengan jabatan PLH yang diajukan. Bagian ini penting untuk meyakinkan pimpinan bahwa calon PLH memiliki kemampuan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagai PLH.
  • Menyatakan kesediaan dan komitmen untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagai PLH dengan sebaik-baiknya.
  • Menyebutkan periode waktu penugasan sebagai PLH (jika sudah diketahui).

Paragraf Penutup

  • Menyampaikan harapan agar pengajuan PLH dapat dikabulkan.
  • Menyampaikan ucapan terima kasih atas perhatian dan pertimbangan pimpinan.

7. Salam Penutup

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri isi surat dengan sopan. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Hormat saya,” atau “Dengan hormat,”. Setelah salam penutup, biasanya diikuti dengan koma (,).

Baca Juga: loading

8. Tanda Tangan dan Nama Pengirim

Bagian ini terletak di bawah salam penutup. Terdiri dari:

  • Tanda Tangan: Tanda tangan asli dari pengirim surat.
  • Nama Lengkap Pengirim: Nama lengkap pengirim surat, ditulis di bawah tanda tangan.
  • NIP/NIK Pengirim (Jika Ada): Nomor Induk Pegawai (NIP) atau Nomor Induk Kependudukan (NIK) pengirim surat, ditulis di bawah nama lengkap.
  • Jabatan Pengirim: Jabatan pengirim surat saat ini, ditulis di bawah NIP/NIK.

Signature on paper
Image just for illustration

Contoh Lengkap Surat Pengajuan PLH

Berikut adalah contoh lengkap surat pengajuan PLH yang bisa Anda jadikan referensi:

[KOP SURAT ORGANISASI/INSTANSI (JIKA ADA)]

                                                    Jakarta, 17 Agustus 2024

Nomor     : 001/KP/VIII/2024
Sifat     : Segera
Lampiran  : -
Hal       : Pengajuan Pelaksana Harian (PLH)


Yth. Kepala Bagian Kepegawaian
PT. Maju Mundur Cantik
Jalan Pahlawan No. 10
Jakarta Pusat


Dengan hormat,

Sehubungan dengan berhalangannya Bapak [Nama Pejabat Definitif], [Jabatan Pejabat Definitif] karena [Alasan Berhalangan, contoh: cuti tahunan] mulai tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Selesai], maka untuk menjaga kelancaran operasional unit kerja [Nama Unit Kerja], dengan ini saya mengajukan diri untuk dapat ditunjuk sebagai Pelaksana Harian (PLH) [Jabatan Pejabat Definitif] selama masa berhalangan tersebut.

Sebagai bahan pertimbangan, berikut adalah data diri dan kualifikasi saya:

1.  Nama Lengkap    : [Nama Lengkap Pengaju]
2.  NIP/NIK         : [NIP/NIK Pengaju]
3.  Jabatan Saat Ini: [Jabatan Pengaju Saat Ini]
4.  Unit Kerja      : [Unit Kerja Pengaju]

Saya memiliki pengalaman dan pemahaman yang cukup mengenai tugas dan tanggung jawab [Jabatan Pejabat Definitif].  Selama ini, saya telah aktif membantu Bapak [Nama Pejabat Definitif] dalam melaksanakan tugas-tugas [Jabatan Pejabat Definitif] dan memahami alur kerja serta prioritas unit kerja [Nama Unit Kerja].  Saya juga memiliki kemampuan [Sebutkan Kemampuan Relevan, contoh: komunikasi yang baik, kemampuan koordinasi, pemahaman regulasi terkait, dll.] yang saya yakini akan mendukung saya dalam menjalankan tugas sebagai PLH dengan efektif.

Dengan penunjukan sebagai PLH, saya berkomitmen untuk melaksanakan seluruh tugas dan tanggung jawab [Jabatan Pejabat Definitif] dengan sebaik-baiknya, menjaga kinerja unit kerja, dan berkoordinasi secara aktif dengan pihak-pihak terkait.  Saya bersedia melaksanakan tugas PLH ini mulai tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Selesai] atau sampai dengan ditetapkannya pejabat definitif yang baru.

Demikian surat pengajuan ini saya sampaikan.  Besar harapan saya agar Bapak dapat mempertimbangkan dan menyetujui pengajuan ini.  Atas perhatian dan pertimbangan Bapak, saya mengucapkan terima kasih.


Hormat saya,


[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pengaju]
NIP/NIK: [NIP/NIK Pengaju]
Jabatan: [Jabatan Pengaju Saat Ini]

Catatan Penting: Contoh surat di atas bersifat umum. Anda perlu menyesuaikan isinya dengan kondisi dan kebutuhan organisasi Anda. Pastikan informasi yang Anda cantumkan akurat dan relevan.

Tips Membuat Surat Pengajuan PLH yang Efektif

Agar surat pengajuan PLH Anda lebih efektif dan peluang disetujui lebih besar, perhatikan beberapa tips berikut:

  • Bahasa Formal dan Sopan: Gunakan bahasa Indonesia yang formal dan sopan. Hindari penggunaan bahasa informal atau bahasa gaul.
  • Ringkas dan Jelas: Sampaikan informasi secara ringkas, padat, dan jelas. Hindari bertele-tele dan informasi yang tidak relevan.
  • Fokus pada Kualifikasi: Tekankan kualifikasi, pengalaman, dan kompetensi Anda yang relevan dengan jabatan PLH yang diajukan. Jelaskan mengapa Anda adalah kandidat yang tepat untuk posisi tersebut.
  • Tunjukkan Inisiatif: Mengajukan diri sebagai PLH menunjukkan inisiatif dan kesiapan Anda untuk bertanggung jawab. Hal ini akan menjadi nilai tambah di mata pimpinan.
  • Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Periksa kembali tata bahasa dan ejaan surat Anda. Surat yang bebas dari kesalahan menunjukkan profesionalisme Anda.
  • Sesuaikan dengan Format Organisasi: Jika organisasi Anda memiliki format surat resmi tertentu, pastikan Anda mengikuti format tersebut.
  • Sertakan Lampiran Pendukung (Jika Perlu): Jika ada dokumen pendukung yang relevan, seperti CV atau surat rekomendasi, lampirkan bersama surat pengajuan.

PLH dalam Perspektif Hukum dan Kepegawaian

Penunjukan PLH biasanya diatur dalam peraturan kepegawaian atau peraturan organisasi masing-masing instansi. Secara umum, tidak ada peraturan perundang-undangan tingkat nasional yang secara spesifik mengatur tentang PLH. Namun, prinsip-prinsip umum administrasi pemerintahan yang baik dan peraturan kepegawaian menjadi dasar hukum bagi penunjukan PLH.

Beberapa poin penting terkait PLH dalam perspektif hukum dan kepegawaian:

  • Kewenangan Terbatas: PLH memiliki kewenangan yang terbatas, yaitu hanya melaksanakan tugas rutin dan operasional harian. PLH tidak memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan strategis atau kebijakan yang bersifat jangka panjang, kecuali mendapatkan delegasi wewenang secara khusus.
  • Tidak Menggantikan Jabatan Definitif: PLH bersifat sementara dan tidak menggantikan jabatan definitif. Tugas PLH adalah mengisi kekosongan sementara agar pelayanan dan operasional organisasi tetap berjalan.
  • Pertanggungjawaban: PLH tetap bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan wewenangnya kepada pejabat yang lebih tinggi atau kepada pejabat definitif yang digantikannya sementara.
  • Masa Jabatan PLH: Masa jabatan PLH biasanya terbatas, sesuai dengan periode berhalangannya pejabat definitif atau sampai dengan diangkatnya pejabat definitif yang baru. Perpanjangan masa jabatan PLH mungkin saja terjadi, tergantung kebutuhan dan kebijakan organisasi.

Fakta Menarik: Tahukah Anda bahwa istilah PLH sebenarnya sudah cukup lama digunakan dalam administrasi pemerintahan di Indonesia? Meskipun tidak ada undang-undang khusus yang mengatur PLH, praktik penunjukan PLH sudah menjadi bagian dari budaya organisasi dalam menjaga kelangsungan pemerintahan dan pelayanan publik.

Kesalahan Umum yang Sering Dilakukan dalam Surat Pengajuan PLH

Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan dalam penulisan surat pengajuan PLH. Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan meningkatkan kualitas surat Anda:

  • Tidak Menyebutkan Alasan Kekosongan Jabatan: Surat pengajuan yang baik harus menjelaskan mengapa jabatan tersebut kosong dan membutuhkan PLH. Tanpa alasan yang jelas, surat pengajuan bisa dianggap kurang informatif.
  • Tidak Menjelaskan Kualifikasi: Hanya mengajukan diri tanpa menjelaskan kualifikasi dan pengalaman yang relevan akan membuat surat pengajuan menjadi lemah. Pimpinan perlu tahu mengapa Anda layak ditunjuk sebagai PLH.
  • Bahasa yang Tidak Formal: Penggunaan bahasa informal atau tidak sopan akan mengurangi kesan profesional surat Anda. Gunakan bahasa formal dan baku.
  • Tata Bahasa dan Ejaan yang Buruk: Kesalahan tata bahasa dan ejaan menunjukkan kurangnya perhatian terhadap detail dan profesionalisme. Periksa kembali surat Anda sebelum dikirim.
  • Format yang Tidak Rapi: Surat yang formatnya berantakan dan tidak sesuai standar surat resmi akan memberikan kesan kurang profesional. Perhatikan format surat dengan baik.
  • Terlalu Panjang dan Bertele-tele: Surat yang terlalu panjang dan bertele-tele akan membosankan dan sulit dipahami. Sampaikan informasi secara ringkas dan efektif.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan umum ini dan mengikuti panduan serta contoh surat yang telah dijelaskan, Anda akan dapat membuat surat pengajuan PLH yang baik, benar, dan efektif. Surat yang baik akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan penunjukan sebagai PLH dan menjalankan amanah tersebut dengan sukses.

Semoga artikel ini bermanfaat dan memberikan panduan lengkap bagi Anda yang sedang membutuhkan contoh surat pengajuan PLH. Jangan ragu untuk memberikan komentar atau pertanyaan di bawah ini jika ada hal lain yang ingin Anda diskusikan!

Posting Komentar